Güvenli, sürdürülebilir, hızlı, akıllı veri yönetimi için; Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri

Dijital fırtınanın yaşandığı veri çağında; şirketlerin fiziki ve dijital ortamda sahip olduğu doküman ve arşivlerin yönetimi ve buna ilişkin teknolojiler, şirketlerin verilerinin yönetilebilir olmasını sağlıyor. Şirketlerin verilerinin dijitalleşmesi ve korunması, güvenliğinin ve sürdürülebilirliğinin sağlanması, sıfır hata, ileri teknoloji, hız, esneklik, kalite, verimlilik artışı ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’ ile mümkün.
Gartner’ın araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutuyor, belgelerin yaklaşık %25’i yanlış yerlerde tutuluyor ve çalışanlar zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçiriyor. Bu yanlış çalışma yöntemi ise şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansıyor. Dokümanlar (belgeler), bilgiler ve verileri dijital ortama taşıyarak, stokçuluk, kırtasiyecilik bürokrasi ve yönetim ataletini dışarı atan ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’, hız, esneklik, çeviklik, kalite, verimlilik artışı, güvenlik ve gelirin yüzde 25’i kadar tasarruf sağlıyor. İş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarının otomatikleştirilmesini sağlayan bu teknolojileri, başarılı bir belge arşiv sistemi ile veriler, bilgiler, dokümanlar (belgeler) ve arşive; dolayısıyla bilgiye erişim süresini olağanüstü kısaltarak; kurum, kuruluş veya şirket bürokrasisini robotik bir hıza ulaştırıyor.
Uzaktan çalışma ve uzaktan çalışmayla ofisten çalışmayı harmanlayan hibrit çalışma modeli, artık iş dünyasının yeni çalışma modelleri haline gelirken; dijital dönüşen şirketlerin verilerinin, bilgi ve belgelerinin güvenliği, korunması, stratejik yönetimi ve sürdürülebilirliği; yapay zeka tabanlı yeni nesil teknolojilerle temellenen ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’ ile sağlanıyor.
Sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken işlem sürelerini saniyelere indirgiyor, şirkete esneklik, çeviklik, verimlilik, akıllılık ve minimum maliyetle tasarruf; veriler, bilgi, doküman ve arşive her yerden güvenli erişim imkanı sunuyor.
‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’, sayısal ortamdaki veri, bilgi ve dokümanların (belgelerin) organizasyonu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalar; kurumların ve şirketlerin, kurum içinde, kuruma gelişinde veya çıkışında kontrollü şekilde belgelerinin dağılımının yapılmasını, belgelerini en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayan sistemler. Detaylı raporlama ve veri analizi, dolayısıyla stratejik veri yönetimini kolaylaştıran ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’, şirketin karar alma ve yönetim mekanizmalarının işini kolaylaştırıyor.

‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’nin sunduğu imkanlar
• Her yerden erişim
• Hızlı belge önizleme
• Web erişimi
• Dahili PDF düzenleyici
• Harici klasör izleme
• Otomatik iş akışı
• Görev takibi merkezi
• Uzak ofis erişimi
• Dijital imza
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu
• Detaylı ve esnek belge profilleri
• Dahili ve toplu tarama arayüzü
• Otomatik e-posta arşivleme
• E-posta bildirimleri ve uyarıları
• Belge görev hatırlatmaları
• Tanımlanmış indeksler ile evrak arama
• Evrak içinde metin arama
• Arayüz özelleştirme
• Kontrollü sanal değişiklik
• Sürüm kontrolü
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
• OCR ile tam metin arama
• Faks entegrasyonu
• Elektronik imza entegrasyonu
• İşlem bazında yetkilendirme
• Kayıt bazında yetkilendirme
• Belge bazında yetkilendirme
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
• Detaylı raporlama.

‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’nin sağladığı faydalar
Bir kurumda veriler, bilgi ve belgelerin yüzde 70’ten fazlası yapısal olmayan e-posta, MS-Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluşuyor. Çalışanların mesaisinin yüzde 40-60’ını belgeler ve yazışmalarla ilgili rutin işlemler alıyor. Bu işlemlerse işçilik maliyetlerinin ortalama yüzde 20-45’ine ve cironun da ortalama yüzde 12-15’ine eşit.
Stratejik ve doğru karar verebilme: Şirketlerin; ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’ çözümleri kullanmaları, müşteriler, tedarik zinciri, çalışanlar, üst yönetim dahil kurum dışı ve kurumiçi iletişimin daha etkin olabilmesi, veri analizi ve raporlamanın kolaylaşması, yönetimlerin doğru ve stratejik karar verebilmesi, geriye dönük uygulamalara kolaylıkla ulaşabilmesi, kurumsal denetimin verimli yapılabilmesi, dokümanların, arşivin, bilgilerin, verilerin güvenli korunmasıyla kurumsal hafızanın korunması, şirket kültürünün sürdürülebilirliği, çalışanlar, kırtasiye, kurye, zaman vb. maliyetlerde tasarruf ve çevreye uyumun artırılmasında önem kazanıyor.
Dijitalleşme, esneklik, çeviklik, akıllılık: İş süreçlerini dijitalleştirerek, iş akışlarını otomatikleştiriyor, işletmeye, hız, verimlilik, güvenlik, esneklik, çeviklik ve akıllılık, doküman ve arşiv yönetiminin tamamını dijital ortama taşıma, belgeler için bulut üzerinde kolay konfigürasyon ve anında kullanım, mobil uygulamayla bilgisayardan veya akıllı cihazlardan (akıllı telefon, tablet, akıllı cihazlar) her an online erişim, yazılım ile e-posta entegrasyonu, depolama ihtiyaçlarını kurum altyapısına uyumlu hale getirme, yetki seviyesiyle yüksek veri ve doküman güvenliği, doküman ve arşiv yönetimini ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirme olanakları sunuyor. Veriler, bilgi ve belgelerin (dokümanların) sisteme giriş süresini kısaltıyor. Dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasına, istenilen kriterlere göre aranılan belgelerin rahatça bulunmasına, performans takibinin kolayca izlenebilmesine, dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilmesine, dokümanlara, verilere, bilgilere ve arşive sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılmasına olanak sunuyor.
Doküman paylaşımının takibi ve yetkilendirme: ‘Doküman ve Arşiv Yönetimi Teknolojileri’ ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur. Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur. Dokümanlar üzerinde yapılan değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir. Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokümanların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
Hız ve izlenebilirlik: Onay süreçleri hızlanıyor, kimin hangi doküman, bilgi, veri ve arşiv üzerinde çalıştığı belli oluyor.
Kağıtsız ofis: ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’, ‘kağıtsız ofis’ ortamında; tüm elektronik ve taranmış dokümanları, bilgileri ve verileri; bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebiliyor.
Başka uygulamalarla konuşabilme ve kolay entegrasyon: Başka uygulamalarla konuşabilen ‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’, başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesine de olanak tanıyor.
Dosyalama: Veriler, bilgi ve belgelerin düzenli bir şekilde dosyalanmasını ve saklanmasını sağlıyor.
Güvenlik: Veriler, bilgi ve dokümanlar, arşivler yanlışlıkla silinmiyor, kaybolmuyor, donanım arızalanması veya doğal afetlerden korunabiliyor.
Arama: Veri, bilgi ve dokümanı arayıp bulmak ve arşivlemek kolaylaşıyor.
Tasarruf: Zaman, maliyet ve işgücü tasarrufu; donanım, yazılım, kargo, kağıt ve mürekkep maliyetlerinden tasarruf imkanı sunuyor.

‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’nde öne çıkanlar
Yapay Zeka (Al), Makine Öğrenimi (ML-Machine Learning), İş Zekası (BI), Büyük Veri (Big Data), Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), OT/VT Teknolojileri, Giyilebilir Cihazlar, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA-Robotic Process Automation), Robotlar, Metaverse, Bulut Bilişim (Cloud Computing) ve Bulut Bilişim Teknolojileri, Sis Bilişim (Fog Computing), Uç Bilişim / Sınır Bilişim (Edge Computing), Mist Computing, Edge Veri Merkezi, Siber Güvenlik Teknolojileri, Yüksek Veri Güvenliği, KVKK Çözümleri, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), İş Akışı ve Süreç Yönetimi, Süreç Yönetim Sistemi, Gelen Evrak, Giden Evrak, Arşiv Yönetimi, Arşiv / Doküman Yönetimi, Arşiv Yönetim Sistemi, Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi, Bilgi ve Belge Yönetimi, Evrak Yönetimi, Doküman Yönetim Sistemi (DYS), Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri (DAYS), Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS), Doküman İş Akışı Çözümleri, Meta Veri Yönetimi, Versiyon Yönetimi, Gelişmiş Arama Yapma, Tam Metin İçeriği ile Arama Yapma,  Şirket İçi ve Şirket Dışı Doküman Paylaşımı Yapabilme,  Akıllı Klasör Oluşturma, Ortak Çalışma Alanları Yaratma, Denetim Raporları, IOS ve Android Mobil Uygulama Üzerinden Doküman Yönetimi, Evrak Yönetim Sistemi, Evrak Depolama Sistemleri-EDS, İş Akışı Yönetim Sistemi, Arşiv Sistemi, Mesaj Yönetim Sistemi, İndeksleme Sistemi, Fatura Onay Süreç, İşçi ve Mavi Yaka Alımı, Satın Alma Süreci, Ajanda, Faks Yönetim Sistemi, Yeni Nesil Muhaberat, İK Yönetimi Çözümleri, Kurum Kültürü Analizi, İş Süreçleri Yönetim Platformu, Personel Takibi (PDKS), Performans Değerlendirme Sistemi, Performans Yönetimi, Yetenek Yönetimi, Yetenek ve Performans Yönetimi, Raporlama, Bütçe Yönetimi, Personel Bilgi Sistemi, Personel / Beyi / Satış Ekibi Ödüllendirme, Kişisel Bilgi Yönetimi, Sağlık, Güvenlik ve Uyumluluk Yönetimi, Bordro Programı, Bulut Tabanlı Bordro Programı, Raporlama, Sadakat Programları, Sistem Yönetimi.

‘Doküman Yönetim Sistemi (DYS)’ nedir?
Sayısal ortamdaki veri, bilgi dokümanların (belgelerin) organizasyonunu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalar olan Doküman Yönetim Sistemi (DYS); “Kağıda aktarılmaya aday bilginin elektronik ortamda tutulup yönetilmesi” diye tanımlanıyor. Bir başka tanıma göre; “İş dosyalarını düzenlemek, güvenli hale getirmek, depolamak, dijitalleştirmek, arşivlemek ve etiketlemek için kullanılan bir belge yönetim sistemi, otomatik bir iş yazılımı çözümüdür.”

‘Arşiv Yönetim Sistemi’ nedir?
Arşiv Yönetim Sistemi; “Arşiv yönetimi, sistemi, tüm uygulamanın bakımı, kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna transfer edildikten sonra kayıtların elde edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınması ile ilgilidir” diye tanımlanıyor.

‘Doküman ve Arşiv Yönetimi’ süreçleri
Belge Yönetimi (Doküman Yönetimi) süreçleri: 1) Üretim-Dolaşım, 2) Dosyalama-Erişim Kullanım 3) Depolama-Koruma 4) Değerlendirme-Düzenleme.
Arşiv Yönetimi süreçleri: 1) Dosyalama, 2) Veri, Bilgi ve Belge Saklama, 3)Saklama Planları, 4) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi 5) Değerlendirme-Ayıklama-İmha 5)Arşiv Belgesi Devir İşlemleri.

‘Doküman-Arşiv Yönetimi ve Teknolojileri’ni seçerken dikkat edilmesi gerekenler
• KVKK ve GDPR standardlarına; ulusal ve uluslararası veri koruma ve saklama ilkelerine uygun olmalı, denetlenebilmeli.
• Aranılan doküman, bilgi, belge ve veriye hemen ulaşılabilmeli, her yerden her cihazdan erişilebilmeli.
• Güvenli arşivleme, izni olmayan kişilerin erişememesi seçeneği olmalı.
• OCR (Optik Karakter Tanıma), tam metin arama, otomatik ve akıllı indeksleme, başkaları ile paylaşma gibi özellikleri olmalı.
• Dokümanları açmak ve arşive ulaşmak için ekstra bir program gerektirmemeli, karmaşık olmamalı, kullanımı kolay, hızlı, pratik ve güvenli olmalı.