İnsan Kaynakları Bilişim Teknolojileri

Çalışanlar, şirketlerin, işletmelerin, kurumların, kuruluşların ve KOBİ’lerin özetle tüm organizasyonların paha biçilemez varlıkları. Dünyada iş hayatını yeniden şekillendiren Pandemi’de (Koronavirüs Salgını) şirketlerin gündemindeki en önemli konuların başında; ‘İnsan Kaynakları (İK) varlıklarını korumak, şirketin verimliliğini artırmak, İK varlığını ve dolayısıyla şirketin varlığını geleceğe güvenle taşıyabilmek’ geldi.

Pandemide hızlanan dijital dönüşüm fırtınasında şirketlerin ayakta kalmasının yolu; ‘İnsan Kaynakları Bilişim Teknolojileri’nden (İK Bilişim Teknolojileri)’ geçiyor. Bu dönemde İK varlığını korumak, verimli ve sürdürülebilir olmak isteyen şirketlerin başarısı; İK stratejilerini belirlemeleri, ‘İK Bilişim Teknolojileri’nde son teknoloji uygulamalar ve çözümlerle dijital dönüşebilmelerine bağlı.

Küresel salgın İK profesyonellerini kritik iş önceliklerine hızlıca yanıt vermeye, işgücündeki dalgalanmaları stratejik İK yönetimiyle ele almaya ve son teknoloji İK Bilişim Teknolojileri’ni etkin kullanmaya yöneltti. Y kuşağı ve Z Kuşağı çalışanlarını işe alma, yönetme, işgücü verimliliğini ve çalışan bağlılığını sağlama, stratejik İK kararları alma veya işten çıkarma noktasında ‘İK Bilişim Teknolojileri’ dikkat çekiyor.

İstihdam stratejilerini oluşturmaktan, planlamaya ve uygulamaya, işe alımdan, çıkarmaya, şirket kurum kültürünün geliştirilmesinden, insan kaynağının verimli kullanılmasına kadar birçok alanda çözüm üreten ‘İK Bilişim Teknolojileri’, özellikle Pandemide hızlanan dijital dönüşüme şirketleri entegre ediyor ve şirketlerin varlığını sürdürmesinde ve onları geleceğe taşımada öncü rol üstleniyor.

2021 yılında özellikle yapay zekâ ve bulut tabanlı İK teknolojileri, şirketleri güçlendirmek için kurumsal stratejileri formüle etmeye, uygulamaya ve çalışan katılımını iyileştirmeye yönlendirecek.

Pandemi ile birlikte en dikkat çeken trendlerden biri; şirketlerin, çalışanlarının Covid geçmişi ve durumunu takip etmek, bilgi sahibi olmak, bunun kayıtlarını tutmak ve durumu yönetmek istemesi. ‘Çalışan Covid geçirdi mi, en son ne zaman Covid geçirdi, şu an ki durumu nedir, şirket içinde Covid bulaş riski nedir?, şirket içerisinde çalışanlar arasında maske, mesafe ve temizlik kurallarına uyuluyor mu? Çalışanların kurallara uymasını nasıl takip edebilirim v.s. gibi soruları yanıtlayan ve bilgileri sağlayan ‘İK Bilişim Teknolojileri’ ile kurum içinde çalışanların sağlığını korumak ve sürdürülebilir bir sağlık yönetimi sağlamak mümkün olacak.

İK’nın yönetiminin amacı ve işlevleri
Şirketin ileri bir seviyeye kendini taşıyabilmesinde hayati önemdeki İK (İnsan Kaynakları), daha çok işe alım ve müşteri ilişkileri olarak algılansa da bir işletmenin tüm ilişkilerini kapsayan önemli bir iletişim birimi. İK’nın görev ve sorumluluğunda çalışanların işe başladıktan sonra da çalışma ortamlarının uygunluğunun sağlanması ve verimi arttırıcı aksiyonların alınması da var. Küresel marka olmada da önemli bir yere sahip İK, daha nitelikli personel çalıştırmayı, çalışanlardan, ürün ve hizmet üretiminde daha fazla verim almayı sağlıyor.

İK sürecinde sürdürülen faaliyetler
Çalışanların özlük ilişkilerinden sorumlu İK’nın görev ve sorumlulukları şöyle:
• İşe alım: İşe alımların yasalara uygun yapılmasını sağlamak.
• İK stratejileri geliştirmek, planlama ve yönetim.
• Çalışma ortamlarının uygunluğunun sağlanması ve sağlıklı iletişim: Çalışan ve yöneticiler arasında sağlıklı iletişimi sağlamak, çalışanların iş ortamındaki refah düzeylerinin artırılmasını sağlayarak işe motive etmek.
• Eşitlik, adalet, şeffaflık: Çalışanlar arasında eşitliğin sağlanması, iş veriminin artırılması için ücret ve diğer yan haklarda adil düzenlemeler yapmak ve bu konularda şeffaflığın sağlanması.
• Yetenek yönetimi: Çalışanların hangi alanlarda verimli çalışma elde edebileceklerini analiz etmek, işletmeye fayda sağlayacak niteliklerini inceleyerek çalışanın özelliklerine uygun pozisyonlarda görevlerin verilmesi, işgücünün daha etkin kullanımı konusunda çalışmalar yürütmek. Performans değerlendirmesi ve ölçümlemesi, çalışanlar ve çalışma süreci hakkında farklı raporlar, maaş bordrolarını hazırlamak, çalışma süreleri ve tatilleri planlamak.
• Şirketin uyarı, disiplin cezası gibi yaptırımlarının düzenlenmesi ve doğru bir ilerleyiş sağlanması.
• Kişi veya kişilerin işten çıkarılma sürecini de takip etmek.
• Verimi artırıcı faaliyetler; eğitim ve etkinlikler: Çalışanlar için mesleki eğitim, kişisel gelişim, psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarına ve iş alanlarının uygun hale getirilmesine yönelik çeşitli etkinlik ve eğitimler düzenlemek.
Müşterilerle şirket arasındaki iletişimin daha sağlıklı yapılmasını sağlamak, müşteri iletişimiyle bağlı şirketin gelir düzeyini artırıcı çalışmalar yapmak.
• Şirketin hedeflerine yönelik planlama yapmak, şirket çıkarlarının önde tutulması, finansal konular ve pazar payının artırılması için iletişim çalışmaları ve farklı iletişim stratejileri geliştirmek.
• İşletme, müşteri veya çalışanlar arasında sorunların çözülebilmesi için aracılık yapmak gibi birçok çalışma...

İK Bilgi Sistemi ve E- İnsan Kaynakları Yönetimi (E-İKY)
İK Bilgi Sistemi; “Bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, saklanması, korunması ve güncelleştirilmesi için sistematik bir süreçtir” diye tanımlanıyor.
İK Bilgi Sistemi, bir işletmenin insan kaynakları fonksiyonunun etkin biçimde işlemesine yardım etmek için işletmenin insan kaynaklarıyla ilgili bireysel ve tüm insan kaynakları faaliyetleriyle ilgili örgütsel verilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararlar verilmesine yardımcı olacak biçimde bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan bilgi sistemi. İşletmeler; bordro ve ödemeleri hazırlayan, personel kayıtlarının sürekliliğini sağlayan, işletme faaliyetlerindeki personelin analizini yapan personel bilgi sistemlerinden, insan kaynakları fonksiyonunun tamamını kapsayacak geliştirilmiş insan kaynakları bilgi sistemleri gibi farklı yapıda sistemler kullanıyor. İK Bilgi Sistemleri, İK tarafından kullanılan ve oluşturulan manuel ve otomatik verilerin parçalarının toplanması, kaydedilmesi, süreçlenmesi, saklanması, analiz edilmesi, yönetilmesi, yayılması ve iletişiminin sağlanmasını içeriyor. *
* Kaynakça: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Uzaktan Eğitim Merkezi Medya ve İletişim Önlisans Programı, İnsan Kaynakları Yönetimi, Öğretim Görevlisi Mustafa Öcal.

E-İnsan Kaynakları Yönetimi (E-İKY), “İnsan kaynakları departmanının fonksiyonlarına yerine getirebilmek için, bilgisayar sistemlerini, interaktif elektronik medyayı ve telekomünikasyon ağlarını kullanabilmek” olarak tanımlanıyor. *
* Kaynakça: Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Ana Bilim Dalı Yüksek Lisans Tezi, Metin Allahverdi, 2006.

İnsan Kaynakları (İK) nedir?
Kurum, kuruluş ve işletmenin ürün veya hizmet üretebilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakların başında gelen ‘İnsan Kaynakları (İK / Human Resources-HR)’; “Kurum, kuruluş ve işletmelerde gereken verimli işgücünün (insan kaynağı) sağlanması, organizasyondaki yeri ve görevlerinin planlanması, örgütlenmesi, yönetilmesi, eğitilmesi, yüksek performansla işlev görebilmesinin sağlanması, elde tutulması için yapılan çalışmalar ve bu konuda politikaların belirlenmesini üstlenen çok yönlü bir disiplin” olarak tanımlanıyor.

İnsan Kaynakları Yönetimi (Human Resources Management-HR Management); “İşe alımdan işten çıkarmaya, müşteri, işveren, çalışan ilişkilerinin ve birbirleriyle iletişiminin yönetilmesine, işgücünün ve şirketin verimliliğini artırmaya ve sürdürülebilirliğini sağlamaya kadar İK’nın bütün alanlarında şirketin planlanan geleceğine ulaşması için doğru ve problem çözücü adımların atılması” diye niteleniyor. Şirketlerin kurumsallaşma yolculuklarından verimli ve kaliteli üretime kadar her aşamada etkin rol oynayan İK Yönetimi, bir başka tanıma göre; “Şirketlerdeki işe alım, daha iyi insan kaynağı oluşturulması ve mevcut insan kaynağının verimli kullanılması için uygulanan yöntemler ve süreçler bütünü.”

İK Bilişim Teknolojileri’nin işletmelere faydalar
• Şirketin planlanan geleceğine ulaşması için doğru ve problem çözücü adımlar atılmasını, işin, işletmenin ve çalışanların verimliliğini, çalışan, işveren ve müşteri memnuniyeti ile mutluluğunu artırmayı, yetenek ve performans yönetimiyle çalışanlardan maksimum verimlilik alınmasını, daha iyi İK oluşturulmasını ve İK’nın verimli kullanımını sağlar.
• Şirketin sürdürülebilirliğini sağlamada öncü rol oynar, kurum kültürünün gelişimine katkıda bulunur.
• İşletmeye rekabet avantajı, hız, verimlilik, maliyet ve zaman tasarrufu sağlar.
• Çalışanların ve işyerinin sağlık takibini, işletme ürün ve hizmetlerinin güvenliğini sağlamaya yardımcı olur.
• Müşteri sadakatini, çalışan bağlılığını artırır.
• Dijital dönüşüm sürecinde dijital beceriler kazandırarak işletmeyi geleceğe hazırlar.
• Markalaşma yolundaki işletmeyi hedeflerine yakınlaştırır.

İK Bilişim Teknolojileri, Modülleri, Yazılımları, Çözümleri ve Uygulamaları
• Yapay Zeka (Al) ve İK teknolojisi
• Robotik İşleme Otomasyonu (RPA)
• Nesnelerin İnterneti (IoT)
• Makine Öğrenmesi, Derin Öğrenme
• Sensörler
• Yeni Nesil İK yazılımları
• İK yazılımları / HR (Human Resources) yazılımları
• İnsan Kaynakları Yönetimi (Human Resources Management-HR Management)
• Bulut İK Yazılımı / Bulut İK Programı
• Personel Takibi (PDKS) / Personel Bilgi Sistemi /Özlük Yönetimi / İşgücü Yönetimi / Kişisel Bilgi Yönetimi / Sosyal Tanıma / İK Yönetimi Analitikleri / İşe Alma, Seçme ve Yerleştirme / İK ve Organizasyon / İK Analizi ve İşgücü Planlaması/ Zaman ve Devamlılık Yönetimi / Zaman ve İzin Yönetimi / Online İzin Takip Yazılımı / Personel İzin Takip Programı / Ücret, Hak, İzin, Zimmet ve Harcırah Yönetimi / Bordro Programı / İK ve Bordro Hesaplama Yazılımı / Bulut Tabanlı Bordro Programı / Ücret Entegrasyonu / Kariyer Planlama Yönetimi /  Performans Değerlendirme Sistemi / Performans Yönetimi / Yetenek Yönetimi / Yetenek ve Performans Yönetimi / Başarı ve Gelişim Yönetimi / Personel Ödüllendirme / Bayi Ödüllendirme / Satış Ekibi Ödüllendirme / Satış Teşvik / Masraf Takibi / Bütçe Yönetimi / Personel Bütçesi
• Sağlık, Güvenlik ve Uyumluluk Yönetimi / İş Sağlığı
• Siber Güvenlik / Yüksek Veri Güvenliği
• İş İlişkileri Yönetimi /İş Süreçleri Yönetim Platformu / Sistem Yönetimi / Arşiv Yönetimi / Raporlama / Puantaj Takibi / Kurum Kültürü Analizi
• Sadakat Programı, Sadakat Programları / Müşteri Sadakat Programları / Son Kullanıcı Sadakat Programı, Mobil Sadakat Uygulamaları
• Eğitim Yönetimi /  Kurumsal Eğitim Yönetimi
• Liderlik ve Yetkinlik Gelişimi.