Rekabet Üstünlüğü: Süreçlerle Yönetim

Bir işletmede değişim, insan davranışları, süreçler ve kültürel değişimlerle sağlanır. İşletmede rahatlık söz konusu ise öncelikle insan davranışları ve kültürün değiştirilmesi gerekir. Eğer işletme rekabet etmekte zorlanıyorsa süreçlere odaklanmak ve verimsiz süreçlerden kurtulmak, iyi giden süreçleri iyileştirmek gerekir. İnsan davranışlarını değiştirmek 6-18 ay alırken kültürel değişim 3-5 yıl süre alabilir. Davranışları değiştirmenin en etkili yolu süreçlerle yönetimdir. Süreçleri değiştirdiğinizde bunlara bağlı olarak davranışlar da değişecektir. Bunun yanında işletmelerde verimlilik süreçlerin etkili yönetimi ile elde edilir. Süreç, girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilişkili veya etkileşimli faaliyetler takımıdır.
İşletmelerde süreçlerle yönetim neden önemlidir? İşletmelerde bürokrasi (kırtasiyecilik) birden oluşmaz, zamanla ve işletme hantallaştıkça artar.  Bürokrasi nedeniyle süreçler bir süre sonra şişmiş, verimsiz, esnek olmayan, etkisiz hale dönüşür. Süreçleri iyileştirirsek; rekabetçi olabiliriz, müşterilere yanıt verme süremiz azalabilir, hızımız ve zamanında teslim performansımız artabilir. Yatırımın getirisi ve karlılığımız artar.  İş süreçlerini anlama ve inceleme becerisi, işletmeyi rakiplerinden farklı kılmanın önemli bir yoludur. İşletme, süreçlerin kazandırdığı değeri müşterilere sergileme gücü kazanır. Sürecin şirket için önemi ve tek bir süreç değişiminin bile şirkete ne kazandıracağı görülür. Süreçlerin sahipleri belli olur, yetki ve sorumluluklar, sınırlar netleşir, beyaz alanlar (kimsenin sahip çıkmadığı işler) ortaya çıkar.
Süreç yönetimi, başarıya giden en kısa yoldur. Bir işletmenin geleceği süreçlerinde saklıdır. Yarının sonuçlarını, bugünün iş yapış tarzınız (süreçleriniz) belirler. Stratejiniz doğru, insanlar becerikli, ama süreçleriniz kötüyse rekabet arenasında işiniz zor demektir.
Giderek karmaşıklaşan piyasalarda başarılı olmak için üretimi hızlandırmalı, maliyetleri adamakıllı düşürmeliyiz. Daha etkin, daha verimli, daha esnek süreçlerle rekabet gücümüzü arttırabiliriz. Rekabette başarı için en fazla umut, süreç iyileştirmelerinde yatıyor. Birdenbire ortaya çıkan yenilikçi rakiplerin doğurduğu rekabetle şaşırıp kalıyoruz. Sürekli daha fazlasını bekleyen müşterilerimiz piyasa riskimizi sürekli arttırıyor. O halde işlerimizi nasıl yürüteceğimize dikkatlice ve yakından bakmalıyız. Eski işe yaramayan süreçleri terk etmeli, yeni işe yarayan süreçler oluşturmalıyız.
Süreçler bir işletmenin çalışma tarzını gösteren pencerelerdir. Süreç akış şemalarından işletmenin içine baktığınızda; gizli kalmış birçok fırsat, çok daha etkin bir performans vaat eden yepyeni fırsatlar görebilirsiniz. Varolan iş yapma yöntemleri ve süreçlerinizi derinlemesine incelediğinizde çarpıcı buluşlara imza atabilirsiniz.
Süreç yönetimi neyi sağlar? Müşterilerin ihtiyaçlarını karşılama becerinizi artırır. Hataları ölçmenize ve azaltmanıza, daha etkili süreçler yaratma fırsatları bulmanıza yardımcı olur. İşe yeni başlayan çalışanların süreçleri baştan sona öğrenmelerine, işe ve işletmeye daha kısa zamanda alışmasına yardımcı olur. Departmanlar, görevler, sorumluluklar, sınırlar arasında ilişkileri netleştirir. İşletmenin üretkenliğini arttırır. Bürokrasiyi (kırtasiyeciliği) yok eder. İşin sırrı, süreçlerle yönetimin adımlarındadır. Süreçler önemli ölçüde işletmenin kaderini belirlediğine göre, çok çabuk hareket etmeliyiz. Süreçler müşteri odaklı bir işletme haline gelmenin temel kurallarını ortaya koyar.  Şirketinizi rekabette öne çıkacak şekilde konumlandırır. Süreçlerle rekabetçi bir şirket yapısı oluşturmanın en hızlı yöntemlerinden biridir.
Rekabetçi bir şirketin belirleyici özellikleri nedir? Hız, kalite ve maliyet üstünlüğü, yüksek enerji düzeyi. İşletme yapısını oluşturan süreçler rekabet için gerekli enerjiyi sağlayacak şekilde sürekli geliştirilir. Kurumsal enerji üretilir, korunur ve yönlendirilir. Şirketiniz bu özelliklere sahip mi? Nasıl anlarsınız? Süreçlerinize bakınız. Üretim ve müşterilere hizmet tarzınıza bakınız. Süreçleriniz etkin ve verimli mi? Süreçleriniz çeşitli işlerin arasındaki sınırlardan kesintiye uğramadan akıyor mu? Etkileyici biçimde müşterinin işine yarıyor mu? İnsanların zaman ve becerilerini etkili biçimde içine alıyor mu? Hissedarlar için değer yaratıyor mu? Dinamik, maliyet etkinliği bulunan hayranlık verici bir sistem oluşturuyor mu?
Bakış açınızı (paradigma) değiştirin. Süreçlerle yönetim yeni bir bakış açısı kazanmanızı gerektirir. İşinizle farklı açıdan ilgilenmelisiniz. İşinizin ilerleyişini sağlamak için daha fazla sorumluluk almalısınız.