Page 8 - Dijital KobiEfor Mart 2023

'2.h0$1 9( $5áà9 <g1(7à0 6à67(0/(5à

yapabilme, bu değişikliklerin kimler Arşiv Yönetim Sistemleri’ kullanıcıla-
tarafından, ne zaman yapıldığının ko- rın dosyalara her yerden ve genellik-
layca takibi, görev takibi merkezi le herhangi bir cihazdan erişmesine
• Web erişimi, elektronik ortam olanak tanımalı, evde, ofiste, havaa-
üzerinden her yerden her zaman lanında, otelde, kafede vb. her yerde
erişim, uzak ofis erişimi uzaktan çalışmayı sağlamalı.
• Dahili PDF düzenleyici • Entegrasyonlar: E-posta, ağ
• Otomatik iş akışı klasörleri, CRM, ERP, eski ECM vb.
• Versiyon kontrolü-Windows ve diğer iş sistemleri ve havuzlarla
Yapma, Tam Metin İçeriği ile Arama MS Office Entegrasyonu entegre olabilmeli.
Yapma, Şirket İçi ve Şirket Dışı Do- • Detaylı ve esnek belge profilleri • Güvenlik: Güvenli arşivleme,
küman Paylaşımı Yapabilme, Akıllı • Dahili ve toplu tarama arayüzü izni olmayan kişilerin erişememe-
Klasör Oluşturma, Ortak Çalışma • Otomatik e-posta arşivleme si seçeneği olmalı. Erişim izni ve
Alanları Yaratma, Denetim Raporları, • E-posta bildirimleri ve uyarıları kontrol özellikleri, denetim izleri,
IOS ve Android Mobil Uygulama Üze- • Belge görev hatırlatmaları birleşik kimlik doğrulama, aktarım
rinden Doküman Yönetimi, İş Akışı • Tanımlanmış indeksler ile evrak sırasında ve beklemede kurumsal
Yönetim Sistemi, Arşiv Sistemi, Mesaj arama, evrak içinde metin arama dosya şifreleme, izinsiz giriş algıla-
Yönetim Sistemi, İndeksleme Sistemi, ma, veri kaybı önleme, yüksek kul-
Fatura Onay Süreç, İşçi ve Mavi Yaka lanılabilirlik gibi sağlam güvenlik
Alımı, Satın Alma Süreci, Ajanda, özellikleri sağlamalı.
Faks Yönetim Sistemi, Yeni Nesil Mu- • OCR (Optik Karakter Tanıma),
haberat, Belge Arşivleme, Doküman tam metin arama, otomatik ve akıllı
Tarama, Dijital Muhaberat Çözümle- indeksleme, başkaları ile paylaşma
ri, Bilgi Yönetimi ve İçerik Hizmetleri, gibi özellikleri olmalı.
Envanter Yönetimi ve Raporlama, Veri • Dokümanları açmak ve arşive
Merkezleri, Bayi Yönetim Sistemleri, ulaşmak için ekstra bir program
gerektirmemeli.
Personel Yönetim, İK Yönetimi, PDKS
• Ölçeklenebilirlik: Sistemin öl-
(Personel Devam Kontrol Sistemi), • Arayüz özelleştirme
Yeni Nesil İK Yönetimi, İK Analitiği, çeklenebilirliliğine dikkat edilmeli.
• Kontrollü sanal değişiklik
Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi İşletmenin büyümesine veya de-
• Sürüm kontrolü
Güvenliği ve Arşiv Yönetim Sistemle- ğişmesine uyum sağlayan gelişmiş
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
ri, Elektronik Belge ve Form Yönetim özelliklere sahip çözümler tercih
• OCR ile tam metin arama edilmeli.
Sistemi, Görüntü İşleme ve Düzenle-
• Faks entegrasyonu • Kullanılabilirlik: İş için temel
me Yazılımı, Dijital Arşiv, Arşiv Yöne-
• Dijital imza, elektronik imza teknolojilerden biri olduğundan kolay
tim Sistemi, Elektronik Belge ve Arşiv
entegrasyonu erişilebilirlik, çok az veya sıfır kesinti
Yönetim Sistemi.
• İşlem, kayıt ve belge bazların- süresi ve kolay kullanım önemli; çalı-
da yetkilendirme şanlar dosyalara kolayca erişebilme-
Doküman ve Arşiv Yönetim • Otomatik yedekleme ve geri li, yönetebilmeli ve gezinebilmeli.
Sistemi’nin şirketlere yükleme • İçerik Zekası: Gelişmiş ‘Dokü-
sunduğu faydalar • Detaylı raporlama. man ve Arşiv Yönetim Sistemleri’,
• Belgelerin yıpranmasını ve kay- yapay zeka kullanıyor. Yapay zeka,
bolmasını önleme, dokümanların sis- Çözümleri seçerken dikkat meta veri alanlarını doldurarak be-
teme hızlı girişi, hızlı belge önizleme edilmesi gerekenler lirli veriler için dosyaları tarayarak,
• Farklı kriterlerde aramalarda Doküman ve Arşiv Yönetim Sis- iş açısından kritik verileri dağınık-
dokümanlara kolay ulaşım temleri çözümleri seçerken dikkat lıktan ayırarak belgelerin sınıflan-
• Yer kaybını azaltma edilmesi gerekenler şöyle: dırılmasına yardımcı olabilir.
• Fiziksel arşivlerin, dijital arşiv- • Mevzuata uygunluk: KVKK ve • İş Akışı Otomasyonu: İş akışı
de uygun koşullarda saklanması GDPR standardlarına; ulusal ve otomasyonu, bir iş sürecindeki her
• Zaman kazandırma uluslararası veri koruma ve sakla- adımın takip edilmesini doğrulayarak
• Maliyetleri düşürme ma ilkelerine uygun olmalı, denet- tutarlılığın sağlanmasına yardımcı
• Aynı anda çoklu erişim imkanı lenebilmeli. olur. Otomatikleştirilmiş iş akışları,
• Yetkiye dayalı belgeye ulaşım • Aranılan doküman, bilgi, belge sözleşme onayları, kontrollü içerik ve
sistemi ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her faturalama gibi iş süreçlerini kolay-
• Harici klasör izleme, doküman- yerden her cihazdan erişilebilmeli. laştırmalı ve ele alınması gereken bir
lar üzerinde istenilen değişiklikleri • Uzaktan Çalışma: ‘Doküman ve görev olduğunda bildirim göndermeli.

8 KobiEfor Dijital Mart 2023