01.04.2018, 08:00
6261
Ülkemizde İnsan Kaynakları ve Otomasyon
Ülkemizde ‘Personel Yönetimi’ olarak anılan departman, 1990’lı yıllarda ‘İnsan Kaynakları’ olarak isim değiştirmeye başlamıştır. Kimi şirkette o yıllarda “İnsan Kaynakları” isim olarak güzel ve karizmatik olduğu için değişiklik tabela değişikliği ile kalmıştır. Halbuki “İnsan Kaynakları” kavramı ile çeşitli fonksiyonlarda (Personel organizasyonu, işe alımlar, eğitim takibi, performans değerlendirmesi, kariyer planlaması, ücret bordroları, personel bütçeleri) yeni kavramlar ve kültürle birlikte kurumsallaşma adına yepyeni iş süreçleri geldi.
Bilgisayar, 1990’lı yıllarda, bordro hazırlamaktan, teknolojinin iş hayatında daha etkin kullanımı ile beraber kabuk değiştirdi. Bilgiye her an, her yerden ulaşılacak alt yapı oluşturması otomasyon kullanımını, aynı zamanda İnsan Kaynakları yönetim süreçlerinde katmadeğer yaratarak, daha etkin kullanımını sağladı.
Ülkemizde insan kaynakları uzmanlarının çoğunluğu uygulamalarda yol gösterecek gerekli bilgi ve deneyime sahip değiller. Uzmanlık eksikliğinden dolayı, birçok kurum yeterli düzeyde bilgi ve deneyimi olmayan danışmanlık şirketlerinden yardım almakta ve ülkemizde ve uluslararası platformda insan kaynakları konusunda yapılan örnekleri kendi kurumlarına adapte etmeye çalışmaktadırlar. Ortaya çıkan sonuç; kurum dışındaki kaynaklardan ithal edilen, etkili olması beklenen insan kaynakları sistemleridir. İnsan kaynakları departmanları bir yandan işe alım, seçme-yerleştirme, eğitim ve gelişim, ücret yönetimi, kariyer yönetimi ve performans değerlendirmesi gibi daha etkili ve objektif insan kaynakları fonksiyonları kurmakta zorlanırken diğer taraftan artan globalleşmeden ve rekabetten kaynaklanan organizasyonel ihtiyaçları karşılamak için sistemleri yenilemek ve günün koşullarına göre adapte etmek durumundalar.
İnsan kaynakları uzmanlarının karşılaşacağı en büyük zorluklardan bazıları, insan kaynakları alanında etkili ve kuruma özgü sistemleri kurmaya çalışırken aynı zamanda dünyadaki eğilimleri takip etmek olacaktır. Türkiye’deki organizasyonlar hala insan kaynakları fonksiyonlarının anlaşılması ve bunlardan yararlanma süreci içerisindeler.
Kurumsallaşmak ve verimlilik için, şirket strateji ve hedeflerine uygun insan kaynakları süreçleri geliştirilmeli ve otomasyon ile desteklenmelidir. Otomasyona taşırken kurumsal hafızayı oluşturmalı ve süreçler, rakamlar ile ölçülecek hale getirilmelidir. Bu bağlamda hızlı karar verebilmek için tüm bölümlerde oluşan çıktıların sayısal hale getirilmesi önem kazanmaktadır. Nasıl üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerde ay sonu rakamlar sayısal ise insan kaynaklarını etkin yönetmek için de değerleri sayısal hale getirmeliyiz. Ölçemediğiniz herhangi bir şeyi yönetemezsiniz.
Ayrıca otomasyon kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmektedir. Örneğin; çalışanlarınıza ait bordro düzenleyecekseniz, personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile online olarak yapabilmektedir.
Yaptığımız maliyet düşürme hesaplarına ve yeni teknolojiyi kullanmamıza rağmen belli bir seviyeye kadar maliyetlerimizi düşürebiliriz. Fakat belli bir yerden sonra daha da maliyetlerimizin düşmediğini görmekteyiz.
Bundan sonraki maliyet düşürme aşamasında insan kaynaklarının önemini görmeli ve iyi değerlendirmeliyiz. Elimizdeki insan kaynağının envanteri nedir? Bu kaynağı en iyi şekilde nasıl kullanabilirim hesabını yapmamız gerekmektedir. Aklımıza ilk önce elemanlarımızı teknik işleri daha iyi yapabilmesi ve kişisel becerilerini arttırmak için eğitmek, motivasyonlarını arttırma yolları ve yetenekleri yönetmek gelecektir. Doğrudur. Fakat doğru olmayan; ‘Acaba bu yatırımı yaptığım kişi benim firmam için doğru insan mıdır?’ sorusudur. Bu soruyu cevaplayabilmek için ilk önce; ‘Firmamızın vizyonu ve hedefi nedir?’ sorusunun cevabını bulmamız gerekmektedir. Daha sonra bu vizyona sahip olmak ve hedefe ulaşmak için firmamızı konumlandırmamız gerekmektedir. Çıkan sonuca göre çalışan profilini ve aradığımız nitelikleri belirlemeliyiz. Buna göre de kadrolarımızı oluşturmamız doğru olanıdır. Kadroları oluştururken mümkün olduğu kadar içeriden, temin edemiyor isek dışarıdan tamamlama yöntemini kullanmalıyız.
Teknoloji kullanımı bu süreçte olmazsa olmaz temel alt yapılardan birisidir. Tüm insan kaynakları süreçlerin alt yapısında yer alacaktır. Bizlere düşen teknolojiyi yakından takip ederek, günün koşullarına göre insan kaynakları süreçlerine ve stratejilerine katmadeğer yaratacak en uygun uygulamaları hazırlamak ve sunmaktır. İnsan kaynakları departmanları ise teknolojinin etkin ve verimli kullanımı konusunda cesaret göstermelidirler. Teknolojiyi çalışanları ile ilgili bilgileri toplamada, analiz etmede, iletişimi sağlayan, stratejik bir platform olarak görmelidirler. İnsan kaynakları süreçleri ile ilgili yapılanları hem çalışanlara, hem de yönetime sunmak için çok iyi fırsat olduğunun farkına varmalıdırlar.
Bilgisayar, 1990’lı yıllarda, bordro hazırlamaktan, teknolojinin iş hayatında daha etkin kullanımı ile beraber kabuk değiştirdi. Bilgiye her an, her yerden ulaşılacak alt yapı oluşturması otomasyon kullanımını, aynı zamanda İnsan Kaynakları yönetim süreçlerinde katmadeğer yaratarak, daha etkin kullanımını sağladı.
Ülkemizde insan kaynakları uzmanlarının çoğunluğu uygulamalarda yol gösterecek gerekli bilgi ve deneyime sahip değiller. Uzmanlık eksikliğinden dolayı, birçok kurum yeterli düzeyde bilgi ve deneyimi olmayan danışmanlık şirketlerinden yardım almakta ve ülkemizde ve uluslararası platformda insan kaynakları konusunda yapılan örnekleri kendi kurumlarına adapte etmeye çalışmaktadırlar. Ortaya çıkan sonuç; kurum dışındaki kaynaklardan ithal edilen, etkili olması beklenen insan kaynakları sistemleridir. İnsan kaynakları departmanları bir yandan işe alım, seçme-yerleştirme, eğitim ve gelişim, ücret yönetimi, kariyer yönetimi ve performans değerlendirmesi gibi daha etkili ve objektif insan kaynakları fonksiyonları kurmakta zorlanırken diğer taraftan artan globalleşmeden ve rekabetten kaynaklanan organizasyonel ihtiyaçları karşılamak için sistemleri yenilemek ve günün koşullarına göre adapte etmek durumundalar.
İnsan kaynakları uzmanlarının karşılaşacağı en büyük zorluklardan bazıları, insan kaynakları alanında etkili ve kuruma özgü sistemleri kurmaya çalışırken aynı zamanda dünyadaki eğilimleri takip etmek olacaktır. Türkiye’deki organizasyonlar hala insan kaynakları fonksiyonlarının anlaşılması ve bunlardan yararlanma süreci içerisindeler.
Kurumsallaşmak ve verimlilik için, şirket strateji ve hedeflerine uygun insan kaynakları süreçleri geliştirilmeli ve otomasyon ile desteklenmelidir. Otomasyona taşırken kurumsal hafızayı oluşturmalı ve süreçler, rakamlar ile ölçülecek hale getirilmelidir. Bu bağlamda hızlı karar verebilmek için tüm bölümlerde oluşan çıktıların sayısal hale getirilmesi önem kazanmaktadır. Nasıl üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerde ay sonu rakamlar sayısal ise insan kaynaklarını etkin yönetmek için de değerleri sayısal hale getirmeliyiz. Ölçemediğiniz herhangi bir şeyi yönetemezsiniz.
Ayrıca otomasyon kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmektedir. Örneğin; çalışanlarınıza ait bordro düzenleyecekseniz, personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile online olarak yapabilmektedir.
Yaptığımız maliyet düşürme hesaplarına ve yeni teknolojiyi kullanmamıza rağmen belli bir seviyeye kadar maliyetlerimizi düşürebiliriz. Fakat belli bir yerden sonra daha da maliyetlerimizin düşmediğini görmekteyiz.
Bundan sonraki maliyet düşürme aşamasında insan kaynaklarının önemini görmeli ve iyi değerlendirmeliyiz. Elimizdeki insan kaynağının envanteri nedir? Bu kaynağı en iyi şekilde nasıl kullanabilirim hesabını yapmamız gerekmektedir. Aklımıza ilk önce elemanlarımızı teknik işleri daha iyi yapabilmesi ve kişisel becerilerini arttırmak için eğitmek, motivasyonlarını arttırma yolları ve yetenekleri yönetmek gelecektir. Doğrudur. Fakat doğru olmayan; ‘Acaba bu yatırımı yaptığım kişi benim firmam için doğru insan mıdır?’ sorusudur. Bu soruyu cevaplayabilmek için ilk önce; ‘Firmamızın vizyonu ve hedefi nedir?’ sorusunun cevabını bulmamız gerekmektedir. Daha sonra bu vizyona sahip olmak ve hedefe ulaşmak için firmamızı konumlandırmamız gerekmektedir. Çıkan sonuca göre çalışan profilini ve aradığımız nitelikleri belirlemeliyiz. Buna göre de kadrolarımızı oluşturmamız doğru olanıdır. Kadroları oluştururken mümkün olduğu kadar içeriden, temin edemiyor isek dışarıdan tamamlama yöntemini kullanmalıyız.
Teknoloji kullanımı bu süreçte olmazsa olmaz temel alt yapılardan birisidir. Tüm insan kaynakları süreçlerin alt yapısında yer alacaktır. Bizlere düşen teknolojiyi yakından takip ederek, günün koşullarına göre insan kaynakları süreçlerine ve stratejilerine katmadeğer yaratacak en uygun uygulamaları hazırlamak ve sunmaktır. İnsan kaynakları departmanları ise teknolojinin etkin ve verimli kullanımı konusunda cesaret göstermelidirler. Teknolojiyi çalışanları ile ilgili bilgileri toplamada, analiz etmede, iletişimi sağlayan, stratejik bir platform olarak görmelidirler. İnsan kaynakları süreçleri ile ilgili yapılanları hem çalışanlara, hem de yönetime sunmak için çok iyi fırsat olduğunun farkına varmalıdırlar.
