Page 99 - ERP Satin Alma Rehberi

Uygulama satın alma süreci bir teknolo- Talep edilen ürün kapsamındaki teknik ve iş süreci gereksinimle-
ji projesi olarak değil, iş birimi projesi rini doğru bir şekilde yansıttıktan sonra, tedarikçilerin ürün dışın-
olarak değerlendirilmelidir. Ürünün son da verecekleri hizmetin kapsamını ve koşullarını doğru bir şekilde
kullanıcısı olacak ve üründen fayda sağ- talep dokümanına yansıtmak gerekmektedir. Bu kapsamda;
layacak iş birimlerinin beklentilerinin - Bakım, destek, eğitim, dokümantasyon talepleri,
karşılanması ana kriter olarak değerlen- - Olay yönetimi, sorunlara müdahale ve çözüm süreleri talepleri
dirilmelidir. Bu sebeple, mevcut süreçte- - Cezai şartlar talep dokümanında yer almalıdır.
ki eksikliklerin tespiti ve bu doğrultuda
satın alınacak üründeki iş birimi gerek-
sinimlerinin RFP’de doğru şekilde yer al- RFP dokümanında yer alması gereken en önemli bilgilerden biri,
ması önem arz etmektedir. Şirketin stra- şirketin ürünü kullanıma geçmeyi hedeflediği tarihin yer aldığı

tejileri doğrultusunda, ileriki aşamalarda proje planıdır. Şirketin, stratejisi doğrultusunda hedeflediği plana

ürün kapsamında beklenti yaratacak ko- uyum sağlayabilmesi ve tedarikçilerin bu planı gerçekleştirme du-
nular değerlendirilmeli, gerekiyorsa ge- rumunu değerlendirmesi için planın tedarikçilere sunulması ge-
reksinim olarak RFP’de yer verilmelidir. rekmektedir. Bu kapsamda tedarikçilerin sunacağı proje planlarını
Böylece ürün satın alındıktan sonra olu- da değerlendirmeye almak gerekir. Şirketin satın alınacak ürün
şabilecek ek gereksinimlerin tekrar bir için stratejisini etkilemeyecek, zaman planını değiştirmeyecek bir
satın alma ya da tedarikçi için ek kap- tedarikçi ile çalışmak için proje planı üzerinde mutabık kalmak
sam oluşturmasının önüne geçilebilir. önemli bir konudur.
Ek olarak, ürünün mevcut diğer sistem-
lerle entegrasyon ihtiyaçlarını belirlemek Tedarikçileri değerlendirme sürecinde, şirketin değerlendirme
ve bunu RFP’ye yansıtmak, tedarikçinin kriterlerini belirlemesi gerekir. Gereksinimlere verilen cevapla-
ek uyarlama ve entegrasyonları doğru rın yanında, tahmini proje planı, tedarikçi referansları, tedarikçi

bir şekilde bütçelendirmesini sağlar. Şir- şirket ölçeği, ürünün esnekliği, sunulan fiyat değerlendirme kri-
ketin teknolojik altyapısının değerlendi- terleri arasında yer almaktadır. Şirket değerlendirme kriterlerini
rilmesi, talep edilen sistem çözümünün belirlemeli ve RFP dokümanında bu kriterlere cevap bulmak için
detaylandırılması gerekmektedir. Sistem beklenen teklif içeriğini paylaşmalıdır. Tedarikçiden talep edile-
mimarisi, erişim ve kullanım standart- cek teklif dokümanı kapsamında minimum olarak aşağıdaki ko-
ları, güvenlik gereksinimleri, yetkilen- nulara cevap talep edilmesi ve şirketin değerlendirme kriterleri
dirme süreçleri, şirketin tabi olduğu doğrultusunda farklı bir ihtiyacın talep olarak belirtilmesi gerekir:
mevzuatlar ve güvenlik politikaları doğ- - Teklif kapsamı/teklife dahil hizmetler,
rultusunda teknoloji ekipleri ile değer- - RFP’de yer alan gereksinimlere cevaplar,
lendirilmeli ve RFP’de yer almalıdır. - Teklif bedeli (lisans, kurulum ve uyarlama, bakım ve teknik des-
tek maliyetleri)
- Tahmini proje planı
- Sistem gereksinimleri
- Projede yer alacak personele ait bilgiler
- Tedarikçi referansları
- Yardım masası koşulları
- Test ve kalite güvence koşulları
- İş sürekliliği prosedürleri
- Eğitim desteği
Satın alma sürecinin en önemli adımı olan RFP sürecinin doğ-
ru bir şekilde işletilmesi, ihtiyacı içeren doğru ürünü bulmaya,
beklentiyi içermeyen bir satın alma sonucunda ortaya çıkan fazla
maliyetten kaçınmaya ve ürünü kullanacak iş birimlerinin doğru
ürün ile verimliliğini artırmaya olanak sağlayacaktır. Sonraki adım
olarak RFP’de yer verilen isterleri karşılayan tedarikçiyi değerlen-
dirme aşamasıdır. Doğru bir RFP ile seçim sürecinin de kolaylıkla
tamamlanacağı kesindir.