Günümüzde evlerden çok işyerlerinde zaman geçiriyoruz. İş dünyasında öne çıkan “Ofis” kavramı, artık birçok sektörün hizmet verdiği, kendi konseptini kendi belirleyen, teknolojinin baş döndürücü hızıyla birlikte yeni çağın gereklerine hızla adapte olan, başlıbaşına bir iş alanı haline dönüştü.
“Ofis” kavramı; son yıllarda büyüme ivmesi yakalamış büyük bir sektör olarak karşımıza çıkıyor. Teknolojinin gelişmesi ve çeşitlenmesi, iş hayatının mobil hale gelmesi temelinde ortaya çıkan ihtiyaçlar, yeni ofis anlayışını da beraberinde getiriyor. Hızlı teknolojik gelişmeler tasarım ve işlevsellik yönünden, değişim kategorisinde ilk sırayı aldı. Şıklık ve kalite tercihlerde önemli bir faktör. İş dünyası farklı ve inovatif ofis gereçlerinin keşfi ve tercihi peşinde. Okuma-yazma gereçleri, aydınlatma sistemleri, bilgisayarlar ve yan aksesuarları, telefon, faks, fotokopi ve yazıcı işlevlerini birarada sunan e-mail de gönderebilen çok fonksiyonlu yazıcılar, serverlar, akıllı telefonlar v.s. gibi birçok donanım ve yazılımlara kadar çok geniş bir yelpazede bulunan ofis araç-gereçleri ofislerin vazgeçilmezleri. Telekomünikasyondan aydınlatmaya, ofis aksesuarlarından, yazılım, donanımlara, ofis mobilyalarına kadar birçok kalem; ofis ihtiyaçlarının devamlı değişenleri kategorisinde. Ofis araç gereçlerinde günümüz trendi; daha az yer kaplayan, birçok işlevi birarada sunan, ergonomik, kaliteli, şık, kolay kullanıma sahip inovatif ürünler.
Burada kilit sözcük: Mobil. Bilişimin gücünü arkasına alan mobil ürünler iş dünyasında her çalışana ve girişimciye müthiş bir özgürlük sağlıyor, 7 gün 24 saat çalışmaya olanak sağlıyor. Tatilde, seyahatte veya bir toplantıda da olsanız, akıllı telefonunuz, tabletiniz veya dizüstü bilgisayarınızla her istediğinizle yazılı, sözlü iletişime geçebiliyor, bilgi alışverişinde bulunabiliyor, önemli işlerinizi takip edebiliyorsunuz. Artık iş dünyasında herkes çok fonksiyonlu ürünler gibi birçok işi birarada yapabiliyor, daha verimli, daha kaliteli ve zamandan tasarruf ederek çalışıyor.
Bilişim teknolojisi ihtiyaçları
Sektörün tedarikçileri ise çok ve çeşitli. Ofis için üretilen son teknoloji her ürün sektörün hızla büyümesine ve hacminin artmasına katkı sağlıyor. Ofis ve gereçlerini üreten ve satan şirketlerin yanısıra bu tür ürünleri artık internet üzerinden de temin etmek mümkün. Bir ofisin mobilyasından aydınlatmasına, donanımlarına kadar birçok ihtiyacının yanısıra bilişim teknolojisi ihtiyacı da olmazsa olmaz. Günümüzde belli büyüklüğe ulaşmak isteyen her işletmenin en büyük ihtiyacı; bütünü görebilmek ve duruma hakim olabilmek. Bu noktada telekomünikasyon, ERP, CRM ve bulut bilişim kavramları öne çıkıyor. Yazılım sektöründe ipi ERP yazılımları ve bulut bilişim çözümleri göğüslüyor.
Telekomünikasyon: İletişim tüm ofislerin en büyük ihtiyaç kalemlerinden biri. Ofisin ve çalışanların bütün ihtiyaçlarını karşılayan bir telekomünikasyon şirketiyle çalışıyorsanız, işleriniz daha verimli, düşük maliyetle ve istediğiniz hızda, rahatlıkla ilerleyecektir. Bu noktada telekomünikasyon şirketlerinin, işletmelere özel, avantajlı çözümleri göz dolduruyor. Birçok indirimli pakette, internetten, SMS’e, dakikaya ve akıllı telefona kadar birçok avantaj sözkonusu.
ERP: Nakit yönetimi, etkin stok yönetimi, üretim planlama ve yönetimi, bütçeleme (satınalma, üretim, satış ve işçilik) yapabilme, personel performansı belirleme, maliyetlerin kontrolü ve etkin maliyet yönetimi, ürün, müşteri, bölge, ülke vb. kırılımlarda karlılık ve ciro analizi yapabilme, firma yönetim stratejisine yön verecek anahtar performans göstergelerinin izlenebilmesi, veri analizi ve sağlıklı karar verebilmenin sağlanması, tedarikçilerle ilişkileri düzenleyebilme ve yönetebilme, etkin müşteri yönetimi, üretim öncesi Ar-Ge süreçlerini yönetme olanaklarını sunuyor. Bu olanaklar, işletmenin daha düşük maliyetlerle daha verimli çalışmasını ve kurumsal bilgisine tam hakimiyetle geleceğini öngörebilmesini sağlıyor.
Bulut Bilişim: Bilgi ve iletişim teknolojilerinde gelinen son aşama; Bulut Bilişim. Güçlü ve yetkin bilişim şirketlerinin sunduğu yüksek teknolojiye sahip hizmetle bir ofisin ihtiyaç duyduğu tüm bilişim uygulamaları ‘Bulut’a emanet edilir, şirket hafifler. Şirketlere hız kazandıran, sermaye giderlerini, işletme giderlerine dönüştüren ‘Bulut’, şirketlere verimlilik, güvenlik ve maliyet avantajı sağlıyor.
Girişimcilere özel çözümler
Girişimci veya yeni kurulan şirketler için hazır ofisin ideal çözüm olması, aynı zamanda geçici çözüm olmasından kaynaklanıyor. Çünkü hazır ofis sistemleri genellikle girişimci ve yeni şirketleri, sektörlerinde kendilerine yer bulup büyümeye başlayana kadar ofis kurulum giderlerinden kurtarıyor, düşük maliyetiyle maliyet avantajı sağlıyor ve bu arada prestijli bir şirket adresi edinmelerini sağlıyor.
Yabancılar sektörü güçlendirdi: Türkiye’de hazır ofis sektöründe irili ufaklı yerli ve yabancı birçok şirket faaliyet gösteriyor. Yabancı firmaların yerli firmalardan farkı, prestijli binaları tercih etmelerinde yansıyor. Ayrıca yabancı hazır ofis şirketleri tecrübeleriyle yerli hazır ofis şirketleri için sektörde öğretici konumdalar. Yabancı hazır ofis şirketlerinin bir avantajı da dünyanın birçok yerindeki faaliyet alanlarında kullanım hakkı sunmalarına dayanıyor. Hazır ofis sektöründeki yerli oyuncularda son 3 yılda hızla büyüdü. Ofis plazaları arasında önemli bir rekabet ortaya çıktı ve özellikle 2014 yılı ilk yarısında hız kazandı. Hazır ofis taleplerinin büyük bir bölümü tüm projenin veya 8-10 katın birden kiralanması biçiminde yoğunlaşıyor. Bu da inşaat sektöründe yavaşlama olduğu durumda bile ofis plaza yatırımlarını canlı tutuyor.
Hazır Ofis Çözümleri: Mobilize iş hayatı çok fazla seyahat etmek demek. Bu durumda çalışma mekanları olarak ofisler darlaşmakta. Toplantılar, seminerler, konferanslar, bayi toplantıları gibi farklı organizasyonlar ofislerin içinde veya dışında iş insanlarını yakalıyor. İş insanları seyahat ettikleri ülkede veya şehirde ihtiyaçlarını tek elden karşılayan, yüksek kalite ve donanıma sahip, hizmeti en yüksek düzeyde veren, küçük de olsa kullanışlı, temiz çalışma alanlarına; ofislere ihtiyaç duyuyor. Bu ofislerde az sayıda çalışan olacağı için ofis boyutları da küçülüyor. Günlük hatta saatlik toplantı odası talep edildiğinde çözüm; proje bazlı oluyor veya kısa vadeli ofis ihtiyacının hemen karşılanması biçiminde geliyor.
Hazır ofis talebine yanıt çözümler; yatırımcıların tercih ettiği A sınıfı ofis plazalarında yeralan bazı hazır ofis sistemleri günlük, aylık ve yıllık kiralanabilmesi aynı zamanda temizlikten cateringe kadar, donanımdan toplantı ve konferans odalarına, güçlü internet altyapısına kadar A kalitede tüm ofis ihtiyaçlarının hazır bir şekilde müşteriye sunulması olarak şekilleniyor.
Sanal Ofis Hizmetleri: Sektörün bir diğer gelişme boyutu da sanal ofis ve sanal sekreterlik kullanımında ortaya çıkıyor. Bu da ihtiyaçtan doğuyor. Günümüzde birçok işletme daha hızlı, esnek ve düşük maliyetle çalışmak için sanal ofis ve sanal sekreterlik hizmetlerine ihtiyaç duyuyor. Ayrıca bu hizmetler yeni girişimciler için ‘ofisleri varmış’ gibi çalışma fırsatı yaratıyor.
Sanal ofis hizmetleri, sanal sekreterlik, iletişim adresi hizmeti, resmi adres hizmeti, posta-kargo yönetimi, toplantı odası kiralanması gibi alt hizmet dallarından oluşuyor.
Sanal ofis hizmetlerinin iki ayrı uygulama şekli var; biri sanal ofis ve sanal sekreterlik, diğeri ise ofis kiralama hizmeti veya büyük bir ofisi birden fazla kiracıya kiralama hizmeti oluyor.
“Home ofis” denilen şekilde evden çalışıyor veya mesainizi çoğunlukla ofis dışında (seyahatler, şantiye veya üretim sahaları, müşteri ziyaretleri, toplantılar, bayi ziyaretleri, tedarikçilerin denetimi) geçiriyorsanız sanal ofis sayesinde fiziksel bir ofis alanı olmadan ofisiniz olabiliyor. Böylece gelen çağrılarınız cevapsız kalmıyor, gelen posta ve kargolarınız kaybolmadan size teslim ediliyor.
Ofis mobilyaları
Ofis mobilyaları sektörü; ergonomik ve şık tasarımlarıyla birlikte değişen yeni trendlerle iş dünyasının karşısına çıkıyor. Türk ofis mobilyaları sektörü son yıllarda büyük bir gelişme göstererek dünya mobilya devleriyle rekabet edebilir hale geldi.
Ayrıca sektöre yeni bir ruh da geldi. Ofis mobilyaları bir kurumun kimliğinin, hedeflerinin, vizyonunun ve ilkelerinin insanların belleğinde yerleşmesinde etkin rol oynadığı için markalaşma süreçlerinin bir parçası olarak ele alınmaya başlandı.
Türkiye son yıllarda ofis mobilyaları sektöründe büyük yol aldı. Sektör dünyada 7., Avrupa’da 5. sıraya yükseldi. Sektör başarısı yenilikçi bir yönetim anlayışına dayanıyor. Sektörün sahip olduğu genç ve ileri teknoloji, kalite ve tasarımla birleşince umut veriyor.
Ofislere dış hizmet alımları
Ofislerin başka bir ihtiyacı da temizlik, yemek, güvenlik ve personel kaynağı. Günümüzde ofisler şirket içinde istihdam edilen tek bir personelle değil, profesyonel temizlik şirketleriyle yaptığı düzenli anlaşmalarla temizlik ihtiyaçlarını gideriyor. Bu da yeni bir iş alanı doğmasına sebep oldu. Aynı zamanda fabrikaların ve üretim alanlarının da temizliğiyle ilgili profesyonel bir bakış sözkonusu.
Ofislerde çalışanların yemek ihtiyaçlarını gidermek için birçok yöntem mevcut. Çalışan veya çalışanlar istihdam ederek bir mutfak oluşturmak bir seçenek olduğu gibi yalnızca öğlen yemekleri için catering hizmetlerinin yanısıra 7/24 çalışan şirketler için sabah kahvaltısı, ara öğünler ve akşam yemekleri ve özel şirket yemekleri de için de hizmet sunan catering firmaları mevcut. Bazı firmalar da çalışanlarına nakit yemek parası yerine birçok yerde geçerli kullanımı olan yemek kartları sunuyor.
Güvenlik elemanı ve güvenlik teçhizatları ihtiyacı da günümüz ofislerinin vazgeçilmezlerinden. Bu konuda profesyonel hizmet sunan firmalardan hizmet alımı da oldukça yaygın bir uygulama. Güvenlik kameralarından, alarm sistemlerine kadar her türlü teçhizatı üreten ve düzenli hizmet sağlayan firmalar ise hemen hemen her ofisin ihtiyacı.
Şirketler, ofislerinde ihtiyaç duydukları personeli de bu konuda profesyonel hizmet veren insan kaynağı firmalarıyla buluyor. Veya internet üzerinden iş arayanların özgeçmişlerini paylaştıkları internet siteleriyle çalışıyor. İş ilanlarını bu sitelerde paylaşıyor ve buradan çok daha fazla işbaşvurusu alabiliyor ve daha fazla kişi arasından seçim yapabiliyor.
Türkiye’de ve dünyada hızla büyüyen sektör; OFİS
Bunlar da ilginizi çekebilir