Page 6 - Dijital KobiEfor Mart 2024

'2.h0$1 9( $5áà9 <g1(7à0 7(.12/2-à/(5à

iyileştiriyor ve çalışanların daha ve- ‘Doküman ve Arşiv kurumsal hafızanın korunmasını
rimli olmaları sağlıyor. sağlıyor ve gelecekteki karar alma
Uzaktan çalışma imkanı: Uzak- Yönetimi’ süreçleri süreçlerine katkıda bulunuyor.
tan çalışma modeline geçen şirket- Ölçeklenebilirlik ve büyümeye
lerde çalışanlar, verilere, bilgilere, hazırlık: Doküman ve Arşiv Yöne-
belgelere ve arşive her yerden eri- tim Teknolojileri, şirketlerin büyü-
şebiliyor ve işlerini sürdürebiliyor. mesine ve ölçeklenmesine hazır
Çevredostu: Fiziksel belgelerin olmalarını sağlıyor. Büyüyen işlet-
saklanması ve yönetimi, kağıt kul- meler için, veri yönetimi ve belge
lanımı, enerji tüketimi gibi çevresel yönetimi süreçlerini kolayca ge-
etkilere yol açtığından ‘Doküman nişletebilir, uyum sağlayabilirler.
ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri, bu Güvenlik: Veriler, bilgiler, do-
etkileri azaltarak, çevresel sürdü- Belge Yönetimi (Doküman kümanlar, arşivler yanlışlıkla si-
rülebilirliği destekliyor. Yönetimi) süreçleri: 1) Üretim- linmiyor, kaybolmuyor, donanım
Rekabet avantajı, stratejik ve Dolaşım, 2) Dosyalama-Erişim arızalanması veya doğal afetler-
doğru karar verebilme: Daha iyi bil- Kullanım 3) Depolama-Koruma den korunabiliyor. Veriler, bilgiler
gi yönetimi ve iş süreçlerinin optimi- 4) Değerlendirme-Düzenleme. ve dokümanları arayıp bulmak ve
ze edilebilmesini, daha hızlı, stratejik Arşiv Yönetimi süreçle- arşivlemek kolaylaşıyor.
kararlar alınabilmesini, pazara daha ri: 1) Dosyalama, 2) Veri, Bilgi
hızlı yanıt verilebilmesini sağlayarak ve Belge Saklama, 3) Saklama ‘Doküman ve Arşiv Yönetim
ciddi bir rekabet avantajı sunuyor. Planları, 4) Kurum Belge Mer- Teknolojileri’nde dikkat
Müşteriler, tedarik zinciri, çalışan- kezi ve Arşivi 5) Değerlendirme- çekenler ve trendler
lar, üst yönetim dahil kurum dışı ve Ayıklama-İmha 5)Arşiv Belgesi Yapay Zeka (Al), Makine Öğreni-
kurumiçi iletişimin daha etkin olabil- Devir İşlemleri. mi (ML-Machine Learning), Yapay
mesini, veri analizi ve raporlamanın Zeka ve Makine Öğrenimi Uygula-
kolaylaşmasını, geriye dönük uygu- Yenilikçiliği teşvik etme: Do- maları, İş Zekası (BI), Gelişmiş Veri
lamalara kolaylıkla ulaşabilmesini, küman ve Arşiv Yönetim Tekno- Analitiği ve İş Zekası, Büyük Veri
kurumsal hafızanın güçlenmesini, lojileri, şirketlerin yenilikçi dü- (Big Data), Veri Standardizasyonu
kurumsal denetimin verimli yapıla- şünmelerini teşvik ediyor ve yeni ve Entegrasyonu, Nesnelerin İnter-
bilmesini, şirket kültürünün sürdü- fikirlerin geliştirilmesini destek- neti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin
rülebilirliğini, kırtasiye, kurye, zaman liyor. Daha iyi bilgi yönetimi, yeni İnterneti (IIoT), OT/VT Teknolojileri,
vb. maliyetlerde tasarruf ve çevreye fikirlerin keşfedilmesini ve hayata Giyilebilir Cihazlar, Robotik Süreç
uyumun artırılmasını sağlıyor. geçirilmesini kolaylaştırıyor. Otomasyonu (RPA-Robotic Pro-
Müşteri memnuniyetini artırma: Kurumsal belleği güçlendirme: cess Automation), Robotlar, Bulut
Müşteri verileri, belgelerine daha hızlı, Kurumsal belleğin korunmasına Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut
etkili erişimle, müşteri talepleri daha ve güçlendirilmesine yardımcı olu- Bilişim Teknolojileri, Bulut Tabanlı
hızlı karşılanıyor ve müşteri memnu- yor. Şirket içindeki bilgi ve dene- Çözümler, Sis Bilişim (Fog Compu-
niyetini artırma imkanı sağlıyor. yimlerin daha etkin paylaşılması, ting), Uç Bilişim / Sınır Bilişim (Edge

‘Doküman ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’ni seçerken dikkat edilmesi gerekenler
• Kullanım kolaylığı: Doküman- fonksiyonu sağlayarak zaman kay-
ları açmak ve arşive ulaşmak için bı yaşanmadan dokümanlar yöne-
ekstra bir program gerektirmeme- tilebilmeli ve takibi yapılabilmeli.
li, karmaşık olmamalı, kullanımı • Aranılan doküman, bilgi, belge
kolay, hızlı, pratik ve güvenli olmalı. ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her
• Güvenlik ve destek: Güvenli yerden her cihazdan erişilebilmeli.
arşivleme, izni olmayan kişilerin • KVKK ve GDPR standardla-
erişememesi seçeneği bulunma- rına; ulusal ve uluslararası veri
lı. Güvenlik için doğru yetkilen- koruma ve saklama ilkelerine
dirme kritik önemde. Herhangi sı için sistemin süreçlere uygun uygun olmalı, denetlenebilmeli.
bir sorun yaşandığında destek fonksiyonları bulunmalı. Sistem, • OCR (Optik Karakter Tanı-
sağlanabilir olması gerekiyor. içerik oluşturmadan, arama yap- ma), tam metin arama, otomatik
• İçerik ve kullanıcı yönetimi: maya, yeni versiyon oluşturmadan ve akıllı indeksleme, başkaları ile
Kurumsal ihtiyaçların karşılanma- içerik raporu elde etmeye birçok paylaşma gibi özellikleri olmalı.

6 KobiEfor Dijital Mart 2024