Siber tehditlere karşı stratejik koruma: Siber Güvenlik Teknolojileri ve Ekosistemi Siber tehditlere karşı stratejik koruma: Siber Güvenlik Teknolojileri ve Ekosistemi

Yeni nesil teknolojilerle güçlendirilmiş EBYS, hız, güvenlik, maliyet tasarrufu, kağıtsız ofis ve hızlı veri erişimi imkanı sunuyor, iş akışlarını otomatikleştirerek, verimliliği artırıyor, maliyetleri düşürüyor, rekabet avantajı sunuyor. Araştırmalar, dijital dönüşümün önemini ve güvenli belge yönetimine olan talebin arttığını gösteriyor
Dijital dönüşüm fırtınasının yaşandığı veri çağında, şirketlerin verilerinin, belgelerinin, bilgilerinin güvenliği, korunması, sürdürülebilirliği, zaman ve maliyet tasarruflu olarak iş süreçlerinin verimli, güvenli ve sürdürülebilir yönetimi; ‘Yapay Zeka(AI), Büyük Veri (Big Data), Nesnelerin İnterneti (IoT); Giyilebilir Teknolojiler, OT / VT Teknolojileri, Akıllı Cihazlar, 5G Teknolojileri gibi yeni nesil teknolojilerle zenginleştirilmiş ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS)’ ile mümkün.
Gartner’ın yaptığı araştırmalara göre; mevcut firma verilerinin %80-95’i kağıt ve lokal PC’lerde (kişisel bilgisayarlar) tutuluyor ve dokümanların %25’i kısmi sistemde yanlış yerde tutuluyor, çalışanlar zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçiriyor. Bu yanlış çalışma yöntemi, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansıyor. IDC’nin yaptığı bir araştırmaya göre, şirketlerin %60’ı dijital dönüşüm sürecinde belgeler ve verilerin güvenliğini en öncelikli konu olarak belirtiyor. Bu veriler, dijital dönüşümün hızla önem kazandığını ve güvenli, verimli belge yönetimi çözümlerine olan talebin arttığını gösteriyor.
Bu sorunları çözen ve şirketi dijital dönüştüren temel teknolojilerden biri olan ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, dijital ortamda tüm belgeleri düzenli ve güvenli bir şekilde saklamayı sağlıyor, işbirliğini kolaylaştırıyor, arama süreçlerini hızlandırıyor, kağıtsız ofis uygulamalarını destekliyor. Akıllı dosyalama, güçlü güvenlik önlemleri ve veriye hızlı erişim imkanı sunan ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’, işlem sürelerini saniyelere indirgiyor, şirketlerin bilgi güvenliğini artırırken; aynı zamanda maliyetleri düşürüyor. Siber güvenlik açısından da önemli avantajlar sağlayan ve sıfır hatayla çalışan bu yazılımlar, verileri kaybolmaya ve çalınmaya karşı koruyor, veriye yalnızca yetkililerin erişmesini sağlıyor. Ayrıca, onay süreçlerini hızlandırarak iş akışlarını otomatikleştiriyor ve dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikleri takip etme imkanı sunuyor. Şirketleri çevik, esnek, verimli, akıllı ve kağıtsız ofislere dönüştüren Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, maliyet ve zaman tasarrufu, verimlilik, güvenlik sağlıyor, rekabet avantajı kazandırıyor.
Sayısal ortamdaki bilgilerin, verilerin ve dokümanların (belgeler) organizasyonu ve yönetimi için geliştirilmiş yazılımlar, uygulamalar, teknolojilerden oluşan ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’, bilgilerin verilen ve belgelerin şirkete gelişinde, kurum içinde veya çıkışında kontrollü dağılımının yapılmasını, en etkin biçimde arşivlenmelerini, yönetilmelerini ve ihtiyaç duyulduğunda hızlıca erişebilmelerine olanak sunuyor. Şirketin kurumsal hafızasını ve know-how’unu koruyan ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’, tüm paydaşların, tedarik zincirinin, tüm projelerin, tüm grup şirketlerinin, tüm kullanıcıların; sorunsuz, güvenli şekilde işbirliği yapabilecekleri web tabanlı bir ortak çalışma alanı sunuyor. Bu nedenle sistem üzerinde tüm yazışma ve doküman trafiğini yönetebilmek çok önemli.
Tüm çalışanların etkileşim içinde olduğu Elektronik Belge Yönetim Sistemleri; kurumsal bilgi kaynakları olması, hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlaması, farklı standartları desteklemesi, hesap verilebilirlilik, şeffaflık güvencesi sunmasıyla öne çıkıyor.
‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’, doküman ve arşiv yönetiminin tamamını dijital ortama taşıyor, bilgiler, dokümanlar, arşiv ve tüm veriler bulut üzerinde kolay konfigürasyonla anında kullanılabiliyor, mobil uygulamayla bilgisayar, mobil ve akıllı cihazlardan her an online erişilebiliyor, yazılımla e-posta entegrasyonu sağlanıyor, depolama ihtiyaçları kurum altyapısına uyumlu hale getirilebiliyor, yetki seviyesiyle yüksek veri ve doküman güvenliği, doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirme, iyileştirilmiş uyum önlemleri, hızlı ve kolay belge arama, gelişmiş işbirliği olanakları sunuluyor.

‘Elektronik Belge ve Yönetim Sistemleri’nin şirketlere faydaları
• Akıllı ve kağıtsız ofis: ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri,’ tüm elektronik ve taranmış bilgileri, dokümanları, verileri; bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebiliyor. ‘akıllı ve kağıtsız ofis’ ortamında; başka uygulamalarla konuşabilen ve entegre olabilen ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesine de olanak tanıyor.
• Arama, Dosyalama ve Arşivleme: Dokümanı, verileri, bilgileri arayıp bulmak ve arşivlemek kolaylaşıyor. Düzenli şekilde bilgilerin, dokümanların, verilerin dosyalanmasını ve saklanmasını sağlıyor. Fiziksel arşivler, dijital arşivde uygun koşullarda saklanıyor, yer kaybı azalıyor, zaman kazandırıyor. Belgelerin yıpranması ve kaybolması önleniyor, dokümanların sisteme hızlı girişi, hızlı belge önizleme yapılıyor. Dahili PDF düzenleyici, versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu, detaylı ve esnek belge profilleri, otomatik e-posta arşivleme, E-posta bildirimleri ve uyarıları, belge görev hatırlatmaları, kontrollü sanal değişiklik, sürüm kontrolü, faks entegrasyonu, dijital imza, elektronik imza entegrasyonu, otomatik yedekleme ve geri yükleme, detaylı raporlama, yer kaybını azaltma, zaman kazandırma, belgelerin yıpranmasını ve kaybolmasını önleme imkanlarını sunuyor.
• Otomatikleştirilmiş iş akışları: ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur. Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar oluyor. Sistem, dokümanların doğru kişilere gönderilmesini otomatikleştiriyor, böylece süreçler hızlanıyor, hata oranı düşüyor.
• Dijitalleştirilmiş iş akışları: Belgeler, veriler ve tüm iş süreçleri dijital ortamda yönetiliyor, bu hızlı ve güvenli bir belge erişimini, dahili ve toplu tarama arayüzü, tanımlanmış indeksler ile evrak arama, evrak içinde metin arama, arayüz özelleştirme,  OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma, OCR ile tam metin arama, otamatik iş akışı, aynı anda çoklu erişim, yetkiye dayalı belgeye ulaşma sistemi, harici klasör izleme imkanlarını sağlarken, manuel işlem süreçlerini ortadan kaldırıyor, sıfır hata ile işlemler yapılabiliyor.
• Esneklik ve çeviklik: Bulut tabanlı çözümler sayesinde, belgeler, bilgilere ve verilere her yerden erişilebiliyor. Mobil cihazlarla da entegrasyon sağlanıyor, böylece her an online çalışmak mümkün oluyor.
• Verimlilik artışı: Belgelerin ve bilgilerin dijital ortamda düzenli olarak saklanması, çalışanların bilgiye daha hızlı erişmesini ve iş sürekliliğini sağlıyor, verimliliği artırıyor.
• Veri ve belge güvenliği, veriye kolay erişim, sadece yetkililerin veriye ulaşımı, kolay takip: Bilgiler, dokümanlar, veriler, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, kaybolmuyor, insan hatası, donanım arızalanması veya doğal afetlerden korunabiliyor. Onay süreçleri hızlanıyor, kimin hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv üzerinde çalıştığı belli oluyor. Sistemdeki her değişiklik izlenebiliyor, şeffaflık sağlanıyor. Bilgiler, dokümanlar ve her türlü verinin sisteme giriş süresini kısaltan, yüksek güvenlik sunan ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ ile dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasına, istenilen kriterlere göre aranılan dokümanın rahatça bulunmasına, performans takibinin kolayca izlenebilmesine, dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilmesine, dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılmasına, dokümanlar üzerinde istenilen değişiklikleri yapabilmeye, bu değişikliklerin kimler tarafından, ne zaman yapıldığının kolayca takibine, görev takibi merkezi oluşturmaya, işlem, kayıt ve belge bazlarında yetkilendirmeye olanak sunuyor.
• Veri erişimi ve paylaşımı: ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ ile bilgiler, dokümanlar, veriler hızlıca bulunuyor, paylaşılıyor ve düzenleniyor. Böylece ekipler arasında sorunsuz işbirliği sağlanıyor. Farklı kriterlerde aramalarda dokümanlara kolay ulaşılıyor.
• Uzaktan kolay erişim: Web erişimi, elektronik ortam üzerinden her yerden her zaman erişim, uzak ofis erişimine imkan sağlıyor.
• Tasarruf: Zaman, enerji, donanım, yazılım, kargo, kağıt ve mürekkep maliyetlerinden tasarruf imkanı sunuyor. Uzmanlar, şirkete %25’lik tasarruf imkanı sunduğunu belirtiyor.
• Uyumluluk ve yasal süreçler: Şirketlerin hukuki uyum gereksinimlerini karşılamalarına yardımcı oluyor, aynı zamanda yasal süreçlerin izlenmesini ve denetlenmesini kolaylaştırıyor.

‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’nde yeni teknolojiler ve trendler
Yapay Zeka (AI) ve Makine Öğrenmesi, Büyük Veri (Big Data) ve Büyük Veri Analitiği (Big Data Analytics), Nesnelerin İnterneti (IoT) ve Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), 5G Teknolojileri, Metaverse, Dijital İkiz Teknolojileri, 3D Teknolojileri, Giyilebilir Teknolojiler, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), Bulut (Cloud) Bilişim Teknolojileri ve Bulut Tabanlı Depolama, İş Zekası (BI) ve İş Analitiği, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM), Siber Güvenlik Teknolojileri, Penetrasyon (Sızma) Testleri, KVKK Çözümleri,  Mobil Uygulamalar ve Uzak Erişim, Meta Veri Yönetimi, Versiyon Yönetimi, QR Kod, Yeni Nesil Muhaberat ve Belge Arşivleme, Doküman Yönetim Sistemi (DYS), Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, İş Akışı ve Onay Süreçleri Yönetimi, Gelen Evrak, Giden Evrak, Arşiv / Doküman Yönetimi, Belge Yönetim Sistemi / Evrak Yönetim Sistemi, Evrak Depolama Sistemleri-EDS, Kurum İçi Belge Depolama, Kurum Dışı Belge Saklama, Doküman İş Akışı Çözümleri, Gelişmiş Arama Yapma, Tam Metin İçeriği ile Arama Yapma, Şirket İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı Yapabilme, Akıllı Klasör Oluşturma, Ortak Çalışma Alanları Yaratma, Denetim Raporları, IOS ve Android Mobil Uygulama Üzerinden Doküman Yönetimi, İş Akışı Yönetim Sistemi, Arşiv Sistemi, Mesaj Yönetim Sistemi, İndeksleme Sistemi, Fatura Onay Süreçleri ve Satın Alma Süreçleri, İşçi ve Mavi Yaka Alımı, Satın Alma Süreci, Ajanda, Faks Yönetim Sistemi, Yeni Nesil Muhaberat, Belge Arşivleme, Doküman Tarama, Dijital Muhaberat Çözümleri, Bilgi Yönetimi ve İçerik Hizmetleri, Envanter Yönetimi ve Raporlama, Veri Merkezleri, Bayi Yönetim Sistemleri, Personel Yönetim, İK Yönetimi, PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), Yeni Nesil İK Yönetimi, İK Analitiği, Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi Güvenliği ve Arşiv Yönetim Sistemleri, Elektronik Belge ve Form Yönetim Sistemi, Görüntü İşleme ve Düzenleme Yazılımı, Dijital Arşiv, Arşiv Yönetim Sistemi, E-Fatura, E-Arşiv, E-ArşivFatura, E-İrsaliye, E-Defter, E-Dönüşüm Çözümleri, Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi.

Çözümleri seçerken dikkat edilmesi gerekenler
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ seçerken dikkat edilmesi gerekenler şöyle:
• Mevzuata uygunluk: KVKK ve GDPR standardlarına; ulusal ve uluslararası veri koruma ve saklama ilkelerine uygun olmalı, denetlenebilmeli.
• Entegrasyonlar: E-posta, ağ klasörleri, CRM, ERP, eski ECM vb. diğer iş sistemleri ve havuzlarla entegre olabilmeli.
• İçerik Zekası: Gelişmiş ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ yapay zeka kullanıyor. Yapay zeka, meta veri alanlarını doldurarak belirli veriler için dosyaları tarayarak, iş açısından kritik verileri dağınıklıktan ayırarak belgelerin sınıflandırılmasına yardımcı olabiliyor.
• Veriye hızlı erişilebilirlik: Aranılan doküman, bilgi, belge ve veriye hemen ve hızla ulaşılabilmeli, her yerden her cihazdan erişilebilmeli.
• İş Akışı Otomasyonu: İş akışı otomasyonu, bir iş sürecindeki her adımın takip edilmesini doğrulayarak tutarlılığın sağlanmasına yardımcı olur. Otomatikleştirilmiş iş akışları, sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama gibi iş süreçlerini kolaylaştırmalı ve ele alınması gereken bir görev olduğunda bildirim göndermeli.
• Uzaktan çalışma: Kullanıcıların dosyalara evde, ofisten, havaalanında, hastaneden, otelden, kafeden vb. her yerden ve genellikle herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanımalı, her yerde uzaktan çalışmayı sağlamalı.
• Akıllı arama: OCR (Optik Karakter Tanıma), tam metin arama, otomatik ve akıllı indeksleme, başkaları ile paylaşma gibi özellikleri olmalı.
• Kolay kullanım: Dokümanları açmak ve arşive ulaşmak için ekstra bir program gerektirmemeli.
• Kullanılabilirlik: İş için temel teknolojilerden biri olduğundan kolay erişilebilirlik, çok az veya sıfır kesinti süresi ve kolay kullanım önemli; çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmeli, yönetebilmeli ve gezinebilmeli.
• Ölçeklenebilirlik: Sistemin ölçeklenebilirliliğine dikkat edilmeli. İşletmenin büyümesine veya değişmesine uyum sağlayan gelişmiş özelliklere sahip çözümler tercih edilmeli.
• Siber güvenlik: Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin erişememesi seçeneği olmalı. Erişim izni ve kontrol özellikleri, denetim izinleri, birleşik kimlik doğrulama, aktarım sırasında ve beklemede kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş algılama, veri kaybı önleme, yüksek kullanılabilirlik gibi sağlam güvenlik özellikleri sağlamalı.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ (EBYS) nedir?
Elektronik Belge Yönetim Sistemi, “Kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir” diye tanımlanıyor. Bir başka tanıma göre; “Kurumların iç ve dış etkileşimleri sonucu oluşan belgelerin elektronik ortamda yönetilmesini sağlayan sistemdir.”
Bir diğer tanımsa şöyle: “Elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için ya da fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlar.”

Doküman Yönetim Sistemi nedir?
Doküman Yönetim Sistemi (DYS); “İş dosyalarını düzenlemek, güvenli hale getirmek, depolamak, dijitalleştirmek ve etiketlemek için kullanılan bir belge yönetim sistemi, otomatik bir iş yazılım çözümü” diye tanımlanıyor.
Doküman Yönetim Sistemleri türleri: DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalar. Nasıl sınıflandırıldıklarına bağlı olarak da belge yönetim sistemi türleri mevcut: Klasör Tabanlı ve Klasörsüz Belge Yönetim Sistemi.

‘Belge Yönetim Sistemi/ Evrak Yönetim Sistemi’ nedir?
Kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesini ve elektronik ortamda saklanarak yönetilmesini sağlayan yazılımlar. Evrak yönetim sistemiyle bütün belgeler, veriler tek bir merkezi alanda toplanır.