Page 52 - KobiEfor_Temmuz_2020

D‹J‹TAL DÖNÜfiÜM

Dijital dönüşüm sürecinde
Doküman ve Arfliv Yönetim Sistemleri

Sıfır hata, ileri teknoloji ve artan bürokrasiyi, yönetim ataletini
verim: Doküman ve Arşiv Yönetim dışarı atıp gelirin yüzde 25’i kadar
Sistemleri. Şirketlerde kırtasiyeciliği, tasarruf sağlıyor.

Dijital ortama geçirilen belgeler, stok, kırtasiye
K üresel Covid-19 Salgını, iş yaşamını kökten ve işgücü gibi birçok kaybın önüne geçen Doküman
değiştirdi. Evden çalışma modelinin iş yaşa-
mının vazgeçilmezleri arasına girmesiyle
birlikte dijitalleşme ihtiyacı tüm işletmeler için çok ve Arşiv Yönetim Sistemleri, başarılı bir belge ar-
şiv sistemi ile belgeye ve bilgiye erişim süresini
daha fazla arttı. Şirket verilerinin, bilgi ve belgele- olağanüstü ölçüde kısaltarak kurum veya şirket
rinin güvenliği, daha verimli ve hızlı çalışma nokta- bürokrasisini robotik bir hıza ulaştırıyor.
sında ise şirketlerin imdadına yapay zeka gibi yeni
nesil teknolojilerle temellenen Doküman ve Arşiv Sağladığı yönetim işlevleri
Yönetim Sistemleri imdada yetişiyor. Sıfır hatayla Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri ile ‘Kağıt-
işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken iş- sız ofis’ ortamında dokümanların hızlı, kolay ve gü-
lem sürelerini saniyelere indirgiyor. venli şekilde organizasyonu, yönetimi ve erişimi
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, sayısal sağlanıyor.
ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizas- Tüm elektronik ve taranmış dokümanları, bir kü-
yonu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalardır; tüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapla-
kurumların ve şirketlerin, kurum içinde, kuruma rı ve klasörlerle organize edebiliyor. Bu yazılımlar,
gelişinde veya çıkışında kontrollü şekilde belgele- dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleye-
rinin dağılımının yapılmasını, belgelerini en etkin biliyor, dokümanları onaylama veya bilgilendirme
biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç amacıyla dağıtabiliyor, aranılan dokümanların tüm
duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşmayı
sağlayan sistemlerdir. sağlıyor.

Teknoloji bileşenleri
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, iç içe geç-
miş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalar-
dır; şöyle:
• Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri,
• Elektronik Belge Yönetim Sistemleri,
• Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri.
Orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde
olan bu uygulamalar, belirli ihtiyaçların ve bu ihti-
yaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum
seviyede tutulması için geliştiriliyor.

52 KobiEfor Temmuz 2020