Şirketler dikkat: Ağır para ve hapis cezaları var: Kişisel Verilerin Korunması

Kişisel verilerin korunması artık, şirketler için hayati önemde. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 24 Mart 2016 tarihinde TBMM’de (Türkiye Büyük Millet Meclisi) kabul edildi; 7 Nisan 2016 tarih ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı; tanınan uyum süresi de 31.12.2019’da sona erdi; kanundan doğan sorumluluklarımız ve haklarımız başladı. Bu süreçte şirketler, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) başvurup kayıt olmaları gerekiyor. Kişiel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) VERBİS’e kayıt süresinin uzatıldığını duyurdu. Bu anlamda 2020 şirketler için kritik ve çok dikkatli olunması gereken bir yıl. Okurlarımızı aydınlatmayı görev sayıyoruz.
Kişisel veri nedir?: Kanuna göre “kişisel veri”nin tanımı şöyle: “Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.”
Kanunun amacı: Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.
Kanunun kapsamı: Kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanacaktır.
Örneğin; müşterilerin, bayilerinin ve personellerinin adı, soyadı, cep telefonu, e-posta, TC kimlik numarası, adres, fotoğraf, kimlik fotokopisi ve benzeri diğer bilgilerini kaydeden ve işleyen şirketler bu kapsamdadır.
İşlenmesi yasak özel veriler: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri; ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Kanuna tabi şirketler: Aşağıdaki sektörlerden 50 ve üstü istihdamı olan şirketler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındadır;
• Oteller,
• Alışveriş merkezleri AVM’ler,
• Apartman Site Yönetim şirketleri,
• Müşteri sadakat kart uygulaması olan şirketler,
• Fabrikalar,
• Temizlik ve güvenlik personel hizmeti şirketleri,
• Satış ve pazarlama yapan şirketler,
• Ajanslar,
• Özel okullar ve üniversiteler,
• Hastaneler ve tıp merkezleri,
• E-ticaret kuruluşları,
• Bankalar,
• Ödeme ve elektronik para kuruluşları,
• Kargo şirketleri,
• Elektrik, su, doğalgaz, telefon, internet, uydu televizyon yayıncılığı abonelik sistemiyle çalışan kuruluşlar.

Bu ve benzeri şirketler sistemlerini mevzuata uyumlu hale getirmekle yükümlüdürler.

Kanuna uyum sürecinde yapılması gerekenler
VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16’ncı maddesi gereği, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Sicili’ne kaydolmak zorunda. Veri Sorumluları Sicili, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK) gözetiminde Başkanlık tarafından kamuya açık tutuluyor. Bu amaçla oluşturulan ve kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne, kayıt yükümlülüğü kapsamındaki veri sorumlularınca işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili bilgi girişi yapılması gerekiyor.
Başvuru formlarının Başkanlığa iletilmesi ile yeterli değil. İrtibat kişisi tarafından “Sicile kayıt” butonu ile giriş yapılarak bildirimin tamamlanması ve sistem üzerinden iletilmesi şart. Veri sorumlularının, önce VERBİS’e giriş yaparak başvuru formunu sistem üzerinden oluşturması ve bu formu Kuruma kargo / posta / elden iletilmesi veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) aracılığıyla iletmesi gerekli. Başvuru formunun iletilmesi üzerine Kurum tarafından kendisine iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS’e giriş yaparak bildirimi gerçekleştirmeli.
• Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğü, süresinde VERBİS’e kayıt olunmasının yanısıra VERBİS’e beyan edilen bilgilerin tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsayacak şekilde doğru, güncel ve güvenilir bilgilerin de beyan edilmesini kapsıyor.
• Kanunun 18’inci maddesinde öngörülen yaptırımlarla karşılaşmamak için Kurul tarafından belirlenen süre içerisinde kayıt yaptırmak şart.
• Kanuna uyum sürecini tamamlayıp VERBİS’e kaydolmak için 50 ve üstü çalışanı olan şirketler için süreler 1 numaralı tablodaki gibidir. Faaliyet ana konusu kişisel veri işlemek olmayan ve istihdamı 50’den az olan KOBİ’ler kanun kapsamı dışındadır.
Detaylı bilgi için: www.kvkk.gov.tr

Sorumlular: Yönetim Kurulu, Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarını ilgilendirmekle birlikte şirket bünyesinde çalışan hukuk müşavirleri, avukatlar, İnsan Kaynakları (İK) yöneticileri ve personeli, Bilgi İşlem Merkezi (IT) yöneticileri ve personeli, Halka İlişkiler Bölüm yöneticileri ve personeli, Satış ve Pazarlama Bölüm yöneticileri ve personeli, Risk, İç Denetim, Kalite, Uyum Bölüm yöneticileri.
Uygulanacak para cezaları: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndaki yükümlüklerine yerine getirmeyenlere verilecek idari para cezaları 2 numaralı tabloda gösterilmiştir.
Hapis cezaları: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndaki yükümlülüklerini yerine getirmeyenlere Türk Ceza Kanunu 135 ila 140’ıncı madde hükümleri kapsamında verilecek cezalar 3 numaralı tabloda görülmektedir.

Teknik ve idari tedbirler
• Yetki Matrisi
• Yetki Kontrol Erişim Logları
• Kullanıcı Hesap Yönetimi
• Ağ Güvenliği
• Uygulama Güvenliği
• Şifreleme
• Sızma Testi
• Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri
• Log Kayıtları
• Veri Maskeleme
• Veri Kaybı Önleme Yazılımları
• Yedekleme
• Güvenlik Duvarları
• Güncel Anti-Virüs Sistemleri
• Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme
• Anahtar Yönetimi
• İdari Tedbirler
• Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması
• Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.)
• Sözleşmeler (Veri Sorumlusu-Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu-Veri İşleyen Arasında)
• Gizlilik Taahhütnameleri
• Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler Risk Analizleri İş Sözleşmesi
• Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)
• Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)
• Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)
• Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) Bildirim.

Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR-General Data Protection Regulation)
Veri koruma mevzuatımız Avrupa Birliği (AB) ile uyum sürecinde şekilleniyor. Avrupa genelinde AB vatandaşlarının kişisel verilerini korumaya yönelik oluşturulmuş yönetmelik izlenmektedir. 25 Mayıs 2018 tarihinden itibaren Avrupa Birliği'ne üye ülkelerde yürürlüğe giren GDPR, Avrupa Birliği’ne üye ülkelerde büyük kurum ve kuruluşlarda var olan kişisel verilerin yönetmelikte belirtilen kurallar çerçevesinde güvenliğini sağlamaya ilişkindir.
GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) Avrupa Birliği sınırları içerisindeki vatandaşlarının kişisel verilerini barındıran bütün işletmeleri kapsar. Şirketin konumu Avrupa Birliği sınırları içerisinde bulunmasa dahi bu vatandaşların verilerini topladığı için yönetmelikten sorumlu tutulmaktadır.
Hiçbir kişisel veri, yönetmelikte belirtildiği şekilde yapılmadığı veya ilgili kişiden (kişisel veri sahibinden) açık bir onay almadığı sürece işlenemez. İlgili kişi bu izni istediği zaman iptal etme hakkına sahip olmaktadır. GDPR geçmişte saklanmış verileri de kapsamaktadır. Genel Veri Koruma Tüzüğü GDPR maddelerine uyum sağlamayan işletmeleri ciddi ceza ve yaptırımlar beklemektedir.
Kişisel veriler şunlardır:
• İsim, adres, kimlik numarası
• Konum, Ip adresi, cookie bilgileri vb. internet verileri
• Fiziksel görünüme ait veriler ve biyometrik veriler
• Irk köken bilgileri
• Siyasi görüş
• Tıbbi veriler vb.

Kullanıcı profili oluşturan forum siteleri, ürün satışı yapıp kullanıcı verileri kaydeden e-ticaret siteleri, yorum yapma izni veren wordpress sitesi vb. siteler GDPR’dan etkilenmektedir.
Püf noktaları:
• AB sınırları içerisinde yaşayan bireylerin verilerini işleyen şirketlerin nerde bulunduğu önemli değildir. AB’ye üye ülkelerin vatandaşlarının verilerini işleyen tüm işletmeler konumu ne olursa olsun bu yönetmelikten sorumludur.
• Yönetmeliğe uyumlu olmayan siteler için yüksek miktarlarda ceza kesilebilir.
• Kullanıcıdan kişisel verileri alınırken basit bir sistemle ve kolay anlaşılır bir şekilde onayı alınmalı ve iptali de bu şekilde gerçekleştirilmelidir.
• Şirketler için ihlal bildirimleri zorunlu tutulmaktadır.
• Kullanıcıların hangi verilerinin alındığına, nerelerde nasıl kullanıldığını, ne kadar süreyle tutulacağını bilme hakkına sahiptirler.
• Kullanıcılar kaydedilen verileri erişim hakkına ve verilerini güncelleme hakkına veya silme hakkına sahiptir. Veriler üstünde kısıtlama da getirebilirler.

İDARİ SUÇ                               PARA CEZASI
• Aydınlatma yükümlülüğünü      5.000-100.000 TL yerine getirmeyenler
• Veri güvenliğine ilişkin             15.000-1.000.000 TL yükümlülükleri yerine getirmeyenler
• Kurul tarafından verilen           25.000-1.000.000 TL kararları yerine getirmeyenler
• Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt  20.000 -1.000.000 TL ve bildirim yükümlülüğüne aykırı  hareket edenler

SUÇ  CEZA 
Kişisel verileri hukuka aykırı 1 yıldan 3 yıla hapis kaydetmek
Kişilerin siyasi, felsefi, dini görüşlerini,ırki kökenlerini, cinsel  yaşamlarını, sağlık durum ve 1.5-4.5 yıl hapis sendikal bağlantılarını rıza dışı kaydetmek.
Kişisel verileri, hukuka aykırı 2-4 yıl hapis olarak bir başkasına vermek
Süreleri geçmiş verileri 1-2 yıl hapis yoketmemek
Kamu görevini kullanarak Süreleri geçmiş verileri 1.5-3 yıl hapis yoketmemek
Veri Sorumluları Kayıt Yükümlülüğü
Başlangıç Tarihi Kayıt Yükümlülüğü
Son Tarihi Yıllık çalışan sayısı 50'den çok veya yıllık mali bilanço toplamı
25 milyon TL'den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 01.10.2018 30.06.2020 Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 01.10.2018 30.06.2020 Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri  VERBişleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları01.01.201930.09.2020Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları01.04.201931.12.2020