Şirketlerin Ölümcül ERP Problemi

Sayın patronlar ve tepe yöneticileri! Sektörünüze özel uygulamaları ile tecrübe kazanmış büyük ve kurumsal bir yazılım şirketinin hazırladığı güçlü bir ERP programını etkin kullanabiliyor olmanız, size tahmininizin çok üzerinde bir rekabet gücü kazandırır. Küçük bir start-up şirketinin ‘ucuz’ ERP programına talip olmak orta büyüklükte bir şirket için ise ölümcül bir hata olur. Benden söylemesi!
Kitabın tam ortasından yazayım: Orta büyüklükteki bir şirketin güçlü bir ERP sistemini etkin bir şekilde kullanmadan büyük bir şirket olması ve bunu sürdürmesi imkansızdır! Kısaca ERP olarak isimlendirdiğimiz ‘Enterprise Resource Planning’ veya Türkçe karşılığı ile ‘Kurumsal Kaynak Planlaması’ programları giderek büyümekte olan şirketlerde kaynakları etkin ve verimli olarak yönetebilmek için hayati öneme sahiptir. Ancak ne yazık ki ülkemizdeki orta büyüklükteki şirketlerde ERP kullanma etkinliği, benim kişisel gözlemlerime göre, yüzde 50’nin bile çok altındadır.
Öncelikle şunu söylemeliyim ki, şirketlerin sürdürülebilirliğinde doğrudan etkisi olduğu için etkin bir ERP kullanımı sorumluluğu doğrudan şirket patronlarına veya tepe yönetimlerine aittir. Bu nedenle kendilerine bu konuda birkaç öneride bulunmak isterim:
• ERP projesi ve harcamaları, bir masraf kalemi değil, şirketinizin stratejik yatırımıdır ve sizin gözetiminizde çok ayrıntılı bir ön çalışma gerektirir.
• ERP alacağınız yazılım şirketi en az sizin şirketiniz kadar büyük, kurumsal ve yerli olmalıdır. ERP satın alacağınız şirketin yerli olmasının tercih nedeni; mevzuat uygulamalarına daha hızlı tepki verebilme kabiliyetinin daha yüksek olma olasılığıdır. Ancak ülkemizde orta büyüklükteki şirketlerimize yönelik bu özellikteki ERP şirketlerinin sayısı iki elin parmaklarını geçmemektedir.
• Mümkün ise sektörünüzde başarılı uygulaması olan kurumsal bir ERP şirketinin yazılımını tercih edin ve şirketten size özel uygulamalar İSTEMEYİN! Siz, sisteminizi onlara uydurun. Aksi durumda şirketin yapacağı yazılım yeni geliştirmelerinden yeteri kadar yararlanamayabilirsiniz.
• Şirketinizde ERP sistemine bilgi girişi ve güvenliğinden sorumlu kişi ile bu sistemden elde edilecek sonuçlardan sorumlu kişiyi mutlaka ayırın.
• ERP sisteminin etkin kullanımından ve alınacak sonuçlardan sorumlu olacak kişi idealde genel müdür yardımcısı düzeyinde olmalıdır.
• Şirketinizin ERP sorumlusunun lisan seviyesindeki eğitimi bilgisayar konusunda değil, endüstri mühendisliğinde olmalıdır. Bu kişinin bilgisayar ve şirketin içinde bulunduğu sektör konusunda da deneyimli olması şirkete büyük avantaj sağlar.
• ERP sistemine geçiş tarihinizi netleştirin ve bu tarihten sonra şirketinizdeki personelinizin kişiye özel Excel uygulamaları yapmasına izin vermeyin. Bütün işleyiş merkezi ERP sistemi üzerinden olmalıdır. Şirketinizde ‘Kurumsal Hafıza’ oluşması için bu konu son derece önemlidir.
• Size getirilen üretim ve satış tablolarından tatmin olmayın, talepkâr olun. Şirketinizin bütün planlamasını ve verimliliğini ERP üzerinden gerçekleştirmeniz gerekir.
• Pazarlama ve satış elemanlarınızın müşteri verilerini kendi kişisel bilgisayarlarında veya telefonlarında tutmasına izin vermeyin.
• Çok özel uygulamalar dışında ERP sisteminiz üzerine önerilen ve ERP’deki veriyi kullandığını söyleyen yazılımlara itibar etmeyin. İyi hazırlanmış ERP sistemi bir bütündür.
Sayın patronlar ve tepe yöneticileri! Sektörünüze özel uygulamaları ile tecrübe kazanmış büyük ve kurumsal bir yazılım şirketinin hazırladığı güçlü bir ERP programını etkin kullanabiliyor olmanız, size tahmininizin çok üzerinde bir rekabet gücü kazandırır. Küçük bir start-up şirketinin ‘ucuz’ ERP programına talip olmak orta büyüklükte bir şirket için ise ölümcül bir hata olur. Benden söylemesi!