Güvenli, hızlı, ucuz, verimli, karlı; Elektronik Veri Değişimi (EDI)

Dijital dönüşümün baş döndürücü bir hıza ulaştığı günümüzde artık ‘Bilgi Çağı’ndayız. Bilgiye erişim, bilgiyi değerlendirip işletmenin birimlerine aktarabilme, işletmeler için en değerli unsurlardan biri haline geldi.
Bu sürecin en önemli girdisi ise; veri. İşletmelerin topladığı verilerin niteliği, bilgiye dönüştürülebilecek işlenebilir özelliği, hızlı ve ucuz yöntemlerle elde edilebilmesi, işletme verimliliği, rekabet avantajı ve günün sonunda “karlılık”  demek. Bu nedenle günümüz işletmeleri için Elektronik Veri Değişimi (EDI-Electronic Data Interchange) bir ihtiyaçtan çok, zorunluluk, olmazsa olmaz halini alıyor.
Verilerin güvenli, hızlı ve ucuz aktarılmasını sağlayan EDI’nin, firmanın doğru veri işlemesini, ticari anlaşmazlıkları azaltmasını, veriyi bilgiye dönüştürme sürecini hızlandırarak rekabet gücünü, iş ve üretim kalitesini, hızını ve verimliliği, dolayısıyla karlılığını artırmasını sağlar, sürdürülebilir olmasına katkı sunar.
Uzmanlara göre; dünyada elektronik ticaret işlemlerinin yüzde 85’i EDI kullanılarak gerçekleşiyor. EDI, “Ticari ve değerli iş dokümanlarını, hızlı, kolay, güvenilir ve güvenli bir şekilde iletmenin kabul edilen en iyi yöntemi” diye niteleniyor. İşletmeler, henüz Elektronik Veri Değişimi (EDI) yapamıyor veya yapmıyor olsa bile büyük ihtimalle ticari iş ortaklarının bazıları halihazırda EDI yapıyor.
Hemen kısa vadede sağlayacağı ekonomik faydaların yanı sıra EDI’nın ilk yatırım veya işletme maliyeti doğru partnerlere devredilerek oldukça düşük maliyetlerle gerçekleştirilebiliyor. EDI, iş akışındaki hızlanma ve hata oranındaki düşüş sebebiyle işletme maliyetlerini hızla aşağı çekiyor.

Elektronik Veri Değişimi (EDI-Electronic Data Interchange) nedir?
EDI (Elektronik Veri Değişimi-Electronic Data Interchange), “kağıt belgelerin kullanımı yerine iş belgelerinin elektronik ortamda şirketler arasında standart biçimde iletilmesi” olarak tanımlanıyor.
EDI sistemi, “işletmenin iç bilişim sistemlerinde oluşan verileri iş ortağının iç sistemleriyle çalışır hale getirerek kendisine iletmek ve aldığına emin olmak” demek. EDI, bir şirketten diğerine elektronik belge alışverişi standardı olarak kabul ediliyor. Böylece insan hatası ve evrak işlerinden tümüyle kurtulmak mümkün.
EDI, farklı bilişim platformlarına (donanım, yazılım, iletişim ortamı vs.) sahip firma ve kurumlar arasında veri aktarımını sağlama amacıyla 1980’li yılların başında Birleşmiş Milletler Örgütü bünyesinde kurulan komisyonların çalışmalarıyla oluşturulmuş normlardır. Bu normlar, verilerin biçimlendirilme standardı, veri iletişim altyapı ve protokolleri gibi çeşitli standartların bir araya getirilmesi ile ortaya çıkmış, ODETTE gibi organizasyonların yeni duyuruları ile güncelleniyor.

EDI’nın işletmelere sağladığı faydalar ve avantajlar
• Bilgilerin ve verilerin uluslararası standartlarda işlenmesi.
• Verilerin, güvenli, hızlı ve ucuz aktarılmasına olanak tanır.
• Verilerin bilgiye dönüştürülme sürecini hızlandırır.
• Bilişim ortamı bağımsızlığı sağlar.
• Bilgi giriş zamanının azaltır.
• Zaman sınırı olmaması (7/24).
• Hataları ve anlaşmazlıkların azaltır.
• Stoklar, idari ve lojistik giderler azalır.
• Ticari ilişkileri iyileştirir.
• Güvenli ortam oluşur.
• Kağıt, yazıcı, arşiv, posta masrafları tamamen biter.
• Bilgilerin manuel olarak işlenmesi gerekmediğinden personel giderlerini azaltır, hataları minumuma indirdiğinden kayıpları azaltır.
• Siparişlerin, irsaliye ve faturaların hızlı ve hatasız işlenmesini sağlar, sipariş kaçırılmaz.
• Sipariş işleme süresi kısalır, stok seviyesi düşer.
• Evrak işleri azalır, daha önemli işlere daha fazla zaman ayrılabilir.
• Maliyetleri düşürür, zaman tasarrufu sağlar, verimlilik, finansman gücü ve kalite, dolayısıyla karlılık artar, işletmenin sürdürülebilirliğini sağlar.

Firmalar EDI sürecini nasıl uyguluyor?
Dünyada iş yapma şekillerinden elde edilmiş en iyi uygulamalardan esinlenilen bir işten işe entegrasyonu olan Elektronik Veri Değişimi (EDI), oldukça kolay ve düşük maliyetli bir yatırımdır. EDI, seçilen EDI çözümünün türüne bağlı olarak neredeyse anında uygulanabilir. Bu standartlara hakim, deneyimli ve güvenilir bir iş ortağı ile firma içinde özel yatırımlar ve eğitimlere ihtiyaç duymadan hızlıca uygulanabilir hale gelinebilmesi mümkün. EDI sistemi, gelişen bir çözüm sistemi olarak düşünülebilir. İşletme büyüdükçe ve daha fazla ortakla ticaret yapmaya başladıkça, EDI sisteminin karmaşıklığı da artacaktır.
• Elektronik Veri Değişimi (EDI) uygulamaya başlamadan önce hangi dokümanları iletmek ve hangi dokümanları otomatik olarak almak istenildiğini karar verilmesi gerekiyor. Bu dokümanlar işletmenin müşterileriyle ve tedarikçileriyle farklılık gösterir.
• EDI uygulamaya 3 adımda başlanabilir:
1) Dokümanları belirlemek ve hazırlamak.
2) İlgili dokümanların EDI standartlarına çevrilmesi (mapping)
3) İletişim protokollerinin belirlenerek bağlantının kurulması ve iletime başlamak.

EDI, otomotiv, havacılık, perakende, lojistik, finans ve CPG (paketlenmiş tüketici ürünleri) sektörleri gibi neredeyse tüm büyük endüstrilerde kullanılıyor. Uzmanlar, Türkiye’de de özellikle perakende, üretim ve finans sektörlerinde oldukça yaygın kullanıldığını söylüyor.