Dijital dönüşüm sürecinde Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri

Küresel Covid-19 Salgını, iş yaşamını kökten değiştirdi. Evden çalışma modelinin iş yaşamının vazgeçilmezleri arasına girmesiyle birlikte dijitalleşme ihtiyacı tüm işletmeler için çok daha fazla arttı. Şirket verilerinin, bilgi ve belgelerinin güvenliği, daha verimli ve hızlı çalışma noktasında ise şirketlerin imdadına yapay zeka gibi yeni nesil teknolojilerle temellenen Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri imdada yetişiyor. Sıfır hatayla işleyen yazılımlar, bilgiye hızlı erişimi sağlarken işlem sürelerini saniyelere indirgiyor.
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonu ve yönetimi için geliştirilmiş uygulamalardır; kurumların ve şirketlerin, kurum içinde, kuruma gelişinde veya çıkışında kontrollü şekilde belgelerinin dağılımının yapılmasını, belgelerini en etkin biçimde arşivlemelerini, yönetmelerini ve ihtiyaç duyduklarında hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayan sistemlerdir.
Dijital ortama geçirilen belgeler, stok, kırtasiye ve işgücü gibi birçok kaybın önüne geçen Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, başarılı bir belge arşiv sistemi ile belgeye ve bilgiye erişim süresini olağanüstü ölçüde kısaltarak kurum veya şirket bürokrasisini robotik bir hıza ulaştırıyor.

Sağladığı yönetim işlevleri
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri ile ‘Kağıtsız ofis’ ortamında dokümanların hızlı, kolay ve güvenli şekilde organizasyonu, yönetimi ve erişimi sağlanıyor.
Tüm elektronik ve taranmış dokümanları, bir kütüphane yapısı içinde dosya odaları, dosya dolapları ve klasörlerle organize edebiliyor. Bu yazılımlar, dokümanlarda okuma-yazma yetkilerini belirleyebiliyor, dokümanları onaylama veya bilgilendirme amacıyla dağıtabiliyor, aranılan dokümanların tüm versiyonlarına hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşmayı sağlıyor.

Teknoloji bileşenleri
Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri, iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır; şöyle:
• Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri,
• Elektronik Belge Yönetim Sistemleri,
• Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri.

Orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar, belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştiriliyor.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi’nin imkanları
• Her yerden erişim
• Hızlı belge önizleme
• Web erişimi
• Dahili PDF düzenleyici
• Harici klasör izleme
• Otomatik iş akışı
• Görev takibi merkezi
• Uzak ofis erişimi
• Dijital imza
• Versiyon kontrolü-Windows ve MS Office Entegrasyonu
• Detaylı ve esnek belge profilleri
• Dahili ve toplu tarama arayüzü
• Otomatik e-posta arşivleme
• E-posta bildirimleri ve uyarıları
• Belge görev hatırlatmaları
• Tanımlanmış indeksler ile evrak arama
• Evrak içinde metin arama
• Arayüz özelleştirme
• Kontrollü sanal değişiklik
• Sürüm kontrolü
• OCR/ICR/OMR/ Barkod okuma
• OCR ile tam metin arama
• Faks entegrasyonu
• Elektronik imza entegrasyonu
• İşlem bazında yetkilendirme
• Kayıt bazında yetkilendirme
• Belge bazında yetkilendirme
• Otomatik yedekleme ve geri yükleme
• Detaylı raporlama.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’nin faydaları
Bir kurumda bilgi ve belgelerin yüzde 70’den fazlası yapısal olmayan e-posta, MS-Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluşuyor. Çalışanların mesaisinin yüzde 40-60’ını belgeler ve yazışmalarla ilgili rutin işlemler alıyor. Bu işlemler ise işçilik maliyetlerinin ortalama yüzde 20-45’ine ve cironun da ortalama yüzde 12-15’ine eşit. İşletmelerin Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri çözümleri kullanmaları, tasarruf sağlamak, kurum içi iletişimin daha etkin olabilmesi, yönetimlerin doğru karar verebilmesi ve geriye dönük uygulamalara kolaylıkla ulaşabilmesi, kurumsal denetimi verimli yapabilmesi, kurumsal hafızanın korunması, personel, zaman, kırtasiye, kurye vb. maliyetlerde tasarruf ve çevreye uyumun artırılması noktasında önem kazanıyor.
• Dokümanların sisteme giriş süresini kısaltır.
• İstenilen kriterlere göre aranılan dokümanı rahatça bulmayı sağlar.
• Performans takibi kolayca izlenebilir.
• Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
• Dokümanlar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
• Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
• Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
• Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
• Dokümanlar üzerinde yapılan değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
• Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokümanların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
• Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokümanlara ulaşılabilir.

Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemleri’nin modülleri ve bileşenleri
• Gelen Evrak
• Giden Evrak
• Arşiv

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi yazılımlarında şu bileşenler de yer alabiliyor:
• Evrak Yönetim Sistemi
• İş Akışı Yönetim Sistemi
• Arşiv Sistemi
• Mesaj Yönetim Sistemi
• İndeksleme Sistemi
• Ajanda
• Faks Yönetim Sistemi.