Page 15 - Dijital KobiEfor Ağustos 2023

Sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bil- bilme: Şirketlerin; ‘Doküman-Arşiv
giye hızlı erişimi sağlarken işlem sü- ‘Arşiv Yönetim Sistemi’ nedir? Yönetimi ve Teknolojileri’ çözümleri
relerini saniyelere indirgiyor, şirkete kullanmaları, müşteriler, tedarik zin-
Arşiv Yönetim Sistemi; “Arşiv
esneklik, çeviklik, verimlilik, akıllılık ciri, çalışanlar, üst yönetim dahil ku-
yönetimi, sistemi, tüm uygula-
ve minimum maliyetle tasarruf; veri- rum dışı ve kurumiçi iletişimin daha
manın bakımı, kullanımı ile ilgili
ler, bilgi, doküman ve arşive her yer- etkin olabilmesi, veri analizi ve rapor-
yönetim alanıdır. Bir kuruluştan
den güvenli erişim imkanı sunuyor. lamanın kolaylaşması, yönetimlerin
arşiv deposuna transfer edildik-
‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Tek- ten sonra kayıtların elde edil- doğru ve stratejik karar verebilmesi,
nolojileri’, sayısal ortamdaki veri, bilgi mesi, bakımı, düzenlenmesi, ta- geriye dönük uygulamalara kolaylık-
ve dokümanların (belgelerin) orga- nımlanması ve geri alınması ile la ulaşabilmesi, kurumsal denetimin
nizasyonu ve yönetimi için gelişti- verimli yapılabilmesi, dokümanların,
ilgilidir” diye tanımlanıyor.
rilmiş uygulamalar; kurumların ve arşivin, bilgilerin, verilerin güven-
şirketlerin, kurum içinde, kuruma li korunmasıyla kurumsal hafızanın
• Arayüz özelleştirme
gelişinde veya çıkışında kontrollü şe- korunması, şirket kültürünün sürdü-
• Kontrollü sanal değişiklik
kilde belgelerinin dağılımının yapıl- rülebilirliği, çalışanlar, kırtasiye, kur-
• Sürüm kontrolü
masını, belgelerini en etkin biçimde ye, zaman vb. maliyetlerde tasarruf
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
arşivlemelerini, yönetmelerini ve ih- ve çevreye uyumun artırılmasında
• OCR ile tam metin arama
tiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde önem kazanıyor.
erişebilmelerini sağlayan sistemler. • Faks entegrasyonu
Detaylı raporlama ve veri analizi, do- • Elektronik imza entegrasyonu
layısıyla stratejik veri yönetimini ko- • İşlem bazında yetkilendirme
• Kayıt bazında yetkilendirme
laylaştıran ‘Doküman-Arşiv Yönetimi
• Belge bazında yetkilendirme
ve Teknolojileri’, şirketin karar alma
• Otomatik yedekleme ve geri
ve yönetim mekanizmalarının işini
yükleme
kolaylaştırıyor.
• Detaylı raporlama.
‘Doküman-Arşiv Yönetimi
ve Teknolojileri’nin sağladığı
faydalar Dijitalleşme, esneklik, çeviklik,
Bir kurumda veriler, bilgi ve bel- akıllılık: İş süreçlerini dijitalleştire-
gelerin yüzde 70’ten fazlası yapısal rek, iş akışlarını otomatikleştiriyor,
olmayan e-posta, MS-Word-Excel- işletmeye, hız, verimlilik, güvenlik,
PowerPoint ve PDF gibi doküman- esneklik, çeviklik ve akıllılık, dokü-
‘Doküman-Arşiv Yönetimi lardan oluşuyor. Çalışanların me- man ve arşiv yönetiminin tamamını
ve Teknolojileri’nin sunduğu saisinin yüzde 40-60’ını belgeler ve dijital ortama taşıma, belgeler için
imkanlar yazışmalarla ilgili rutin işlemler alıyor. bulut üzerinde kolay konfigürasyon
• Her yerden erişim Bu işlemlerse işçilik maliyetlerinin or- ve anında kullanım, mobil uygula-
• Hızlı belge önizleme talama yüzde 20-45’ine ve cironun da mayla bilgisayardan veya akıllı ci-
• Web erişimi ortalama yüzde 12-15’ine eşit. hazlardan (akıllı telefon, tablet, akıllı
• Dahili PDF düzenleyici Stratejik ve doğru karar vere- cihazlar) her an online erişim, yazı-
• Harici klasör izleme lım ile e-posta entegrasyonu, depo-
• Otomatik iş akışı ‘Doküman ve Arşiv lama ihtiyaçlarını kurum altyapısına
• Görev takibi merkezi Yönetimi’ süreçleri uyumlu hale getirme, yetki seviye-
• Uzak ofis erişimi siyle yüksek veri ve doküman gü-
Belge Yönetimi (Doküman Yö-
• Dijital imza venliği, doküman ve arşiv yönetimini
netimi) süreçleri: 1) Üretim-Do-
• Versiyon kontrolü-Windows ve ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştir-
laşım, 2) Dosyalama-Erişim Kul-
MS Office Entegrasyonu me olanakları sunuyor. Veriler, bilgi
lanım 3) Depolama-Koruma 4)
• Detaylı ve esnek belge profilleri ve belgelerin (dokümanların) sisteme
Değerlendirme-Düzenleme.
• Dahili ve toplu tarama arayüzü giriş süresini kısaltıyor. Dokümanlar
Arşiv Yönetimi süreçleri: 1)
• Otomatik e-posta arşivleme onaylara gönderilebildiğinden süreç-
Dosyalama, 2) Veri, Bilgi ve Belge
• E-posta bildirimleri ve uyarıları lerin hızlanmasına, istenilen kriter-
Saklama, 3)Saklama Planları, 4)
• Belge görev hatırlatmaları lere göre aranılan belgelerin rahatça
Kurum Belge Merkezi ve Arşivi 5)
• Tanımlanmış indeksler ile bulunmasına, performans takibinin
Değerlendirme-Ayıklama-İmha 5)
evrak arama kolayca izlenebilmesine, dokümanlar
Arşiv Belgesi Devir İşlemleri.
• Evrak içinde metin arama sisteme bir kez aktarıldıktan sonra
$ðXVWRV KobiEfor Dijital 15