Pandemi’den sonra da kalıcı hale gelecek: Uzaktan Çalışma Sistemleri ve Donanımları

Dünyada ve Türkiye’de Pandemi ile birlikte iş dünyasının çalışma modeli değişti; ‘Uzaktan Çalışma’ ve ‘Hibrit Çalışma (haftanın belli günleri uzaktan, belli günleri ofisten)’ modelleri, trend haline geldi. Pandemi’de zorunluluk halini alan ‘Uzaktan Çalışma’ nedeniyle birçok çalışan ofis, fabrika veya işletmeye gitmek yerine ‘Uzaktan Çalışma Sistemleri ve Donanımları’nı kullanarak evden çalışıyor.
Pandemi’de evden/uzaktan çalışmaya yönelik teknolojiler, yazılımlar, donanımlar ve iletişim süreçleri de farklı bir boyut kazandı. Uzmanlar, tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de kullanımı hızla yaygınlaşan uzaktan çalışma modelinin Pandemi sonrasında da kalıcı hale geleceğini öngörüyor. Öyle ki ulusal ve uluslararası birçok şirket, ‘Uzaktan Çalışma Sistemleri ve Donanımları’ sayesinde çalışanlarının şirket merkezinin bulunduğu ülkenin dışında farklı ülkelerde çalışabilmesine de olanak tanımaya başladı.

Uzaktan çalışma kalıcı hale geliyor: McKinsey & Company’nin işletme ve ekonomi araştırma kolu olan McKinsey Global Enstitüsü’nün (MGI) hazırladığı ‘COVID-19 Sonrası İşimizin Geleceği’ raporuna göre; Pandemi nedeniyle kalıcı hale gelen uzaktan çalışmayla birlikte bağımsız çalışanların sayısında artış bekleniyor. Pandemi, tüketici davranışında ve iş süreçlerinde üç önemli değişim trendini (‘uzaktan çalışmanın yükselişi’, ‘e-ticaret-sanal etkileşimlerin daha fazla benimsenmesi’ ve ‘daha hızlı otomasyon-yapay zekâ teknolojileri’) hızlandırdı. MGI, şirketlerin hâlihazırda hibrit uzaktan çalışma modelleri tasarladığı gelişmiş ekonomilerdeki işçilerin, yaklaşık yüzde 20-25’inin işlerini çoğu zaman evden yapabileceğini tahmin ediyor. Ofisleri kullanan çalışan sayısındaki düşüş; toplu taşıma araçlarının, ofis bölgelerindeki restoranların mağazaların kullanım oranlarının da azalmasına neden olabilir. Bağımsız ve esnek çalışanların oranının artması bekleniyor. Sanal toplantıların, iş seyahatlerinin yüzde 20’sinin yerini alabileceği ve iş seyahatlerinin azalacağı öngörülüyor. Bu durum; restoranlar, oteller ve havayolları için zincirleme etkilere sahip olacak. E-ticaret ve sanal işlemler, büyümesini sürdürüyor. Otomasyon ve yapay zekânın daha da yükselmesi bekleniyor.

Pandemi’de her 4 işletmeden 3’ü uzaktan çalışma modeline geçti
Dell Technologies’in Akademetre ile işbirliğiyle Türkiye’de hayata geçirdiği araştırmaya göre; Pandemi’den önce uzaktan çalışma sistemiyle işlerini yürüten şirketlerin oranı yaklaşık yüzde 31 iken bu oran 2020 sonunda yüzde 76.8’e yükseldi. Uzaktan çalışma sistemine kalıcı olarak geçmeyi ve Pandemi’den sonra da devam ettirmeyi planlayan şirket sayısı azınlıkta, sisteme kalıcı olarak geçiş yapmayı düşünmediklerini söyleyen şirketlerin oranı yüzde 72. Şirketlerin ofislere geri dönme isteğinin altında yüzde 28 oranında veri gizliliği ve güvenliği konusundaki endişeler ve şirket içindeki uzmanlık eksikliği yatıyor.

Uzaktan ve hibrit çalışmanın Avrupa’daki işletmelere etkisi
Dynabook ve Walnut Unlimited işbirliğiyle gerçekleştirilen ‘The Hybrid Shift: Managing an increasingly remote workforce’ araştırmasına göre; uzaktan ve hibrit çalışmaya geçişle birlikte Avrupa’daki işletmelerin 3’te 2’si 2021 yılı BT harcamalarını artırıyor. Çalışanların 3’te 2’sinden fazlası (yüzde 67) Pandemi’nin sona ermesinden sonra evden veya sabit olmayan bir konumdan çalışmayı bekliyor. Şirketlere göre güvenli iletişim ve işbirliği araçları çalışanların üretkenliği açısından en önemli konulardan biri. Cihaz talebi artıyor; işletmelerin 3’te 2’si (yüzde 66) önümüzdeki bir yıl içinde uzaktan çalışma altyapılarına daha fazla dizüstü bilgisayar entegre etmeyi planlıyor.

Uzaktan çalışmanın faydaları
Çalışanlara yararları: Uzaktan çalışma sistemi, üretkenliği artırıyor, daha mutlu, daha az stresli bir iş-yaşam dengesi sunuyor. Yerelden ve/veya uzaklardan iş bulma imkanları genişliyor. Ofis çalışanlarına kıyasla daha fazla tasarruf sağlıyor. Beslenme giderlerini düşürüyor. Çocuklar için kreş giderini kaldırıyor.
İşverene yararları: Ofis kirası, ofis mobilyaları, aylık faturalar, yemek gibi maliyetler daralıyor. Çalıştırılacak işgücü havuzu (pazarı) büyüyor. İşyerinin zaman ve mekan bağımlılığını esnetiyor, zaman yönetimi işverene geçiyor. Nerede olursa olsun, en iyi çalışana ulaşmayı sağlıyor. Daha fazla ciro, iş tutkusu, iş tatmini, çalışan bağlılığı oluşturuyor. Fiziksel beyin göçünü azaltıyor. Ulaşım, ısıtma, soğutma gibi ofis binalarının neden olduğu CO2 emisyonlarını, gıda israfını azaltarak daha çevredostu bir şirkete sahip olunmasını sağlıyor.
Siber güvenliğe dikkat: Uzaktan çalışma modelinde şirketler açısından doğacak risklerin ortadan kaldırılması için çalışanların üstlenecekleri, başta gizlilik olmak üzere tüm yükümlülükler sözleşmeye bağlanmalı, teknik önlemler alınmalı. Uzaktan çalışma, mümkünse şirket tarafından sağlanan bilgisayar, telefon ve benzeri teknolojik araç gereçlerle yapılmalı, şirket bilgileri açısından güvenlik zafiyetlerine izin verilmemeli. Dışarıdan istenmeyen erişime karşı korumak için güvenilir bir VPN kurmalı, VPN olmadan harici ağlardan kurumsal kaynaklara olan bağlantılar yasaklanmalı. Kişisel e-postalar şirket içi yazışmalarda kullanılmamalı. Çalışanların kullanıcı hesaplarının tahmini zor parolalarla korunması sağlanmalı, parola değiştirme sıklığı arttırılmalı. Şirket sistemlerine erişimlerde ayrıcalıklı yetkilere sahip kullanıcı hesaplarının sayısı kısıtlanmalı. Şirket onaylı uygulamalar kullanılmalı. Online toplantılarda; toplantının bir bölümü yahut tamamına ilişkin katılımcıların rızası olmaksızın çeşitli vasıtalarla ses, video ve görüntü kaydı alınmasının, saklanmasının, ifşa edilmesinin ve bunların yapılmasına izin verilmesinin hukuki sorumluluğu unutulmamalı.

Uzaktan Çalışma Sistemleri, Donanımları ve Teknolojileri
Uzaktan çalışma teknolojik bir çözümdür, teknolojiye ihtiyaç alanları doğuracaktır. Özetle bu ihtiyaçlar şöyle: “İnternet bağlantısı yavaş olan hanelerin güçlü internet bağlantısı veya kablosuz ağ ekipmanı ile desteklenmesi, Wi-Fi alanının genişletilmesi, her yerden bağlanabilir güvenli bulut sistemleri, internet üzerinden toplantı ve eğitimleri gerçekleştirmek için kolay, hızlı, güvenli ve verimli Web Konferans Sistemleri, bayi, personel, tedarikçi, müşteri görüşmeleri, eğitimler, seminerler, toplantılar ve destek hizmetleri için çözümler, kullanılması gereken yazılımların uzaktan kullanılacak sistemlere kurulması, proje yönetim araçları, toplu iletişim yeteneğine sahip araçlar, iş süreçlerine göre yazılım seçimi.”

Uzaktan çalışma sistemleri, donanımları ve teknolojilerinden öne çıkanlar ise şöyle: Yapay Zeka (Al), Büyük Veri (Big Data), Nesnelerin İnterneti (IoT) / Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), Bulut Bilişim / Kenar Bilişim veya Sınır Bilişim (Edge Computing) / Sis Bilişim (Fog Computing), Sanal Gerçeklik (VR) teknolojileri, bilgisayarlar, akıllı telefonlar, akıllı cihazlar, akıllı ofisler, akıllı binalar, akıllı fabrikalar, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) teknolojileri, Uzaktan Çalışma Sistemleri, Web Konferans Sistemleri, Uzaktan Eğitim Uygulamaları, E-Learning / ELearning Platformları, Mobil Öğrenme, İnsan Kaynakları (İK) Yönetim ve Çözümleri / Bulut İK Çözümleri, Personel Takibi (PDKS) Personel Aktivite Takibi İzleme ve Performans Değerlendirme Yazılımı, Sanal Asistan, Uzak Bağlantı Masaüstü Uygulaması, İş Süreçleri Yönetim Platformu, projelerin ve ilgili dosya ve mesajların otomatik ayrıştırılması / proje yönetimi ve iletişimi bir arada sunan çözümler, Siber Güvenlik Çözümleri / Yüksek Veri Güvenliği, E-İmza ve Mobil İmza Çözümleri.

Uzaktan çalışma nedir?
Uzaktan çalışma; işçinin, işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında işini evinde veya teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesidir. Teknolojik temelli bir gelişmedir ve iş hukukumuza girmiş bulunmaktadır. Uzaktan çalışanlar, işyeri dışından çalışma hakkı haricinde emsalleriyle aynı haklara sahiptir ve işverenin sorumluluğu altındadır.