Page 89 - KobiEfor Nisan 2024

UZMAN

İş Toplantıları ile Başarıyı Yakalamak

P andemi süreci iş hayatına yeni
bir boyut getirmiş ve iş toplan-
tıları bu boyutun temel taşla-
rından biri haline gelmiştir. Ancak, tüm
toplantılar eşit yaratılmamıştır ve verimli
bir toplantı ile zaman kaybettiren bir otu-
rum arasındaki fark genellikle benimse-
Kadri Demir nen yaklaşıma bağlıdır. İş toplantılarını-
kadri.demir@poldy.com.tr zın amaca hizmet edip olumlu sonuçlar
vermesini sağlamak için toplantılarınızı Aktif Katılım
yürütme şeklinizi değiştirebilecek ipuç- Bir iş toplantısının başarısı, tüm katı-
İş toplantılarınızın
larını sizlerle paylaşıyorum. lımcıların aktif olmasına ve katılımına
amaca hizmet edip Toplantı Gündemi bağlıdır. Toplantı düzenleyicisi olarak,
olumlu sonuçlar Aynı derecede önemli olan, tüm katı- herkesin düşüncelerini ve fikirlerini
vermesini sağlamak lımcıların gündemi anlamasını sağla- paylaşırken kendini rahat hissettiği bir
için toplantılarınızı maktır. Bu, toplantının amaçlarını ve ortamı teşvik etmek sizin sorumlulu-
yürütme şeklinizi konularını önceden paylaşmayı, katı- ğunuzdadır. Yalnızca en çok ses çıka-
lımcılara anlamlı bir şekilde hazırlan- ranları değil, tüm katılımcılardan girdi
değiştirebilecek
ma ve katkıda bulunma fırsatı vermeyi davet ederek aktif katılımı teşvik edin.
ipuçlarını sizlerle içerir. Gündemi önceden dağıtmak, ka- Görsellerin Etkili Kullanımı
paylaşıyorum: tılımcıların yeterince hazırlanmalarına Slaytlar veya grafikler gibi görselleri, kar-
Toplantı Gündemi. ve toplantıya ilgili bilgi ve içgörülerle maşık fikirleri veya verileri netleştirmeye
Detaylı Ajanda. gelmelerine olanak tanır. yardımcı olabilecekleri durumlarda dahil
Doğru Katılımcılar. Detaylı Ajanda edin. Sözlü sunumunuzu tamamen de-
İyi yapılandırılmış bir gündem, bir top- ğiştirmek yerine tamamlamak için gör-
Zaman Yönetimi.
lantıyı amaçlanan hedefine doğru yön- seller kullanın. Görsel yardımlar mesajı-
Aktif Katılım. lendiren yol haritasıdır. Ele alınacak ko- nızı gölgede bırakmamalı, geliştirmelidir.
Görsellerin Etkili nuları, her bir maddeye ayrılan zamanı Toplantı Özeti
Kullanımı. ve tartışma için belirli hedefleri özet- Kilit noktaları özetlemek, bireysel so-
Toplantı Özeti. leyen ayrıntılı bir gündem hazırlamak rumlulukları ve son teslim tarihlerini
Eylem Maddelerinin için zaman ayırın. netleştirir. Her bir eylem öğesinden
Doğru Katılımcılar kimin sorumlu olduğunu ve ne zaman
Takibi.
Bir iş toplantısının başarısı genellikle ka- tamamlanması gerektiğini açıkça be-
Başarılı tılımcıların seçimine bağlıdır. Varlığı top- lirterek, hesap verebilirlik ve ilerleme
iş toplantılarının lantının hedefleri ve gündemi ile uyumlu için zemin hazırlarsınız.
sadece zamandan olan kişileri davet etmek çok önemlidir. Eylem Maddelerinin Takibi
tasarruf etmekle Farklı bakış açıları, yaratıcı problem çöz- Belirli görevleri sorumlu kişilere dev-
kalmayıp me için bir katalizör olabilir. Farklı geç- redin ve net son tarihler belirleyin. Bu
mişlere, rollere ve deneyimlere sahip görevlerdeki ilerlemeyi düzenli olarak iz-
aynı zamanda
ekip üyelerini dahil ederek çok sayıda leyin ve gerektiğinde destek veya kaynak
kurumsal hedeflere fikir ve yaklaşımdan yararlanabilirsiniz. sağlayın. Ekip üyelerini, sorumluluklarını
ulaşmaya katkıda Zaman Yönetimi yerine getirirken karşılaştıkları zorlukla-
bulunduğunu Katılımcıların zamanına saygı duymak, rı veya engelleri iletmeye teşvik edin.
unutmayın. başarılı iş toplantılarının ayırt edici özel- Başarılı iş toplantılarının sadece za-
liğidir. Toplantıları planlandığı gibi za- mandan tasarruf etmekle kalmayıp
manında başlatın ve bitirin. Her gündem aynı zamanda kurumsal hedeflere
maddesi için belirli zaman dilimleri ayır- ulaşmaya katkıda bulunduğunu unut-
mak, zaman yönetimine proaktif bir yak- mayın. Bu stratejileri uygulayarak, top-
laşımdır. Tartışmaları etkili bir şekilde lantılarınızın işyerinizde ilerleme, yeni-
yönetmenizi sağlayarak herhangi bir ko- lik ve ortak anlayış için değerli fırsatlar
nunun toplantıya hâkim olmasını engeller. haline gelmesini sağlayabilirsiniz.
Nisan 2024 KobiEfor 89