Page 25 - KobiEfor Dijital Mart 2022

esneklik, çeviklik ve akıllılık, dokü- Giden Evrak / Arşiv / Doküman Yö-
man ve arşiv yönetiminin tamamını netimi / Doküman İş Akışı Çözümleri
dijital ortama taşıma, belgeler için / Meta Veri Yönetimi / Versiyon Yöne-
bulut üzerinde kolay konfigürasyon ve timi / Gelişmiş Arama Yapma / Tam
anında kullanım, mobil uygulamayla Metin İçeriği ile Arama Yapma / Şirket
ister bilgisayar ister mobil ve akıllı ci- İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı
hazlarla her an online erişim, yazılım Yapabilme / Akıllı Klasör Oluşturma /
ile e-posta entegrasyonu, depolama ofis’ ortamında; tüm elektronik ve Ortak Çalışma Alanları Yaratma / De-
ihtiyaçlarını kurum altyapısına uyum- taranmış dokümanları, belgeleri, netim Raporları / IOS ve Android Mo-
lu hale getirme, yetki seviyesiyle yük- verileri; bir kütüphane yapısı için- bil Uygulama Üzerinden Doküman
sek veri ve doküman güvenliği, do- de dosya odaları, dosya dolapları Yönetimi / Evrak Yönetim Sistemi /
küman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar ve klasörlerle organize edebiliyor. Evrak Depolama Sistemleri-EDS / İş
doğrultusunda özelleştirme olanak- Başka uygulamalarla konuşabilen Akışı Yönetim Sistemi / Arşiv Sistemi
ları sağlıyor. Dokümanların sisteme Doküman ve Arşiv Yönetimi Tekno- / Mesaj Yönetim Sistemi / İndeksle-
giriş süresini kısaltır. Dokümanlar lojileri, başka veritaban sunucusun- me Sistemi / Fatura Onay Süreç / İşçi
onaylara gönderilebildiğinden süreç- dan bilgi eşleştirmesine de olanak ve Mavi Yaka Alımı / Satın Alma Süre-
lerin hızlanmasını, istenilen kriterle- tanıyor. Dosyalama: Düzenli bir şe- ci / Ajanda / Faks Yönetim Sistemi /
re göre aranılan dokümanın rahatça kilde dosyalanmasını ve saklanma- Yeni Nesil Muhaberat.
bulunmasını, performans takibinin sını sağlıyor. Güvenlik: Bilgi, belge
kolayca izlenebilmesine, dokümanlar ve dokümanlar, arşivler yanlışlıkla
sisteme bir kez aktarıldıktan sonra silinmiyor, kaybolmuyor, donanım
istenilen kişilerle kolayca paylaşı- arızalanması veya doğal afetler-
labilmesine, dokümanlara sadece den korunabiliyor. Onay süreçleri
yetkili kişiler tarafından ulaşılmasına hızlanıyor, kimin hangi doküman,
olanak sunuyor. bilgi, belge, veri ve arşiv üzerinde
‘Doküman ve Arşiv Yönetimi çalıştığı belli oluyor. Arama: Dokü-
Teknolojileri’ ile otomatik başlatı- manı arayıp bulmak ve arşivlemek Çözümleri seçerken dikkat edil-
lan akışlar sayesinde dokümanın kolaylaşıyor. Tasarruf: Zaman ve mesi gerekenler: KVKK ve GDPR
kimlere gönderileceğinin bilinme- maliyet tasarrufu; donanım, yazılım, standardlarına; ulusal ve uluslara-
sine gerek yoktur. Akış içerisinde- kargo, kağıt ve mürekkep maliyetle- rası veri koruma ve saklama ilkele-
ki bilgilendirme mailleri gönderil- rinden tasarruf imkanı sunuyor. rine uygun olmalı, denetlenebilme-
diğinden, yapılan değişikliklerden li. Aranılan doküman, bilgi, belge ve
ilgili departmanlar haberdar olur. Doküman ve Arşiv veriye hemen ulaşılabilmeli, her yer-
Dokümanlar üzerinde yapılan Yönetimi Teknolojileri den her cihazdan erişilebilmeli. Gü-
değişikliklerin kimler tarafından Yapay Zeka (Al) / Nesnelerin İn- venli arşivleme, izni olmayan kişi-
yapıldığı kolayca takip edilebilir. terneti (IoT) / Endüstriyel Nesnelerin lerin erişememesi seçeneği olmalı.
Dokümanlar diğer dokümanlarla İnterneti (IIoT) / OT/VT Teknolojileri • OCR (Optik Karakter Tanıma), tam
ilişkilendirilebildiğinden ilgili do- / Robotik Süreç Otomasyonu (RPA- metin arama, otomatik ve akıllı in-
kümanların sisteme bir defa giril- Robotic Process Automation) / Bulut deksleme, başkaları ile paylaşma
mesi yeterlidir. Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut gibi özellikleri olmalı. Dokümanları
Kağıtsız ofis: ‘Doküman ve Ar- Bilişim Teknolojileri / KVKK Çözüm- açmak ve arşive ulaşmak için eks-
şiv Yönetimi Teknolojileri’, ‘Kağıtsız leri / Siber Güvenlik / Gelen Evrak / tra bir program gerektirmemeli.

‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’nin sunduğu imkanlar

• Her yerden erişim • Detaylı ve esnek belge • Sürüm kontrolü
• Hızlı belge önizleme profilleri • OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
• Web erişimi • Dahili ve toplu tarama arayüzü • OCR ile tam metin arama
• Dahili PDF düzenleyici • Otomatik e-posta arşivleme • Faks entegrasyonu
• Harici klasör izleme • E-posta bildirimleri ve uyarıları • Elektronik imza entegrasyonu
• Otomatik iş akışı • Belge görev hatırlatmaları • İşlem bazında yetkilendirme
• Görev takibi merkezi • Tanımlanmış indeksler ile • Kayıt bazında yetkilendirme
• Uzak ofis erişimi evrak arama • Belge bazında yetkilendirme
• Dijital imza • Evrak içinde metin arama • Otomatik yedekleme ve
• Versiyon kontrolü-Windows • Arayüz özelleştirme geri yükleme
ve MS Office Entegrasyonu • Kontrollü sanal değişiklik • Detaylı raporlama.
Mart 2022 KobiEfor Dijital 25