Page 77 - ERP Satin Alma Rehberi

ERP Seçimi

Tier II satıcıları, yıllık gelirleri 50 milyon dolar ile yakla- birlikte Tier III ERP sağlayıcıları, geliri 10 ila 50 milyon ERP yazılım seçimi yapılmadan önce işletmelerdeki mev- Tüm bu bilgiler toplandıktan sonra üst yönetime sunul-

şık 1 milyar dolar arasında değişen orta ölçekli şirketle- dolar aralığındaki işletmeleri hedeflemektedir. Bu satıcılar cut iş süreçleri çıkarılır, bu süreçlerin bir dökumantasyo- mak üzere ERP sisteminin mevcut işletmede teknolojik,
re ürün ve hizmet tedarik etmektedir. Tier II satıcılarının tarafından sağlanan ERP sistemlerinin uygulanması diğer- nu yapılır. Yazılım seçiminden önce modüller arası ilişki- ekonomik ve organizasyonel açıdan uygulanabilirliğine
ürünleri ve hizmetleri, tam olarak bu pazarı almak ve tek lerine göre nispeten kolaydır ve uygun şekilde sahip olma lerin belirlenmesi, hiyerarşinin planlanması ve modüller yönelik bir rapor hazırlanır. Bu raporda alternatif çözüm-
veya birkaç dağıtım konumuna hitap etmek için yapılan- maliyetleri bulunmaktadır. arası veri alışverişinin hangi noktalarda yapılacağının ler de sunulmaktadır. Farklı tedarikçi fi rmalarla (ERP sa-
dırılmıştır. Açıkçası, Tier II ERP satıcıları için yönetim, tespit edilmesi buna bağlıdır. Örneğin, “Finans biriminde tıcılarıyla) görüşülerek implementasyonu yapılacak ERP

kontrol ve denetim çalışmalarını sürdürmek, tedarik et- Şirketler bir ERP sistemi uygulayacakları zaman genelde Genel Muhasebe ve Borçlar Muhasebesi modülleri kulla- yazılımı ve partner firma belirlenir. Partner firmaların se-
mek daha kolaydır ve daha az maliyetlidir. Tier II ERP Tier yapısına bakmazlar. Bir şirket ne yaptığını, ne üret- nılacak, Alacaklar Muhasebesi mevcut satış programı ile çimi, hem ERP ürünü için hem de ERP danışmanlığı için
satıcıları belirli bir endüstri sektörüyle sınırlıdır. Bununla tiğini bildiği zaman, işleri kendi yaptığı gibi yürüten bir entegre çalışacak” şeklinde verilebilecek bir karar proje ayrı ayrı yapılmalıdır ya da aynı fi rma üzerinden tedarik
ürün seçer. kapsamının detaylandırılmasına bağlıdır. Benzer şekilde sağlanacaksa bu bilinmelidir. ERP yazılımlarında genellik-
bu detaylar, proje planının zaman, bütçe ve kaynak de- le standart iş süreçleri olduğundan firmanın iş süreçlerine

tayları ile birlikte hazırlanmasını destekleyecektir. en uygun yazılımın seçilmesi önemlidir.
Proje Paydaşlarının Belirlenmesi
ERP seçiminden önce ayrıca, mevcut bilgi sistemlerindeki Eğer projeye devam edilmesine karar verilirse öncelikle

ERP projesi öncesinde projeye dâhil edilecek iç ve dış Proje ekibi oluşturulduktan sonra her bir bireyin sorum- boşlukların veya zayıflıkların belirlenmesi ve yeni sistem ERP sisteminin teknolojik altyapısının oluşturulması ge-
paydaşların belirlenmesi gerekir. Öncelikle firma için- lulukları veya projedeki görev tanımları ve projeye kaç ay, için amaçların tanımlanması gerekir. İşletmeler, kendi iş rekir. Bu amaçla uygulamanın kurulacağı makineler, işle-

de projeye dâhil olacak kilit ekip (anahtar kullanıcılar) kaç gün zaman ayıracakları detaylı bir şekilde yazılı olarak yapış şekillerine benzer işler yürüten firmaların hâliha- tim sistemi vb. konuların netleştirilmesi önemlidir. Daha

oluşturulmalıdır. Öncelikle firmanın iş birimleri içinden ifade edilmelidir. Örneğin, Muhasebe biriminden Ahmet zırda kullandığı ERP sistemleri ve bu sistemleri sağlayı- sonra partner firmalara yönelik gerekli anlaşmalar imza-

projeye destek verecek kişiler belirlenir. Burada “Projede Bey altı ay boyunca her hafta üç gününü projeye ayıracak cı tedarikçi firmalar ve danışman firmalar hakkında bilgi lanmalıdır. Partner fi rmalar seçildikten sonra tedarikçi

hangi birimlerden kimler çalışacak?” sorusu sorulmalıdır. ve Borçlar Muhasebesi uygulamasından sorumlu olacaktır toplar. Gerekiyorsa alternatif ERP sağlayıcı firmalar ve da- (üçüncü parti) danışman firma ve ERP ürün sahibi firma
Örneğin, Muhasebe biriminden iki kişi, Üretim birimin- gibi tanımlamalar yapılabilir. nışmanlar araştırılır. Ayrıca uygulanması öngörülen ERP ile ayrı ayrı danışmanlık ve lisans sözleşmeleri mutlaka
den üç mühendis gibi projenin büyüklüğüne göre hangi sisteminin gerektirdiği teknolojik altyapı hakkında bilgi imzalanmalıdır.
birimden kaç kişinin projeye dâhil edileceği belirlenir. toplanması da gerekir. Diğer bir ifade ile, işletmede mev- Bu aşamada kullanıcı hizmet düzeyi sözleşmesinin (Servi-
cut bilgi işlem altyapısının proje için uygunluğunun tespi-
ti ve analizinin yapılması (teknik sistem fizibilite çalışma- ce Level Agreement, SLA) yapılması da gereklidir. Böylece

sı) gerekir. Bu aşamada organizasyonun gereksinimlerinin tedarikçiden beklenen hizmetin niteliği, teslim ve müda-
Proje Kapsamının Belirlenmesi ayrıntılı bir analizinin yapılmış olması (firma içi süreçlerin hale süreleri açıklanmış olacaktır. Örneğin, ağ bağlantısı,

çıkartılması), dokümantasyonu yapılarak kitapçık haline alan adı sunucuları, ana makine yapılandırması, protokol
sunucuları gibi sistemlerin bakımı (donanım/yazılım/ağ

ERP projelerine başlamadan önce projenin ana hedefleri kilde ortaya konulması, hiçbir sürecin belirsiz kalmaması, getirilmiş olması ve bu kitapçığın ERP sistemi sağlayıcı te- güncellemeleri vb.), sistem kullanıcılarının yanıt süresi,

belirlenir. Ana hedeflerin belirlenmesi işletmenin temel departman sorumlularından iş süreçlerine dair ERP yazı- darikçi firmalar ve danışmanlara gönderilmesi uygundur. desteklenen kullanıcı sayısı, coğrafi aralığı, örneğin 7/24

ihtiyaç alanlarının belirlenmesi (finans, üretim, depo ta- lımından beklentilerinin alınması, bunların analize dahil Gereksinimler ne kadar doğru ifade edilirse proje o kadar destek süresine mi başka bir destek süresine mi bağlı ola-

kibi vb.) şeklinde olmalıdır. Böylece işletmenin projeden edilmesi, elde edilen sonuçlara göre gerekiyorsa mevcut iş doğru ilerleyecektir. cağı gibi taahhütleri alınmış olacaktır.
genel beklentileri de belirlenmiş olacaktır. Bu aşamada süreçlerinin revize edilmesi faydalı olacaktır.
işletmenin birim sorumlularından temel iş süreçleri hak-
kında bilgiler almak ve bu süreçlerin işletilmesi konusun- İş süreçleri çıkarıldıktan ve proje kapsamı detaylandırıl-

da ERP sisteminden beklentilerini almak ve bu doğrul- dıktan sonra piyasadaki mevcut seçeneklerden firmaya
tuda iş süreç analizlerinin yapılması, iş süreçleri ile ilgili en uygun yazılım deneyimli bir danışman öncülüğünde

akış diyagramlarının ve/veya örneklerinin hazırlanması, seçilebilir. Bu aşamada partner firmaların belirli kriterler Proje Maliyetinin ve Bütçesinin Belirlenmesi
veri modellerinin çıkarılması faydalı olacaktır. Gerekli gö- ölçüsünde (standart iş süreçleri ile uyum, özelleştirme
rüldüğü takdirde mevcut iş süreçleri revize edilebilir. Bu gerektiren iş süreçleri, projeye ayrılabilecek bütçe, danış- ERP projesi öncesinde firmanın projeye ayırabileceği maliyeti düşük diye tercih edilen uygulama uzun vadede

aşamada, “Eskisinde ne yapılıyordu? Şimdi ne yapılacak?” manlık hizmetleri, bakım hizmetleri gibi) değerlendirmesi yaklaşık bütçe tutarının belirlenmesi gerekir. Ayrıca iş- daha pahalıya mal olabilmektedir. Bu yüzden bu aşamada
gibi sorular sorularak planlamanın yapılması, implemen- uygun görülmektedir. letmenin mevcut bilgi işlem altyapısının proje için yeterli başlangıç maliyetlerinden kaçınmak çok doğru bulunma-
tasyon sürecinde nelerin yapılacağının açık ve net bir şe-
olup olmadığına bakılmalıdır. Bu aşamada donanım için maktadır.
ölçeklendirme (sizing) çalışması yapılabilir. Ayrıca yazı-
lım uygulamasının kurulacağı bilgisayarlar, işletim sistemi Firmaların sağlayabileceği standart destek paketleri (en-
gibi konular netleştirilir. ERP sistemi ile entegre çalışacak terprise support vb.) dışında daha yüksek seviye destek
başka sistemler varsa bu sistemler ile entegrasyon gerek- hizmetleri (premium support vb.) alınacaksa bu ek hiz-
sinimleri belirlenir. metlerin nereden sağlanacağı belirlenmelidir ve bunların
maliyetleri proje planına dâhil edilmelidir. Bununla bir-
Bu aşamada ayrıca geliştirme ve test sistemleri için ya- likte, bakım ve destek hizmetleri kimi zaman ERP yazı-
tırımların planlanması, geliştirme bütçesinin hesaplan- lım tedarikçisinden doğrudan alınabileceği gibi partner
ması gerekir. Danışmanlık tedarikçi bir firma üzerinden bir fi rma üzerinden de alınabilmektedir. Bu sürecin nasıl

alınacaksa bunun ortalama maliyeti çıkarılmalıdır. Diğer işleyeceği de bir karara bağlanarak gerekiyorsa fi rmalarla

yandan firmanın süreç gereksinimlerinin maliyet tarafının bakım sözleşmeleri yapılabilir. Sonrasında periyodik bir
planlanması da faydalı olacaktır. ERP seçiminde bazen bakım planı ve buna bağlı maliyet hesabı çıkarılmalıdır.
ERP SATIN ALMA REHBERİ 77