Page 121 - ERP Satin Alma Rehberi

3. Proje Yöneticisinin Seçimi ve 4. Yeni Yazılımdan Beklentilerin Bunların dışında yeni sistemden beklenen iyileştirmelerin ve 5. Alternatif Yazılımların

Proje Takımının Oluşturulması Belirlenmesi firmaya özel olan durumların belirtilmesi çok önemlidir. Ör- Belirlenmesi ve Detaylı Analiz
neğin, yabancı ortaklı kuruluşlar yerelde tutmakla yükümlü
oldukları klasik muhasebe defterlerine ilaveten bir de IFRS
bazlı bilanço çıkarmak gereksiniminde olabilirler. Yine yö-

ERP yazılım seçimi ve uygulamaya geçişi kararı sonrasın- Proje takımının oluşturulmasından sonra yapılacak iş firma netimsel muhasebe kararlarına destek olmak üzere birçok İhtiyaç belirleme aşaması sonrasında alternatif ERP teda-

da atılması gereken adımlardan belki de en önemlisi firma yapısının irdelenmesi ve sayılarla kâğıda dökülmesidir. Ayrı- firma, dönem sonu Türk lirası bazlı envanter maliyet he- rikçisi firmaların değerlendirmeye alınma süreci başlar. İlk

içinde bu işten sorumlu bir proje yöneticisi ve takımının ca mevcut sistemdeki eksiklikler ve yeni sistemle bunlara saplamalarını ilave olarak yabancı bir para birimi üstünden elemeye tâbi tutulacak alternatif firma sayısını belli bir li-
mitte tutmak için bu aşamada aynı sektörde referansları
getirilmesi düşünülen iyileştirmeler de bu çalışmada or-

oluşturulmasıdır. Seçim ve uygulamaya geçişi aynı projenin taya konmalıdır. Bu çalışmayı yapacak olan proje elemanla- de yapmak isteyebilir. Proje bazlı çalışıp projelere spesifik olan firmalarla iletişime geçilip şartnameyi doldurmaları

iki farklı aşaması gibi görerek ikisi için de tek bir takımın rının en azından temel seviyede ERP kavramlarına aşina kâr/zarar hesabı çıkarmak isteyen şirketler için seçecekleri istenebilir.
oluşturulması daha mantıklı bir seçim gibi gözükmekteyse olması tercih edilir. Böyle bir çalışma iki açıdan çok yarar- yazılımda bu türden bir özelliğin bulunması adeta olmazsa
olmaz bir durumdur. Tüm bu ve benzeri özel ihtiyaçların

de bazı firmalar seçim ve uygulamaya geçiş için ayrı ekipler lıdır. İlk olarak paket seçimi sırasında temel ihtiyaçlara uy- hazırlanacak olan şartname dokümanında belirtilmesi gere- 5.1. İlk Eleme

oluşturma yoluna da gidebilirler. Bu iki aşamanın birbirle- mayanları kolay bir şekilde elimine ederek alternatif sayısını kir. İhtiyaç belirlemeyle ilgili tüm bu çalışmalarda, mev- Şartname dokümanına cevap gönderen firma sayısı fazla ise
riyle yoğun şekilde ilişkili olduğu göz önüne alınırsa, seçimi minimumda tutmaya yarar. İkinci olarak, paketin hangi mo- cut sistemi çok fazla detayıyla inceleme gibi bir yanılgıya daha sonraki adımları hızlandırmak adına bunlar arasında

daha az sayıda çekirdek bir kadro ile yapmak ve daha son- düllerinin alınması gerektiği ve ne büyüklükte bir donanım düşülmemesi gerekir. Bu tür bir yaklaşım gereksiz vakit bir ön eleme yapılarak alternatif firma sayısının üç ya da dör-
ra uygulama aşamasına geçildiğinde bu kadroyu koruyarak altyapısına (en azından başlangıçta) sahip olunması gerektiği kaybının dışında fazla bir yarar sağlamaz. ERP sistemi- de indirilmesi iyi olabilir. Bu amaçla, daha önceden belirlen-
ekibi diğer departmanlardan elemanlarla güçlendirmenin en konularında bir fi kir oluşmasına yardımcı olur. Bu amaçla nin, eski sistemi iyileştirecek bir araçtan ziyade, işlet- miş olan temel ihtiyaçlardan faydalanılabilir. Örneğin, satış
(örnek olarak bir üretim firması için) yazılım tedarikçisi

akılcı yol olduğu düşünülebilir. Firmanın büyüklüğü, or- firmalara sağlamak üzere aşağıdaki türden bilgileri derle- mede köklü bir değişikliği gerçekleştirecek bir yeniden sonrası servis modülü vazgeçilmez bir gereksinim olarak
belirlenmişse, böyle bir fonksiyon içermeyen bir çözüm

ganizasyon yapısı ve içinde bulunduğu sektör ve üretim mek faydalı olur: yapılanma aracı olarak görülmesi daha yerinde olur. Bu alternatifi ile daha ileri bir aşamaya geçmenin bir anlamı

süreçlerine göre değişmekle birlikte bu takıma üretim noktada yakın gelecekte gelmek istediğimiz yer, geçmiş yoktur. Yine bazı yazılımlar savunma sanayii ve havacılık
veya şimdiden çok daha önemlidir. Bu nedenle, esas so-
planlama, kalite teminat, genel muhasebe, maliyet muha- • Firmanın organizasyon yapısı run mevcut yapının detaylı irdelenmesi ve buna uyan bir firmalarının kontrat bazlı tasarım ve üretim süreçlerini

sebesi, tedarik zinciri, üretim, satış ve pazarlama, insan • Ana ürün tipleri sistem seçimi değil, şirketin önümüzdeki yıllarda nasıl bir desteklemek üzere yeterli fonksiyonlara sahip olmayabi-
kaynakları ve tabii ki bilgi teknolojileri bölümlerinden • Yarı mamul ve hammadde tipleri yapıya kavuşması gerektiğinin belirlenmesi ve bu yapıya lirler.
konularına hakim, tecrübeli ve eğer mümkünse yaptı- • Stok devir hızı uygun bir yazılımın seçimidir. Yine bu nedenle hazırlana- 5.2. Detaylı İnceleme
rım güçlerinin fazla olması açısından orta kademe yöne- • Mühendislik ve üretim için ürün ağacı yapısı cak olan şartname dokümanında yüzlerce fonksiyonu alter-
tici seviyesinde çalışanların dahil edilmesi yerinde olur. • Aylık açılan iş emri sayısı natif tedarikçilere sorup detaylarda boğulmaktan ziyade, bu Son elemeye kalan fi rmalar artık çok daha detaylı bir in-

Proje takımındaki çalışan sayısının genelde yedi veya se- • Üretilen parçalar için atölye rota bilgileri örneği fonksiyonlar arasında sizin için en önemli olan birkaç dü- celemeye tâbi tutulurlar. Bu aşamada firmanın yurtiçi ve
kizi aşmaması tercih edilir. Buna ilaveten, proje takımı- • Aylık açılan satın alma emri sayısı zinesi üzerinde odaklanıp bir sonraki aşamada da yazılım dışındaki müşteri sayısı, eğer fi rma yabancı kökenli ise
Türkiye ofisindeki destek elemanı sayısı (teknik ve fonk-

tedarikçisi firmalardan bu temel özelliklerin demonstrasyo-
nın ERP seçim süreci konusunda önceden herhangi bir nunu istemek daha mantıklı ve pragmatik bir yaklaşım olabi- siyonel danışmanlık anlamında) ve yazılımla ilgili uzun

deneyimi yoksa, çalışmaların en başından itibaren, ERP • Çalışılan yan sanayici firma sayısı lir. Şartname (RFI) dokümanında ayrıca yazılımın teknolojik dönemli vizyonu ve geliştirme stratejisi, benzer sektör-
seçimi ve uygulamaya alınması süreçlerinde deneyimli ve • Kalite teminat sisteminin genel yapısı altyapısı, tedarikçi firmanın organizasyon yapısı, özellikle lerdeki başarılı uygulama referansları, yazılımın üzerinde

eğer mümkünse birden fazla sayıda sistem kuruluşunda • Muhasebe ve maliyetlendirme sisteminin genel yapısı ve benzer sektörlerdeki referans projeleri, yazılıma ait uzun dö- çalıştığı platform ve veri tabanı, eğer mevcutta bir sistem
bulunmuş ve piyasadaki yazılımların artıları ve eksile- üretim sistemiyle olan entegrasyonu nemli yatırım ve geliştirme stratejileri, lisanslama modeli vb. kullanılmakta ise buradan yeni sisteme verilerin nasıl
ri konusunda bilgi sahibi bir bağımsız danışman ya da bilgiler de talep edilmelidir. atılacağı (data conversion), yeni sistemi kabul edilebilir

üçüncü parti bir firma da seçim sürecinde proje ekibine bir performans seviyesinde çalıştırabilmek için gerekecek
yardımcı olma ve doğru ve hızlı karar alınması anlamında olan donanım yatırımı, danışmanlık adam/gün bedeli, li-
sanslama modeli ve ilk aşamada lisanslanması gerekecek
ciddi katkılar sağlayabilir. Proje yöneticisi olarak, proje ve kullanıcı sayısı ve bunun maliyeti, yıllık yazılım ve veri
değişiklik yönetimi kavramlarına ve şirketin hemen tüm ana tabanı bakım maliyetleri, uygulamaya geçiş proje meto-
süreçlerine hakim, tüm birimlerle iletişimi üst seviyede ve dolojisi gibi konularda firma ile detaylı bilgi alışverişinde

bu işe zamanının büyük bölümünü ayırabilecek en az orta bulunulur.
seviye yönetici rolünde bir kişinin atanması gerekir. En sık 5.3. PoC (Proof of Concept) Çalışması
tekrarlanan hatalardan bir tanesi de bu projeyi sadece bir
teknolojik altyapı yenileme projesi olarak görüp proje yöne- PoC ya da daha yaygın olarak bilinen adıyla ürünün de-

ticisini deneyimli bilgi teknolojileri çalışanları arasından seç- monstrasyonu süreci, mutlaka seçimi yapan firmanın
mektir. Bazı durumlarda iyi çalışan bir strateji olsa da, böyle istediği bir senaryo üzerinden ve olabildiğince gerçeği
bir yaklaşım, projedeki esas sorumluluğun bilgi teknolojileri yansıtan bir simülasyon çalışması olarak planlanmalı ve
hatta mümkünse müşteriye ait gerçek verilerle yapılmalı-
bölümü üzerinde olacağı gibi yanlış bir imaj oluşturur. Bil- dır. Bu aşamada proje ekibi kafalarındaki her türlü soruya
gi teknolojileri bölümünün projedeki rolü çok önemli ve cevap alabilmeli ve mümkünse bunları çalışan bir sistem
vazgeçilmez olmakla birlikte, işin özünde ERP projeleri üzerinde de görebilmelidir. Bu nedenle proje ekibinin bu
iş süreçleri yenileme ve iyileştirme projeleri olup yazılım süreçte oldukça aktif bir rol alıp yönlendirme yapması ve
teknolojilerini bu noktada sadece yardımcı bir araç olarak bu çalışmanın bir satış şovuna dönüşmesini engelleme-

görmek gerekir. si gerekir. Ayrıca yine bu aşamada tedarikçi firma danış-
manlarının sizin sorunlarınızı nasıl dinleyip anladıkları ve
ERP SATIN ALMA REHBERİ 121