Page 54 - KobiEfor_Temmuz_2020

D‹J‹TAL DÖNÜfiÜM

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi’nin
imkanları
• Her yerden erişim
• Hızlı belge önizleme
• Web erişimi
• Dahili PDF düzenleyici
• Harici klasör izleme
• Otomatik iş akışı
• Görev takibi merkezi
• Uzak ofis erişimi
• Dijital imza
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office
• Dokümanların sisteme giriş süresini kısaltır.
Entegrasyonu
• İstenilen kriterlere göre aranılan dokümanı
• Detaylı ve esnek belge profilleri
rahatça bulmayı sağlar.
• Dahili ve toplu tarama arayüzü
• Performans takibi kolayca izlenebilir.
• Otomatik e-posta arşivleme
• Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan son-
• E-posta bildirimleri ve uyarıları
ra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
• Belge görev hatırlatmaları
• Dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden sü-
• Tanımlanmış indeksler ile evrak arama
reçlerin hızlanmasını sağlar.
• Evrak içinde metin arama
• Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından
• Arayüz özelleştirme
ulaşılması sağlanır.
• Kontrollü sanal değişiklik
• Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri ile oto-
• Sürüm kontrolü
matik başlatılan akış-
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
lar sayesinde doküma-
• OCR ile tam metin arama
nın kimlere gönderile-
• Faks entegrasyonu
ceğinin bilinmesine ge-
• Elektronik imza entegrasyonu
rek yoktur.
• İşlem bazında yetkilendirme
• Akış içerisindeki
• Kayıt bazında yetkilendirme
bilgilendirme mailleri
• Belge bazında yetkilendirme
gönderildiğinden, yapı-
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
lan değişikliklerden il-
• Detaylı raporlama.
gili departmanlar haberdar olur.
• Dokümanlar üzerinde yapılan değişikliklerin
Doküman ve Arşiv Yönetim
kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
Sistemleri’nin faydaları
• Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendiri-
Bir kurumda bilgi ve belgelerin yüzde 70’ten faz-
lebildiğinden ilgili dokümanların sisteme bir defa
lası yapısal olmayan e-posta, MS-Word-Excel-Po-
girilmesi yeterlidir.
werPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluşuyor. Ça-
• Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokü-
lışanların mesaisinin yüzde 40-60’ını belgeler ve ya-
manlara ulaşılabilir.
zışmalarla ilgili rutin iş-
lemler alıyor. Bu işlem- Doküman ve Arşiv Yönetim
ler ise işçilik maliyetle-
rinin ortalama yüzde 20- Sistemleri’nin modülleri ve bileşenleri
• Gelen Evrak
45’ine ve cironun da or-
talama yüzde 12-15’ine • Giden Evrak
eşit. İşletmelerin Dokü- • Arşiv
man ve Arşiv Yönetim Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi ya-
Sistemleri çözümleri kullanmaları, tasarruf sağla- zılımlarında şu bileşenler de yer alabiliyor:
mak, kurum içi iletişimin daha etkin olabilmesi, yö- • Evrak Yönetim Sistemi
netimlerin doğru karar verebilmesi ve geriye dönük • İş Akışı Yönetim Sistemi
uygulamalara kolaylıkla ulaşabilmesi, kurumsal • Arşiv Sistemi
denetimi verimli yapabilmesi, kurumsal hafızanın • Mesaj Yönetim Sistemi
korunması, personel, zaman, kırtasiye, kurye vb. • İndeksleme Sistemi
maliyetlerde tasarruf ve çevreye uyumun artırılma- • Ajanda
sı noktasında önem kazanıyor. • Faks Yönetim Sistemi.
54 KobiEfor Temmuz 2020