Güvenli, verimli, kaliteli, etkili iş ve süreç yönetimi için; İş Akış Yönetimi (WFM) ve İş Süreç Yönetimi (BPM)

Sürdürülebilir olmak ve kendilerini geleceğe taşımak isteyen işletmelerin gündeminin başköşesinde dijital dönüşüm yer alıyor. Pandemi, dijital dönüşüm sürecini hızlandırdı. Dijital dönüşümde bütün sistemlere entegre olabilme ve hizmet kalitesini artırma özelliğiyle ‘İş Akış Yönetimi (WFM-Workflow Management) ve İş Süreç Yönetimi (BPM-Business Process Management)’, kolay kullanım, verimlilik, verilere, bilgiye ve raporlara rahat ulaşım, doküman ve arşiv yönetimi özellikleriyle işletmelerin imdadına yetişiyor. İşletmelerde verimliliği ve karlılığı artırmanın en önemli bileşenlerinden biri de iş süreçlerini iyileştirmek.

İş akışını yeniden yapılandırmayı, işletme genelinde standartlaşmayı sağlayan WFM ve BPM, iş süreçlerini hızlandırıyor, yönetim kalitesini artırıyor. İşletmelerin güvenle yönetilmesini sağlayan, zaman ve maliyet tasarrufu kazandıran WFM ve BPM ile iş akışı ve sürecinin daha yalın ve sistemli hale gelmesiyle tüm çalışanların görev ve sorumlulukları netleşiyor, yapılması gereken işler kısa zamanda tamamlanıyor. Müşteri ilişkileri yönetiminden tedarik zinciri sürecine, finans yönetiminden dış ticarete kadar farklı alanlarda sürecin yönetilmesini sağlayan, departmanlar arasındaki iletişimi de hızlandıran WFM ve BPM ile üretim, planlama, lojistik, finans ve idari alanlardaki farklı süreçlerdeki ilerlemeler; tek noktadan, güvenli ve etkili şekilde takip edilebiliyor.

Uzmanlara göre; WFM sistemlerinde en önemli kriterlerden biri, ilgili tüm çalışanların yetkileri dahilinde kolayca kullanabileceği ve raporlama yapabileceği bir uygulama olmasıdır. Web üzerinde de çalışan bir çözümün tercih edilmesi, sisteme zamandan ve mekandan bağımsız erişilebilmesine imkan sunuyor. Ayrıca işletmedeki ERP ve benzeri sistemlerle entegrasyon imkanı da iş akış yönetimi sisteminin daha verimli çalışmasını sağlıyor. Uzmanlar, BPM sistemlerinin hızlı, esnek ve kolay şekilde süreçlerin modellenmesini hedeflediğini aktarıyor. BPM, süreçlerin kontrol altına alınması, işletmenin iş yapma biçimlerinin standartlaştırılması ve süreçlerin aksayan yanlarının tespit edilebilmesine olanak sağlayacak bir yapının sunulmasını amaçlıyor.

İş Akışı nedir?
İş akışı (Workflow), “herhangi bir kurum ya da kuruluşun ortaya koyduğu faaliyetlerin belirli bir düzen ve planlama içerisinde devam etmesini içerir. İş akışı, bir çalışmanın tanımlanan kurallarla belirlenen hedefe nasıl ve hangi aşamalardan geçerek gideceğine karar verildiği süreç otomasyonudur. Bu süreç algoritma şeklinde ilerleyerek belirli aşamalarda belirlenen aksiyonlarla şekillenir ve hedefini tamamlamayı amaçlar” diye tanımlanıyor.
İş Akışı türleri: Anlık (ad-hoc) iş akışları. Yapısal iş akışları. İdari iş akışları. Üretim / İşlem iş akışları.

WFM’nin özellikleri
Bir iş akışı yönetim sisteminin şu özelliklere sahip olması beklenir: Grafiksel bir iş akışı süreç tasarımcısı. Kullanımı kolay bir form oluşturucu arayüzü. Diğer platformlarla bağlantı kurmak için entegrasyon kanalları. İş akışı katılımcılarını uyarmak için özelleştirilebilir bildirimler. İşlem verilerini ölçmek için raporlar ve analitik özellikler.  Rol tabanlı erişim kontrolü. Kolay fiyatlandırma.

WFM ve BPM’nin işletmelere faydaları
• İş süreçlerinin oluşturulması, takip edilmesi ve sonuçlandırılmasını; özetle iş süreçlerinin yönetilmesini sağlayan WFM ve BPM, iş akışının ve iş süreçlerinin  daha hızlı ve verimli yönetilmesi olanağını sunuyor.
• WFM ve BPM işletmenin verimliliği ve karlılığını, iş süreç verimliliğini artırıyor.
• İş akışını yeniden yapılandırılıyor, işletme geneli ve iş süreçleri standart bir yapıya kavuşuyor.
• Hizmet, yönetim, doküman ve arşiv yönetiminin kalitesini artırıyor.
• Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesine olanak sunuyor.
• İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik ve iş akış sırasına uygun atanmasını sağlıyor.
• Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesine olanak sunuyor.
• İş akışının daha yalın ve sistemli hale gelmesiyle, tüm çalışanların görev ve sorumlulukları netleşir, yapılması gereken işler kısa zamanda tamamlanır. Bu da zaman ve maliyet tasarrufu kazandırıyor.
• Mobil cihazlar üzerinden kullanılabilmesi zaman ve mekandan bağımsız yönetim ve ayrıca kağıt tasarrufu sağlıyor.
• BPM; gelişmiş analitiği, etkinlik izlemeyi ve karar yönetimi yeteneklerini de bünyesine katarak hedeflenen iş sonuçlarına ulaşmak için kişileri, sistemleri, bilgi, belge, doküman, arşiv ve materyalleri koordine edebiliyor ve özellikle dijital dönüşüm stratejilerinin hızlandırılmasına ciddi katkı sunuyor.
• BPM çözümleri, süreç iyileştirmeyle organizasyon değerini artırıyor.
• Gelişmiş çalışan ve müşteri deneyimi, daha ölçülebilir süreçler, daha fazla şeffaflık sunuyor.

Kaynakça: https://bilisim.com.tr
Kaynakça: https://www.logo.com.tr
Kaynakça: https://www.ibm.com/tr
Kaynakça: https://kocsistem.com.tr

İş Akış Yönetimi (WFM) nedir?
İş Akış Yönetimi (WFM-Workflow Management), “İş akışının yönlendirmeden kontrole, dolayısıyla gözetime kadar tanımlaması ve planlamasıdır. İş akış yönetiminin görevleri; iş akışının modellenmesi, iş akışı işleminin yönlendirilmesi, iş akışı işleminin gözetim ve kontrolüdür. İş akış yönetim sistemi, iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran bir sistemdir. Orta ve büyük ölçekli işletmeler iş akış yönetimi sistemlerinden yararlanır” diye tanımlanıyor.

İş Süreç Yönetimi (BPM) nedir?
Gartner tarafından yapılan tanıma göre; “İş Süreç Yönetimi (BPM), iş stratejisi ve süreçlerini keşfetme, modelleme, analiz etme, ölçme, iyileştirme ve optimize etmeye yönelik yöntemler kullanır. BPM bütün olarak baştan sona süreci gözlemler, özellikle yinelenebilir olan süreçlere odaklanır. Süreçlerin sürekli olarak yeniden yapılandırılması sayesinde kuruluşlar genel olarak iş akışlarını sorunsuz hale getirebilir, bu da verimliliğin ve maliyet tasarruflarının artmasının önünü açar.”

Bir diğer tanım şöyle: “Varolan iş süreçlerinin tanımlanmasını, geliştirilmesini ve takip edilmesini sağlayan yönetim sistemi bütünüdür. Eldeki kaynakları maksimum verimle kullanmayı sağlar. İşletmelerin süreçlerinin modellenmesini, süreçlerin sistem üzerinden yönetilmesini, süreç performansının izlenmesini hedefleyen BPM, performans kriterlerinin belirlenmesiyle kişilerin performans takip işlemlerinin kolaylıkla yapılabilmesi olanağını sunuyor.”

BPM türleri: 3 temel türü vardır: Entegrasyon Odaklı. İnsan Odaklı ve Belge Odaklı.