Şirketlerimizde ERP Sorunu

Unutulmamalıdır ki! Hiçbir orta büyüklükte şirket etkin bir ERP sistemine sahip olmadan büyük şirket konumuna geçemez. Etkin bir ERP sistemi kurma ve idamesi ise; üst yönetimin yakın kontrolünde, hataya yer vermeyen, çok titiz ve uzun bir çalışma gerektirir.
İngilizce olarak ‘Enterprise Resource Planning’ şeklinde tanımlanan ancak bir çoğumuzun kısaca ERP olarak ifade ettiğimiz ‘Kurumsal Kaynak Planlama (KKP)’ sistemi (programı demedim), şirketlerin insan kaynakları dahil bütün fiziksel ve finansal kaynaklarını bir araya getirerek uçtan uca yönetilmesini ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak ya da desteklemek için geliştirilmiş sistem ve yazılımların genel adıdır.
Bu sistem, şirketlerin üretimini planlamalarına, verimliliğini artırmalarına, maliyetlerini azaltmalarına, operasyonlarını optimize etmelerine ve kısaca rekabet avantajı sağlamalarına destek olmak gibi birçok fayda sağlar. Ancak, bütün bu inanılmaz faydalarına rağmen şirketlerimizin büyük çoğunluğu veya benim karşılaştığım şirketlerin birçoğu mevcut ERP sistemlerini etkin olarak kullanamamakta ve üst yönetimin beklentisini karşılayamamaktadır.
Bu zafiyet şirkete ERP seçimi ve kurulumu sürecinden başlar. Bir şirkete uygun ERP sistemi seçimi; bu konudaki yetkin personel tarafından ve tepe yönetiminin yakın kontrolünde ciddi ve ayrıntılı bir analiz gerektirir. Seçilen ERP yazılımı, yapılan faaliyetin ölçek ve karakterine uygun olması yanında ERP yazılım şirketinin de büyük, kurumsal ve deneyimli olmasını gerektirir. ERP yazılımı seçiminde birinci sıraya ‘ucuz olma’ kriterini koymak şirketler için ölümcül bir hatadır.
İkinci büyük sorun kurulum sürecinde ortaya çıkar. Şirketlerde ERP sistemi kurulumu; özellikle yazılım teknolojisi kullanma yetkinliği yüksek olmayan şirketlerde zordur ve bu kurulum ‘sınırları net/belirli olmayan proje’ anlamında ‘Alçak yapı (Low structure)’ özelliği gösterdiğinden, son derece yetkin, tecrübeli ve karizmatik proje yöneticisi gerektirir. Proje yöneticisi; bütün departmanlardan hızla akan talepleri yönetebilecek ve gerektiğinde dur diyebilecek yetkinlikte olmalıdır. Kurulum süreci mutlaka tepe yönetiminin yakın denetiminde olmalı ve ERP sisteminin organizasyonel sorumluluğu, genel müdür yardımcısı seviyesinde üstlenilmelidir. Böyle bir kurulum projesinin sorumluluğunu, şirketin sadece programlama becerisi nedeni ile bilgi işlem sorumlusuna teslim etmek bir başka ölümcül hatadır.
Bir şirkette mevcut olan ERP sisteminin ne kadar etkin kullanıldığını anlamak son derece kolaydır. Üst yönetime sunulan raporlar dahil, doğrudan ERP sisteminde üretilen raporların sayısının şirkette Excel çıktısı veya bir başka “ERP’ye yama” programdan üretilen raporların sayısına oranı o şirketin ERP kullanımının etkinliğini gösterir. Bu oran sıfıra yakın ise; o şirkette ERP sistemini kapatabilirsiniz, kaynak israfıdır.
Mevcut ERP sistemlerinden yeterli verimi alamayan şirket üst yönetimleri, orta kademenin de ‘bilinçsiz’ yönlendirmesi ile başka ERP sistemlerine yönelir. Ancak bir şirketin ERP sistemini değiştirmek; hareket halindeki bir otomobilde motor yağını değiştirmek kadar zordur, çok titiz bir proje yönetimini gerektirir ve ilk kurulumdan çok daha karmaşıktır.
Unutulmamalıdır ki! Hiçbir orta büyüklükte şirket etkin bir ERP sistemine sahip olmadan büyük şirket konumuna geçemez. Etkin bir ERP sistemi kurma ve idamesi ise; üst yönetimin yakın kontrolünde, hataya yer vermeyen, çok titiz ve uzun bir çalışma gerektirir.