Page 96 - ERP Satin Alma Rehberi

RFP Nedİr? İngilizce Request for Proposal’ın kısaltması olan RFP, satın alma

süreçlerinde tedarikçilerden teklif toplamak amacıyla hazırlanan,

şirketin ihtiyacı olan ürüne ilişkin gereksinimlerin yer aldığı geniş

kapsamlı bir teklif talep formudur. Şirketin talep edilen üründen

Nasıl Hazırlanır? ve doğru olarak yansıtmak, tedarikçinin daha net teklif vermesini
beklentisi ile uyumlu olacak şekilde, gereksinimleri RFP’de tam

sağlar ve satın alma gerçekleştikten sonra sürprizlerle karşılaşma-

nın önüne geçer. Bu nedenle, satın alma sürecindeki en önemli
aşamalardan biri, gereksinimleri netleştirmek ve bu gereksinim-
Ne İşe Yarar? RFP sürecinden önce, potansiyel tedarik- RFP süreci çok paydaşlı; talep edilen ürünün kulla-
leri RFP’ye yansıtmaktır.

nıcısı, yöneticisi ya da ürünün entegre olacağı diğer
çileri tanımak, ürünleri hakkında ön bilgi
almak amaçlı RFI (Request for Informati-
dirmesi gereken bir süreçtir. İş birimleri ve teknolo-
on) süreci işletilmektedir. RFI dokümanı, sistemlerin yöneticilerinin yer alması ve değerlen-
RFP dokümanı kadar kapsamlı olmamakla ji birimlerinin RFP’ye katkıları çok önemlidir.
birlikte, nasıl bir ürün ve hizmet beklentisi RFP hazırlanması aşamasında şirketin kendi süreç-
olduğunu yansıtmaktadır. Sektördeki hiz- lerini ve sistemleri değerlendirmesi önemli bir girdi
met veren tüm tedarikçiler ve talep edilen oluşturmaktadır. RFP sürecine başlamadan önce
ürün kapsamında gerçekleştirdikleri pro- aşağıdaki konularda hazırlanılmalıdır:
jeler hakkında bilgi sahibi olmak için RFI 1- Mevcuttaki süreç ve ürünlerin analiz edilmesi,
dokümanı ile tedarikçilerden bilgi talep 2- Mevcuttaki ürünlerin beklentiyi karşılamadığı
edilmektedir. Bu süreci RFP sürecinden noktaların analiz edilmesi,
önce işletmek RFP sürecinin daha verimli
sonuçlanmasını sağlamaktadır. Tedarikçi- 3- Ürünün kullanıcısı olacak iş birimlerinin operas-
lerin ürünlerini ve sürece yaklaşımlarını yonel ihtiyaçlarının belirlenmesi,
öğrenmek, şirketin de ihtiyaçlarını şekillen- 4- Şirketin stratejik projeksiyonu kapsamında ürün-
dirmesine fayda sağlayabilmektedir. RFI yo- den beklentinin belirlenmesi,
Gülnihal Şen luyla sunulan ürünlerin kapsamını öğren- 5- Yeni kurulacak ürünün diğer sistemlerle entegras-
Yönetici mek, şirketin üründen beklediği kapsamla yon ihtiyaçlarının teknoloji ekipleri ile değerlen-
KPMG Türkiye eşleşip eşleşmediğini değerlendirmek, farklı dirilmesi,
ürün sunan tedarikçiler ile çalışma ihtiyacı- 6- Şirketin teknolojik altyapısının değerlendirilmesi.
nı değerlendirmek için fırsat yaratmaktadır.
Ek olarak, sektördeki bu kapsamda hizmet
veren tedarikçiler arasında eleme yapma ve
daha kapsamlı olarak işletilecek RFP sü-
recinde kilit tedarikçiler ile ilerme imkânı
vermektedir. Sonuç olarak, RFI süreci son-
rasında tedarikçiler arasından eleme yapıl-
ması ve kalan tedarikçiler ile RFP sürecine

devam edilmesi hedeflenmektedir.

96 ERP SATIN ALMA REHBERİ