Page 119 - ERP Satin Alma Rehberi

Konsept
ERP Seçimlerine Yönelik Öneriler ve Yaklaşımlar

ceği ile ilgili bir vizyon ortaya konmasıdır. Bu tip sonraki aşamada atanmaları gerekecek olan po-
Anahtar Başarı Faktörü: bir yaklaşım, ERP projesinden beklenen getirileri tansiyel proje yöneticisi ve proje takımı üyelerin-

şirket stratejik planında ortaya konan hedeflerle den bir kısmını içeren küçük bir çalışma grubu
ilişkilendirerek tüm organizasyonun gözünde bu oluşturulması ve gerekirse piyasada bu konularda
ETKİN İNSAN projenin bir teknoloji yenileme projesi olmanın uzmanlık oluşturmuş bazı danışmanlık fi rmaları
çok ötesinde bir değere sahip olduğunu gösterme-
ile kısa bir çalışma yapılması gerekebilir. Böyle bir
si açısından önemlidir. Bu aşamada, üst yönetimin, yaklaşım başlangıç olarak işi biraz daha kompleks
böyle bir geçişe niçin ihtiyaç olduğu, yeni sistemle bir hale sokup işleri uzatsa da, üst yönetimin işin

ulaşılması istenen ana hedefler, yeni sistemin ne en başından beri bu projenin arkasında olduğu
türden operasyonel ve organizasyonel değişiklik-
mesajının organizasyona net bir şekilde verilmesi
ler gerektirebileceği ve bunların nasıl yönetileceği, ve yapılacak olan pahalı ve ciddi emek gerektiren
ayrıca beş yıllık toplam sahip olma maliyeti olarak teknolojik yatırımın ana iş hedefl eri ile örtüştü-
Bir ERP paketinin seçimi, kuruluşu ve uygulamaya geçirilmesi, işletmeler için projeye ayrılması gereken bütçe ile ilgili temel se- ğünden emin olunması adına çok değerlidir.

viyede de olsa fikir sahibi olması gerekir. Bu tür-
belki de yaşamları süresince karşılaşacakları en zor ve kapsamlı projelerden den bilgileri üst yönetime temin etmek için, bir
biri olma özelliğini taşır. Bu tip sistemler, işletmedeki bütün birimlerin iş

yapma tutum ve alışkanlıklarını deyim yerindeyse kökünden değiştirerek
adeta bir kültür şoku yaratırlar. Etkin bir ERP sistemi sayesinde, eskiden ki- 2. Yürütme Kurulunun Oluşturulması
şisel tecrübe ve tahminlerle ya da birbirleriyle etkileşimli çalışmayan ve fazla Seçim sürecinin öncesinde proje takımının çalışmalarını raporlayacağı bir yürüt-
güvenilirliği bulunmayan sistemlere dayanarak verilen kararlar, artık içinde me kurulunun oluşturulması kritik öneme sahiptir. Başarısız ERP uygulamalarının

güvenilir verilerin tutulduğu ortak bir veri tabanına dayandırılır. Aslında bu en büyük nedenlerinden biri, hatta belki de birincisi olarak üst yönetimin konuya
sistemlerin en büyük getirisinin, işletmedeki her kesimin bu ortak veri taba- olan duyarsızlığını gösterebiliriz. Mevcut iş tanımlarının yenilendiği, görev ve yet-
kilerin yeniden tanımlanıp düzenlendiği ve hatta bazı durumlarda organizasyon
nı sayesinde aynı dili konuşabilmesi olduğunu söyleyebiliriz. En başta üst değişikliklerinin bile gündeme gelebileceği böyle kaotik bir ortamda çalışanların
yönetim kadroları olmak üzere bu işten sorumlu herkes, bunun çok etkin bir bu denli kapsamlı değişiklikler karşısında duyabilecekleri isteksizlik ve hatta di-
rencin, üst yönetimin bu yöndeki bir kararlılık gösterisi olmaksızın giderilmesi
planlama gerektiren büyük bir proje olduğunu anlamalı ve buradaki anahtar son derece zordur. Yürütme kurulu ideal durumda işletmenin en üst seviye yöneticisi
başarı faktörünün de ne yazılım ne de donanım sadece etkin insan faktörü ve yardımcılarından oluşur. Eğer ERP uygulaması firmanın birden fazla işletmesinde

olduğunu unutmamalıdır. uygulamaya alınacaksa, yürütme kuruluna şirketin genel merkezi bünyesindeki
daha üst seviyedeki yöneticilerden de katılım olması daha yerinde olur. Yü-
ERP yazılım seçimi sürecinin kritik bir konu ol- loji ve bunun içerdiği temel bazı adımlar vardır. rütme kurulu, paket seçimi ve sonrasındaki uygulamaya geçiş aşamalarında
masının nedeni, yazılım seçimi aşamasının eksik Bunları ilk yatırım kararı, yürütme kurulu, proje sıklıkları önceden belirlenmiş toplantılarda bir araya gelerek temel olarak
ya da hatalı yapılması nedeniyle firmanın isterle- yöneticisi ve proje takımının oluşturulması, ihti- aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

rini tam olarak karşılayamayacak bir ürünün se- yaç belirleme safhası, alternatif yazılımların be-
çilmesi olasılığının çok yüksek olması ve bunun lirlenmesi, detaylı analiz ve nihai karar aşamaları • Proje yöneticisini seçmek,
doğal sonucu olarak da yeni sistemden beklenen olarak özetleyebiliriz. Takip eden bölümlerde bu • Proje takımının oluşmasına öncülük etmek,
verimi tam olarak almanın adeta olanaksız hale aşamaların detaylarına yer verilecektir. • Proje planını onaylamak,
gelmesidir. Bu tür bir durumla karşılaşınca insan-
lar son derece kolayca eski iş yapma alışkanlıkla- • Yazılım seçiminde nihai kararı vermek,
rına dönebilmekte ve onca emek ve para karşılığı 1. İlk Yatırım Kararı (İş • Proje için gerekli her türlü kaynağın sağlanmasında
uygulamaya alınan ERP sistemi adeta sadece bilgi Stratejisi ve Teknolojinin yardımcı olmak,
teknolojileri bölümünde maksat yerini bulsun
diye çalışan bir programlar dizisinden ibaret kal- Örtüştürülmesi) • Projenin en başından itibaren bu işte kararlı

maktadır. Bünyeye uyan doğru bir paket seçimi olunduğunu çeşitli vesilelerle alt kadrolara göstermek,
mutlaka uygulamaya geçişin de başarılı olacağı- Bir ERP sistem yatırımı işine girişmeden önce • Uygulamaya geçişin son aşamasında proje takımının
nın garantisini vermemekle birlikte, yanlış bir üst yönetim ekibinin kafasında nasıl bir yolcu- önerileri doğrultusunda canlıya geçiş kararını vermek.
luğa çıkılacağı konusunda net bir fikir olması

seçim, uygulamaya geçiş sürecinin başarısını çok gerekir. Bu erken aşamada ideal olarak benim- Nafiz Kurt

büyük oranda tehlikeye sokar. Seçim süreci için senmesi gereken yaklaşım, şirketin stratejik iş Bilgi Teknolojileri Direktörü
önerilen ve sahadaki profesyonellerin deneyim- planında belirlenen hedeflerin yerine getirilmesi FNSS

lerine dayanan kendini kanıtlamış bir metodo- konusunda yeni sistemin nasıl yardımcı olabile-
ERP SATIN ALMA REHBERİ 119