Verilerin güvenli ve sürdürülebilir dijitalleşmesinin yolu; Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri

Pandemi ile birlikte iş yapış modellerinde; evden çalışma modeli ve uzaktan çalışma sistemleri başrole yükselirken; şirketlerin dijital dönüşüm süreçleri de dijital bir fırtınaya evrildi. Dijital dönüşüm şirketlerin ihtiyacı olmaktan çıkıp sürdürülebilirlikleri için neredeyse zorunluluk haline gelirken; şirket verilerinin, bilgi ve belgelerinin güvenliği, korunması ve sürdürülebilirliği noktasında yapay zeka gibi yeni nesil teknolojilerle temellenen ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’ dikkat çekiyor. Sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken işlem sürelerini saniyelere indirgiyor, şirkete güvenlik, esneklik, çeviklik, verimlilik ve minimum maliyetle tasarruf imkanı sağlıyor.
Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalar; kurumların ve şirketlerin, kurum içinde, kuruma gelişinde veya çıkışında kontrollü şekilde belgelerinin dağılımının yapılmasını, belgelerini en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayan sistemler.
‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’; dokümanlar, belgeler ve verileri dijital ortama taşıyarak, stok, kırtasiye, işgücü, verimlilik, güvenlik gibi birçok kaybın önüne geçilmesini, gelirin yüzde 25’i kadar tasarrufu, iş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarının otomatikleştirilmesini sağlıyor. Başarılı bir belge arşiv sistemi ile belgeye ve bilgiye erişim süresini olağanüstü ölçüde kısaltarak kurum veya şirket bürokrasisini robotik bir hıza ulaştırıyor.

‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’nin sağladığı faydalar ve yönetim işlevleri
Bir kurumda bilgi ve belgelerin yüzde 70’ten fazlası yapısal olmayan e-posta, MS-Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluşuyor. Çalışanların mesaisinin yüzde 40-60’ını belgeler ve yazışmalarla ilgili rutin işlemler alıyor. Bu işlemlerse işçilik maliyetlerinin ortalama yüzde 20-45’ine ve cironun da ortalama yüzde 12-15’ine eşit. Şirketlerin; ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’ çözümleri kullanmaları, müşteriler, tedarik zinciri, çalışanlar, üst yönetim dahil kurum dışı ve kurumiçi iletişimin daha etkin olabilmesi, yönetimlerin doğru ve stratejik karar verebilmesi, geriye dönük uygulamalara kolaylıkla ulaşabilmesi, kurumsal denetimin verimli yapılabilmesi, dokümanların, arşivin, bilgilerin, belgelerin, verilerin güvenli korunmasıyla kurumsal hafızanın korunması, şirket kültürünün sürdürülebilirliği, personel, kırtasiye, kurye, zaman vb. maliyetlerde tasarruf ve çevreye uyumun artırılması noktasında önem kazanıyor.
Dijitalleşme, hız, esneklik, çeviklik, akıllılık: İş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarını otomatikleştiriyor, işletmeye, hız, verimlilik, güvenlik, esneklik, çeviklik ve akıllılık, doküman ve arşiv yönetiminin tamamını dijital ortama taşıma, belgeler için bulut üzerinde kolay konfigürasyon ve anında kullanım, mobil uygulamayla ister bilgisayar ister mobil ve akıllı cihazlarla her an online erişim, yazılım ile e-posta entegrasyonu, depolama ihtiyaçlarını kurum altyapısına uyumlu hale getirme, yetki seviyesiyle yüksek veri ve doküman güvenliği, doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirme olanakları sağlıyor. Dokümanların sisteme giriş süresini kısaltır. Dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını, istenilen kriterlere göre aranılan dokümanın rahatça bulunmasını, performans takibinin kolayca izlenebilmesine, dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilmesine, dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılmasına olanak sunuyor.
‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’ ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur. Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur. Dokümanlar üzerinde yapılan değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir. Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokümanların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
Kağıtsız ofis: ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’, ‘Kağıtsız ofis’ ortamında; tüm elektronik ve taranmış dokümanları, belgeleri, verileri; bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebiliyor. Başka uygulamalarla konuşabilen Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri, başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesine de olanak tanıyor. Dosyalama: Düzenli bir şekilde dosyalanmasını ve saklanmasını sağlıyor.  Güvenlik: Bilgi, belge ve dokümanlar, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, kaybolmuyor, donanım arızalanması veya doğal afetlerden korunabiliyor. Onay süreçleri hızlanıyor, kimin hangi doküman, bilgi, belge, veri ve arşiv üzerinde çalıştığı belli oluyor.  Arama: Dokümanı arayıp bulmak ve arşivlemek kolaylaşıyor. Tasarruf: Zaman ve maliyet tasarrufu; donanım, yazılım, kargo, kağıt ve mürekkep maliyetlerinden tasarruf imkanı sunuyor.

Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri
Yapay Zeka (Al) / Nesnelerin İnterneti (IoT) / Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT) / OT/VT Teknolojileri / Robotik Süreç Otomasyonu (RPA-Robotic Process Automation) / Bulut Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut Bilişim Teknolojileri / KVKK Çözümleri / Siber Güvenlik / Gelen Evrak / Giden Evrak / Arşiv /   Doküman Yönetimi /  Doküman İş Akışı Çözümleri / Meta Veri Yönetimi / Versiyon Yönetimi / Gelişmiş Arama Yapma / Tam Metin İçeriği ile Arama Yapma / Şirket İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı Yapabilme / Akıllı Klasör Oluşturma / Ortak Çalışma Alanları Yaratma / Denetim Raporları / IOS ve Android Mobil Uygulama Üzerinden Doküman Yönetimi / Evrak Yönetim Sistemi / Evrak Depolama Sistemleri-EDS / İş Akışı Yönetim Sistemi / Arşiv Sistemi / Mesaj Yönetim Sistemi / İndeksleme Sistemi / Fatura Onay Süreç / İşçi ve Mavi Yaka Alımı / Satın Alma Süreci / Ajanda / Faks Yönetim Sistemi / Yeni Nesil Muhaberat.
Çözümleri seçerken dikkat edilmesi gerekenler: KVKK ve GDPR standardlarına; ulusal ve uluslararası veri koruma ve saklama ilkelerine uygun olmalı, denetlenebilmeli. Aranılan doküman, bilgi, belge ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her yerden her cihazdan erişilebilmeli. Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin erişememesi seçeneği olmalı. • OCR (Optik Karakter Tanıma), tam metin arama, otomatik ve akıllı indeksleme, başkaları ile paylaşma gibi özellikleri olmalı. Dokümanları açmak ve arşive ulaşmak için ekstra bir program gerektirmemeli.

‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’nin sunduğu imkanlar
• Her yerden erişim
• Hızlı belge önizleme
• Web erişimi
• Dahili PDF düzenleyici
• Harici klasör izleme
• Otomatik iş akışı
• Görev takibi merkezi
• Uzak ofis erişimi
• Dijital imza
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu
• Detaylı ve esnek belge profilleri
• Dahili ve toplu tarama arayüzü
• Otomatik e-posta arşivleme
• E-posta bildirimleri ve uyarıları
• Belge görev hatırlatmaları
• Tanımlanmış indeksler ile evrak arama
• Evrak içinde metin arama
• Arayüz özelleştirme
• Kontrollü sanal değişiklik
• Sürüm kontrolü
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
• OCR ile tam metin arama
• Faks entegrasyonu
• Elektronik imza entegrasyonu
• İşlem bazında yetkilendirme
• Kayıt bazında yetkilendirme
• Belge bazında yetkilendirme
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
• Detaylı raporlama.