Fabrikaların sessiz, hızlı, uygun maliyetli 7/24 yeni nesil çalışanları; RPA’lar

Sessiz, karanlık, soğuk, insansız üretim yapan akıllı fabrikalar demek olan Endüstri 4.0, artık gelecek vizyonu değil, günümüz gerçeği oldu. Akıllı fabrikalar ise robotlar, cobotlar, robot teknolojileri ve ‘Robotik Süreç Otomasyonu-RPA (Robotic Process Automation)’ ile şekilleniyor. Akıllı fabrika, üretim sürecinin her aşamasının 7/24 takip ve kontrol edilebildiği, oluşabilecek arızaların öngörülebildiği, ürün ve üretim sistemlerinin yüksek teknolojilerle entegre edildiği inovatif ürünler üreten, gelişmiş fonksiyonlara sahip fabrika demek. Robotlar, cobotlar, robot teknolojileri ve RPA’lar, işletmelere sürdürülebilirlik, rekabet avantajı, kesintisiz, esnek üretim, verimlilik, hız, kalite ve karlılık artışı sağlıyor.
Dijital dönüşüm ve Endüstri 4.0’ın en dikkat çeken robot teknolojisi ise; ‘Şirketlere ek sanal çalışma arkadaşı sağlayan teknoloji’ olarak da tanımlanan RPA’lar. İşletmelerde kendini tekrarlayan günlük görevler bulunuyor, belirli bir tarihte veya saatte verileri toplamak, bu verileri derleyerek belirli sonuçlara ulaşmak, ulaşılan sonuçları raporlamak ve ilgili kişilere ve yöneticilere iletmek gibi beyaz yakalı iş dünyasının monoton ama gerekli rutinleri mevcut. Bu verilerin tutulduğu, yenilerinin eklendiği yerler; uygulama, veritabanı ve dosyalar belirli. Küçük bir otomasyon adımıyla bu veriler toplanabiliyor, aynı veriler karşılaştırılarak, analiz edilerek istenilen formatta raporlar oluşturulabiliyor, ardından yine otomatik olarak ilgili kişilere e-posta veya farklı bir yolla iletilebiliyor. Tüm bu süreçler kendi içinde bir standarda sahip ve insan müdahalesine gerek kalmadan bir yazılım robotu tarafından idare edilebiliyor. Bu noktada devreye giren RPA, süreçlere uyumlu kurgulanarak tekrarlayan bu süreçleri çalışanlar yerine gerçekleştiriyor. RPA’lar, beyaz yakalı çalışanların üstündeki yükü alarak hem zaman tasarrufu sağlıyor hem de iş süreçlerini hızlandırarak işletmenin verimliliğini yükseltiyor.

Endüstrinin her alanında RPA: Tüm endüstriler ve tüm departmanlarda RPA kullanılabiliyor. Türkiye’de, otomasyon, robot, cobot ve robot teknolojileri ve RPA’ların en yaygın kullanım alanlarından bazıları ise şöyle: Otomotiv ve otomotiv yan sanayi, gıda, yiyecek ve içecek, havacılık, savunma, sağlık, sanayi-üretim, bankacılık, bankacılık dışı finansman, finans ve muhasebe, gayrimenkul, taşımacılık ve lojistik, makine, metal, beyaz eşya, yüksek hassasiyet gerektiren elektronik ve montaj, ambalaj. Yakın gelecekte ise hizmet, eğlence ve turizm sektörlerinde de kullanımının artacağı öngörülüyor.

Metaverse’te de RPA’lar
Uzmanlara göre 2022’nin teknoloji trendleri arasında en dikkat çekenlerinden biri de RPA’lar, doğal dil işleme ve akıllı belge işleme gibi teknolojiler. Bu teknolojiler kural tabanlı süreçleri otomatikleştirerek kuruluşların kaynaklarını stratejik işlerde etkin bir şekilde kullanmalarına yardımcı oluyor. Uzmanlar ‘Akıllı Robotik Otomasyon’un sıçramalarla büyüyeceğine inanıyor. Büyük, karmaşık ve pahalı robotların maliyetlerini karşılamayan küçük üreticiler, imalat endüstrisinde yeni nesil işbirlikçi robotlar, cobotlar ve RPA’lar ile daha etkin rekabet gücü kazanacak.
Robotların gelecekte uzay çalışmalarında da yaygın biçimde kullanılacağını öngören uzmanlar, bugün içinse Metaverse’in önemli bir parçası haline geleceğini kaydediyorlar. Robotlar ve özellikle RPA’ların fiziksel ve sanal dünyalar arasında köprü kurmak için kullanılabileceği öngörülüyor.
Dijital dönüşen ve Endüstri 4.0 yolculuğundaki her ölçekteki işletme, KOBİ’ler, girişimler, kurum, kuruluşlar, tekrarlanan görevlerden kurtulmak ve işgücünü daha verimli işlerde değerlendirmek, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak için yapay zeka destekli RPA’ları kullanıyor. RPA’lar, işgücünü taklit yeteneği ile çalışanların iş süreçlerinde yinelemeye dayalı görevlerini otomatikleştirerek ortaya çıkabilecek insan hatalarını önleyebildiği gibi, iş süreçlerine hız, verimlilik ve kalite kazandırıyor. Güvenilir, basit, akıllı ve ölçeklenebilir RPA’lar birçok işletmede kullanılıyor.
Dünya Ekonomik Forumu’nun (WEF) yayımladığı rapora göre; 2025 itibarıyla, tüm işyerlerindeki görevlerin yarısı makineler ve robotlar tarafından yapılacak. Uzmanlar, Yapay Zeka, Büyük Veri (Big Data), Nesnelerin İnterneti (IoT); Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), 5G gibi teknolojilerle birlikte daha fazla veri analisti, yazılım geliştiricisi ve sosyal medya uzmanı, müşteri hizmetleri gibi ‘farklı insan özellikleri’ne dayalı iş rollerinin ön plana çıkacağını, basit, kol gücüne dayalı rutin işlerin; veri girişi ve fabrika işçiliği gibi tekrar eden ve tehlikeli işlerin; yapay zeka destekli robotlar, cobotlar, robot teknolojileri ve RPA’lar tarafından yapılacağını, ve çalışanların daha değerli işlere odaklanması sağlanarak, iş yapış biçimlerinin hızla değişeceğini öngörüyor.

RPA süreçleri
RPA süreçleri adım adım ilerleyen bir çeşit zincirden oluşuyor. Öncelikli ve ilk adım, sürecin sağlıklı işlemesi için veri toplama. Sistemi devreye alma öncesinde toplanacak veriler için veri kaynağı ve hangi verilerin değerlendirileceği belirleniyor. RPA robotları, modern ve geleneksel pek çok uygulamadan veri alımı yapabiliyor. Bunlar arasında çeşitli web siteleri, portaller, veri tabanları, PDF, MS Excel, XML gibi formatlarla kaydedilmiş dosyalar bulunuyor.
RPA, verileri bir yerden alıp başka bir yere aktarmanın yanı sıra birden fazla kaynaktan veri toplayabiliyor, böylece çok daha kompleks bir yapıdan maksimum faydayı elde edecek bilgiler edinmeye yardımcı oluyor. Sürecin sağlıklı yürüyebilmesi için toplanan verilerin doğrulanması da gerekiyor. Robotlar bu aşamada da devreye girerek gerekli doğrulamayı sağlıyor. Bu doğrulama yeteneği yalnızca verinin kendisiyle sınırlı değil, örneğin; fotoğrafın da yüklendiği bir form üzerinde farklı kaynaklardan yapılacak ek bir doğrulama, işe alım gibi süreçlerde insan kaynaklarına artı değer olarak geri dönüyor. Sürecin bir sonraki aşamasında verinin işlenerek ilgili raporun hazırlanması yer alıyor. Robotların kurguya uygun şekilde gerçekleştirdiği bu uygulamanın ardından belirlenmiş formata uygun raporlar hazırlanıyor ve ilgili yetkililere gönderimi gerçekleştiriliyor.

RPA’nın işletmelere faydaları
• Hız ve zaman: Uygulandığı tüm süreçlerde, hız, verimlilik, kalite ile zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyor. Daha önce aynı süreçleri yöneten bir çalışanın verileri toplaması, değerlendirmesi, kontrolü, raporlaması ve gönderimi saatler alırken RPA robotları tüm bu süreci otomatize ederek ciddi ölçüde hızlandırıyor. Bir çalışandan daha hızlı görevlerine yerine getirebiliyor, zaman içinde durmadan, yavaşlamadan veya dikkati dağılmadan tutarlı bir şekilde çalışmaya devam edebiliyor.
• Değer elde edilmesi süresini kısaltıyor: Yeni otomasyon planları günler veya aylar yerine saatler içinde oluşturulabiliyor, test edilebiliyor ve devreye alınabiliyor.
• Veri değeri: İşletme sahip olduğu verileri daha etkin kullanmaya başlıyor, böylece verilerinin değeri artıyor.
• İnsan hatasını azaltıyor, çalışanları yinelenen görevlerden kurtarıyor: RPA kullanımıyla çalışanların yapabileceği yanlış veri girilmesi gibi olası hataların da önüne geçiliyor. Aynı verilerin birden çok sisteme girmesi sonucunda da ortaya çıkan kopyalama ve yapıştırma hatalarını tamamen ortadan kaldırıyor. Bir RPA robotu, çalışanları fazlasıyla yinelemeye dayalı, vakit alan, karmaşık ve manuel görevlerden kurtarıyor.
• Çalışan ve şirketin operasyonel verimliliği artıyor ve çalışanın rutin işler yerine daha inovatif çalışmalara vakit ayırmasına olanak sunuyor: RPA öncesi bu işlemlerle ilgilenen çalışan, işletmeye farklı alanlarda fayda sağlayabiliyor, farklı işlerle ilgilenebiliyor. Yinelenen görevler otomatikleştirilerek çalışanların iş yükü azaltılıp daha yüksek değerli işlere odaklanmaları, böylece çalışanların  ve şirketin operasyonel verimliliğinde önemli artış sağlanıyor.
• İşçilik maliyetleri, işçi sağlığı ve iş güvenliği açısından iş kazaları risklerini minimize etmeyi sağlıyor.
• Dijital dönüşüm: Mevcut uygulamaları iyileştiriyor veya ileride devreye alınacak dijital dönüşüm uygulamalarına zemin hazırlanıyor.
• Standartlar: RPA uygulanan tüm süreçler bir standart üzerinden işlemeye başlıyor. Bu da karşılaştırma ve ileriye yönelik daha doğru projeksiyonlar yapılmasına, stratejik adımlar atılmasına ve temelleri sağlam kararlar alınmasına yardımcı oluyor.
• RPA, satın alma, sipariş işleme ve ödemeleri otomatikleştirme, stok seviyelerini izleme ve gönderileri izleme gibi düzenli yapılan tüm işlemler için kullanılabiliyor.
• Verimi artırıyor: Müşteriler için daha yüksek değer sağlamak üzere otomatikleştirilmiş görevler saniyeler ve dakikalar içinde tamamlanabiliyor. Daha fazla esneklik, uyarlanabilirlik, modülerlik, özerklik, yüksek üretkenlik, yeni iş modellerinin oluşmasını; arızaların öngörülmesi ve anlık operatöre bildirilmesi, maliyet, verimlilik avantajı ve işgücünün efektif kullanılmasını sağlıyor.
• Kullanıcı dostu, düşük karbon ayak izi ile çevreci teknolojidir.
• Üretimde siber güvenlik ve güvenlik açıklarının yerinde çözülebilmesine olanak sunuyor.
• Üreticilerin ulusal ve küresel rekabet gücünü önemli ölçüde artırarak, düşük işgücü olan ülkelerdeki rakiplerini geride bırakmalarına, üretime ve daha fazla istihdama olanak tanıyor.

RPA Teknolojileri
Yapay Zeka, Yapay Zeka Mühendisliği, İş Zekası, Makine Öğrenmesi (Machine Learning), Derin Öğrenme (Deep Learning), Doğal Dil İşleme,  Görüntü İşleme, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), Akıllı Süreç Otomasyonu, Robotlar, Cobotlar, Yapay Zeka Tabanlı Sohbet Robotu (Chatbot), Chatbotlar ve Diyalogsal YZ, Arama Motoru ve Arama Asistanı, Büyük Veri (Big Data),  İş Analitiği, Büyük Veri ve İş Analitiği, Öngörü ve Veri Analitiği, Veri Merkezleri,  ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), PLM (Ürün Yaşam Döngüsü Yönetimi) , MES (Üretim Yönetim / Yürütme Sistemi), Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), OT/VT Teknolojileri, Optik Karakter Tanıma (OCR-Optical Character Recognition), Hiper Otomasyon / Optimizasyon, 5G Teknolojileri, Bulut Bilişim (Cloud Computing) Teknolojileri,  Sanal Gerçeklik Teknolojileri,  Otonom Araçlar / Dronelar, Endüstri 4.0, Akıllı Platformlar, Akıllı Araçlar, Akıllı Fabrikalar, Akıllı Ofisler,  Akıllı Binalar, Akıllı Şehirler, Siber Güvenlik ve Teknolojileri.

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) nedir?
RPA (Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu); “RPA; metaforik yazılım robotlarına (botlar) veya Yapay Zeka’ya (Al) / dijital işçilere dayalı bir iş süreci otomasyon teknolojisi biçimidir” diye tanımlanıyor.
Bir diğer tanıma göre; “Yapay Zeka (Artificial Intelligence-AI) ile yazılımın kullanımı ve daha önce insanlar için gerekli olan yüksek hacimli, tekrarlanabilir görevleri ele alan makine öğrenme yetenekleri. Bu görevler sorguları, hesaplamaları içerebiliyor. Kayıt ve işlemlerin bakımı, yazılım robotu veya botu olarak adlandırılan RPA teknolojisi, çeşitli ortamlarda önceden tanımlanmış pek çok görevi yapabiliyor. Bu robotlar, bir çalışanı taklit ederek, izin verilen uygulamalara girebiliyor, API’lerle bağlantı kurup hesaplamalar yapabiliyor, e-postaları kontrol edebiliyor, veri girebiliyor, fatura tutarı doğrulaması yaparak fatura kesebiliyor, görevleri hesaplıyor, tamamlıyor ve çıkış yapıyor.”
RPA; “Kuralları net olan, iyi tanımlanmış, manuel olan insan faaliyetlerinin bir kısmını veya tamamını otomatize etmek için kullanılan teknoloji” veya “Şirketlere ek sanal çalışma arkadaşı sağlayan teknoloji” diye de tanımlanıyor.
Bir başka tanıma göre ise; “Normalde bilgi çalışanları tarafından gerçekleştirilen, fazlasıyla yinelemeye dayalı rutin görevlerin otomatikleştirilmesi için yazılım robotlarının kullanılması.”

RPA nasıl çalışır?
RPA ile devreye alınan yazılım robotları tıpkı ‘bir insan gibi’ çalışıyor. Şirketin bir çalışanı gibi belirlenmiş saatlerde ilgili sistemlere, uygulamalara ve verilere erişiyor, tıpkı bir çalışan gibi bu verilerden çeşitli raporlar oluşturuyor ve bunları ilgili kişi veya sistemlere yönlendiriyor. Teknik açıdan bakıldığında ise RPA için hizmet alınan kurum, sürecin başında işletmeye uygun bir robot geliştiriyor. Bu robot, işletmenin mevcut iş akışlarında bir değişiklik yapmasına gerek kalmadan tamamen uyumlu bir şekilde görevleri üstleniyor ve rutin, tekrarlayan süreçlerin tamamlanmasını sağlıyor. Bunu yaparken de mesai saatlerinden bağımsız hareket edebiliyor, 7/24 çalışabiliyor. Robot, çalışırken yemek veya ihtiyaç molası verme ihtiyacı duymaz, tüm işlemleri tamamladıktan sonra bir sonraki günün görevleri için hazır bir şekilde saatini bekliyor. RPA ile çalışanlar ve yöneticiler, sabah mesailerine başladığında ilgili raporlar çoktan hazırlanmış oluyor, ekranlarında bulabiliyorlar.

RPA kullanım alanları
RPA’nın kullanılabilirliği için önemli olan hangi sektörde hangi işin yapıldığı değil, o işin düzenli, tekrarlayan süreçlere sahip olması. Muhasebe için günlük mutabakat, insan kaynakları için çalışanların işe giriş çıkış saatlerinin takibi veya bir market zincirinin stok takibi. RPA robotları sektör bağımsız her alanda kullanılabiliyor. RPA’nın kullanım alanları arasında; satış ve pazarlama, müşteri hizmetleri, hukuk, finans ve muhasebe, insan kaynakları, bilgi teknolojileri ve tedarik zinciri gibi çok sayıda bölüm yer alıyor. Her birim, RPA’yı onlarca farklı alt görev için devreye alabiliyor. Nokta atışı geliştirilen RPA robotları böylece maksimum faydaya giden yolu açıyor.