Page 5 - Dijital KobiEfor Mart 2024

çalışmayı harmanlayan hibrit ça- ‘Arşiv Yönetim Sistemi’ azaltan ‘Doküman ve Arşiv Yönetim
lışma modelini kullanan şirketler Teknolojileri’, afet ve acil durumlar
olmak üzere tüm şirketlerin, veri- nedir? gibi herhangi bir krizde verilere,
lerinin, bilgi ve belgelerinin güven- bilgilere, belgelere, arşive erişimi
liği, korunması, stratejik yönetimi ve kurtarmayı kolaylaştırıyor, kriz
ve sürdürülebilirliği; ‘Doküman durumlarına hazırlık imkanı sunu-
ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’ ile yor. Fiziksel belgelerin kaybı veya
sağlanıyor. Yapay zeka tabanlı, sı- hasarında da dijital kopyaların kul-
fır hatayla işleyen yazılımlar, bil- lanılabilirliği, kriz durumlarında
giye hızlı erişimi sağlarken işlem kritik önemdedir.
sürelerini saniyelere indirgiyor, Maliyet ve zaman tasarrufu,
veriler, bilgiler, dokümanlar ve veri güvenliği, izlenebilirlik, hız:
Arşiv Yönetim Sistemi, şöyle ta- Fiziksel belge saklama ve yönetim,
arşive her yerden güvenli erişim
nımlanıyor: “Arşiv yönetimi, siste- işgücü, depo alanı, kağıt, mürek-
imkanı sunuyor. Detaylı rapor-
mi, tüm uygulamanın bakımı, kul- kep ve baskı maliyetlerini azaltan,
lama ve veri analizi, dolayısıyla
lanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir tasarruf imkanı sunan ‘Doküman
stratejik veri yönetimini kolaylaş-
kuruluştan arşiv deposuna trans- ve Arşiv Yönetim Teknolojileri’,
tıran ‘Doküman ve Arşiv Yönetim
fer edildikten sonra kayıtların elde verilerin, bilgilerin, belgelerin ve
Teknolojileri’, şirketin karar alma
edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, arşivin güvenli saklanmasını ve
ve yönetim mekanizmalarının işini tanımlanması ve geri alınması ile erişimini sağlıyor. Böylece hassas
kolaylaştırıyor. ilgilidir.” bilgiler, yetkisiz erişimden koru-
nabiliyor ve belgelerin kimlerin ta-
‘Doküman ve Arşiv Yönetim
Teknolojileri’nin sunduğu ‘Doküman ve Arşiv Yönetim rafından erişilebildiği izlenebiliyor.
Onay süreçleri hızlanıyor, kimin
imkanlar Teknolojileri’nin şirketlere hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv
sağladığı faydalar
• Her yerden erişim / Uzak ofis üzerinde çalıştığı belli oluyor.
Verimlilik artışı: Belgelerin di-
erişimi / Web erişimi Kolay işbirliği ve paylaşım ile
jitalleştirilmesi, depolanması ve
• Hızlı belge önizleme
erişilmesi süreçlerini otomatikleş- doküman paylaşımının takibi ve
• Dahili PDF düzenleyici
tiriyor ve iyileştiriyor, çalışanların yetkilendirme: Belgelerin kolayca
• Harici klasör izleme
belgelere daha hızlı ve kolay erişe- paylaşılmasını, işbirliğini yapılma-
• Otomatik iş akışı sını sağlıyor. Çalışanlar, verilere,
bilmesini sağlıyor, verimliliği artı-
• Görev takibi merkezi rıyor. Belgeler için bulut üzerinde belgelere eş zamanlı olarak erişe-
• Dijital imza / Elektronik imza kolay konfigürasyon ve anında kul- biliyor, güncellemeler ve işbirliği
entegrasyonu lanım, mobil uygulamayla bilgisa- yapabiliyorlar. Dokümanlar üze-
• Versiyon kontrolü-Windows yardan veya akıllı cihazlardan (akıllı rinde yapılan değişikliklerin kimler
ve MS Office Entegrasyonu telefon, tablet, akıllı cihazlar) her an tarafından yapıldığı kolayca takip
• Detaylı ve esnek belge profilleri online erişim, yazılım ile e-posta en- edilebiliyor.
• Dahili ve toplu tarama arayüzü tegrasyonu, depolama ihtiyaçlarını Karmaşıklık ve riskleri azalt-
/ Tanımlanmış indeksler ile evrak kurum altyapısına uyumlu hale ge- ma: Veri ve belge yönetim süreç-
arama / Evrak içinde metin arama tirme, yetki seviyesiyle yüksek veri lerini basitleştiriyor, karmaşıklığı
• OCR/ICR/OMR/ Barkod oku- ve doküman güvenliği, doküman azaltıyor, veri ve belgelerin doğru
ma / OCR ile tam metin arama ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğ- şekilde saklanması ve erişilmesi
• Otomatik e-posta arşivleme / rultusunda özelleştirme olanakları için gerekli güvenlik önlemlerini
E-posta bildirimleri ve uyarıları sunuyor. Veriler, bilgi ve belgelerin alarak işletmenin riskini azaltıyor.
• Belge görev hatırlatmaları sisteme giriş süresini kısaltıyor. Başka uygulamalarla konuşa-
• Arayüz özelleştirme Yasalara uyum: Yasalara uygun- bilme, kolay entegrasyon, kulla-
• Kontrollü sanal değişiklik luk sağladığından yasal riskleri de nıcı deneyimini geliştirme: Başka
• Sürüm kontrolü uygulamalarla konuşabilen ‘Dokü-
• Faks entegrasyonu man ve Arşiv Yönetim Teknolojile-
• İşlem bazında yetkilendirme / ri’, başka veritaban sunucusundan
Kayıt bazında yetkilendirme / Bel- bilgi eşleştirmesine de olanak ta-
ge bazında yetkilendirme nıyor. Kullanıcıların verilere ve bel-
• Otomatik yedekleme ve geri gelere erişimi ve yönetimini kolay-
yükleme laştırıyor. Kullanıcı dostu arayüzler ve
• Detaylı raporlama. arama özellikleri, kullanıcı deneyimini
Mart 2024 KobiEfor Dijital 5