Page 7 - Dijital KobiEfor Mart 2023

yor, yazılımla e-posta entegrasyonu sarruf imkanı sunduğunu belirtiyor.
Belge Yönetim Sistemi/
sağlanıyor, depolama ihtiyaçları ku- Veriye kolay erişim, sadece yetki-
Evrak Yönetim Sistemi nedir?
rum altyapısına uyumlu hale getirile- lilerin veriye ulaşımı: Bilgiler, dokü-
Kağıt dokümanların taranarak biliyor, yetki seviyesiyle yüksek veri ve manlar ve her türlü verinin sisteme
dijitalleştirilmesini ve elektronik doküman güvenliği, doküman ve arşiv giriş süresini kısaltan ‘Doküman ve
ortamda saklanarak yönetilme- yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda Arşiv Yönetim Sistemleri’, doküman-
sini sağlayan yazılımlar. Evrak özelleştirme, iyileştirilmiş uyum ön- lar onaylara gönderilebildiğinden
yönetim sistemiyle bütün belge- lemleri, hızlı ve kolay belge arama, süreçlerin hızlanmasına, istenilen
ler, veriler tek bir merkezi alanda gelişmiş işbirliği olanakları sunuluyor. kriterlere göre aranılan dokümanın

toplanır. Akıllı ve kağıtsız ofis: ‘Doküman rahatça bulunmasına, performans
ve Arşiv Yönetim Sistemleri, ‘akıllı ve takibinin kolayca izlenebilmesine,
Tüm çalışanların etkileşim için- kağıtsız ofis’ ortamında; tüm elektro- dokümanlar sisteme bir kez aktarıl-
de olduğu Doküman ve Arşiv Yö- nik ve taranmış bilgileri, doküman- dıktan sonra istenilen kişilerle kolay-
netim Sistemleri; ları, verileri; bir kütüphane yapısı ca paylaşılabilmesine, dokümanlara
• Kurumsal bilgi kaynaklarıdır. içinde dosya odaları, dosya dolapları sadece yetkili kişiler tarafından ula-
• Hukuki destek ve yasal süreç- ve klasörlerle organize edebiliyor. şılmasına olanak sağlıyor.
lere uyumu sağlar. Başka uygulamalarla konuşabilen ve Otomatikleştirme: ‘Doküman ve
• Farklı standartları destekler. entegre olabilen ‘Doküman ve Arşiv Arşiv Yönetim Sistemleri’ ile otomatik
• Hesap verilebilirliliğin güven- Yönetim Sistemleri’, başka veritaban başlatılan akışlar sayesinde doküma-
cesidir. sunucusundan bilgi eşleştirmesine nın kimlere gönderileceğinin bilinme-
Gartner’ın yaptığı araştırmalara de olanak tanıyor. sine gerek yoktur. Akış içerisindeki
göre; mevcut firma verilerinin yüz- bilgilendirme mailleri gönderildiğin-
de 80-95’i kağıt ve lokal PC’lerde den, yapılan değişikliklerden ilgili de-
(kişisel bilgisayarlar) tutuluyor ve partmanlar haberdar olur.
dokümanların yüzde 25’i kısmi sis- Siber güvenlik ve kolay takip: Do-
temde yanlış yerde tutuluyor, çalı- kümanlar, bilgiler, veriler üzerinde
şanlar zamanlarının yüzde 60’ını yapılan değişikliklerin kimler tarafın-
bu dokümanları arayarak geçiriyor. dan yapıldığı kolayca takip edilebiliyor,
Bu yanlış çalışma yöntemi, şirket verilerin siber güvenliği sağlanıyor.
gelirlerinin yüzde 15’ine olumsuz
maliyet olarak yansıyor. ‘Doküman ve Arşiv Yönetim
Dosyalama: Düzenli şekilde bilgi- Sistemleri’nde öne çıkan
Dijital, verimli, hızlı, esnek, lerin, dokümanların, verilerin dosya- teknolojiler
çevik ve akıllı işletme lanmasını ve saklanmasını sağlıyor. Yapay Zeka (Al), Büyük Veri (Big
Bilgi, doküman (belge), arşiv ve Güvenlik: Bilgiler, dokümanlar, Data), Büyük Veri Analitiği, Nes-
tüm veriler ile iş süreçlerini dijital- veriler, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, nelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel
leştirerek, iş akışlarını otomatikleş- kaybolmuyor, donanım arızalanma- Nesnelerin İnterneti (IIoT), 5G, Me-
tiren; işletmeye, hız, verimlilik artışı, sı veya doğal afetlerden korunabili- taverse, Dijital İkiz, 3D Teknolojileri,
güvenlik, esneklik, çeviklik ve akıllılık yor. Onay süreçleri hızlanıyor, kimin Giyilebilir Teknolojiler, OT/VT Tekno-
sağlayan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv lojileri, Robotik Süreç Otomasyonu
Sistemleri’ ile doküman ve arşiv yöne- üzerinde çalıştığı belli oluyor. (RPA-Robotic Process Automation),
timinin tamamı dijital ortama taşını- Arama: Dokümanı arayıp bul- Bulut Bilişim (Cloud Computing) ve
yor, bilgiler, dokümanlar, arşiv ve tüm mak ve arşivlemek kolaylaşıyor. Bulut Bilişim Teknolojileri, İş Zekası,
veriler bulut üzerinde kolay konfigü- Tasarruf: Zaman, enerji, dona- İş Zekası ve İş Analitiği, ERP (Kurum-
rasyonla anında kullanılabiliyor, mobil nım, yazılım, kargo, kağıt ve mürek- sal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri
uygulamayla bilgisayar, mobil ve akıllı kep maliyetlerinden tasarruf imkanı İlişkileri Yönetimi), QR Kod, KVKK Çö-
cihazlardan her an online erişilebili- sunuyor. Uzmanlar, yüzde 25’lik ta- zümleri, Siber Güvenlik, Penetrasyon
(Sızma) Testi, Doküman Yönetim Sis-
Arşiv Yönetimi nedir? temi (DYS), Gelen Evrak, Giden Evrak,
Arşiv / Doküman Yönetimi, Belge Yö-
Arşiv yönetimi; “Sistemi tüm uy- ması ve geri alınmasıyla ilgilidir” netim Sistemi / Evrak Yönetim Siste-
gulamanın bakımı ve kullanımı ile diye tanımlanıyor. Bir başka tanıma mi, Evrak Depolama Sistemleri-EDS,
ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluş- göre; “Devlete, topluma ve / veya Kurum İçi Belge Depolama, Kurum
tan arşiv deposuna transfer edildik- kurumlara ait hafızanın arşivlerde Dışı Belge Saklama, Doküman İş
ten sonra kayıtların elde edilmesi, toplanması, gelişerek korunması Akışı Çözümleri, Meta Veri Yönetimi,
bakımı, düzenlenmesi, tanımlan- amacına hizmet eden yazılımlar.” Versiyon Yönetimi, Gelişmiş Arama
Mart 2023 KobiEfor Dijital 7