Yeni Nesil Dış Kaynak Çözümleri: İnsan Kaynakları

Pandemi şirketlere yeniden yapılanma için fırsat yarattı. Salgın, afet gibi olağanüstü dönemlerde kuruluşların hızlı bir şekilde harekete geçerek kaynaklarını yeniden konumlandırması gerektiğini öğretti. Bizlerde yeni nesil dış kaynak uygulaması olarak İnsan Kaynakları süreçlerini avantaja çevirebiliriz.

Araştırmalara göre COVID pandemisi ve virüsün şekil değiştirmesi çalışanların endişe ve stres seviyesinde büyük artışa yol açtı. Şirketlerin çalışanlarının psikolojik ve fiziksel sağlığını izleme ve doğru aksiyonlarla desteklemelerinin önemi büyük rol almaktadır. Bunların takibi ve yönetimi olarak yeni nesil dış kaynak çözümü alternatiflerinden “İnsan Kaynakları” kendini ortaya koydu.

İnsan Kaynakları çok hızlı değişen koşullara yanıt verebilmek için anında veya çok hızlı bilgiye ihtiyaç duymaktalar. Bu kadar hızlı değişen, öngörülemez bir dünyada, liderlerin çalışanların ne düşündüğünü ne hissettiğini bilmesi büyük önem taşıyor. Onları doğru aksiyonlarla desteklemenin yolu da buradan geçiyor. Çalışanların, şirketin kendilerine mümkün olan en yüksek ilgiyi gösterdiğini bilmeleri çok önemli. Yönetim çalışanlarla yakından ilgilendiğini gösterdikçe ve bunu tekrarladıkça, içinde bulundukları fiziksel ve psikolojik koşullarla ilgili daha şeffaf ve açık olacaklardır. Tüm bu süreçleri insan kaynakları olarak tek çatı altında toplayıp yönetebilmesi için elektronik ortama geçiş sağlanmalı. Çözüm olarak İnsan Kaynakları Yönetim yazılımı kullanmalı.

Yazılımda başlıca olması gereken özellikler olarak; her bir şirketin organizasyon yapısı, organizasyondaki görev tanımları, ücretlendirme sistemleri, işe alım politikaları, norm kadroların oluşturulması, çalışanların eğitim gelişim süreçleri ve performans değerlendirme kriterlerinin ortak yapıda kurulması esas alınmalı. Kurulacak yapının yönetimi basit, anlaşılır ve şeffaf olmalı.

Çalışan bilgilerinin de yer aldığı şirketlere ait veriler, şirketin finansal değerlerde görünmeyen sermayesi gibidir. Bu veriler ne kadar anlamlı, anlaşılabilir, güncel, anlık erişilebilir hale gelirse şirkete katkısı o kadar çok olacaktır.

Bilgiyi baz alarak karar verme, iş performansını ölçerek geleceğe yönelik tahminler yapma ve rekabet avantajı elde etmek isteyen her şirket iş analitiğine önem vermeli. Bilgiler şirketteki çalışanların rolüne ve yetkisine göre güncel, analiz edilebilir ve raporlanır halde olmalı. Örneğin; bazı önemli analizi yapılacak bilgiler dashboard, bazıları anlık veya zamana bağlı hazırlanan raporlar şeklinde hazırlanabilir. Ya da raporlarda oluşacak şartlara bağlı olarak kişileri bilgilendirecek uyarılar olabilir.

Kritik pozisyonların değerlerini koruyarak devamlılığı, kurum strateji ve hedeflerini gerçekleştirebilmeleri için, önceden belirlenmiş yetenek unsurları çerçevesinde ihtiyaç duyulan insan kaynağının işe alınması, geliştirilmesi, elde tutulması ve yedeklenmesi planlanmalı.

Yapılan araştırmalara göre yeni bir çalışanın kuruma uyumu ve kurumu benimsemesi ilk altı ay içindeki sürecin yönetilmesi ile karar verdiği görülmüştür. Bu dönemde kişilerin kurumu ve yapacağı işi iyi anlaması için oryantasyon süreci belirlenmeli ve çalışanlar ile ilgili geri bildirim sistemi kurularak takibi yapılmalı.

İnsan kaynakları süreçlerinin dijital ortama taşınmasında çalışanlar ve yöneticiler süreçlere dahil edilmeli. Örneğin; kurulacak intranet ile çalışanlar kendilerine ait izinleri elektronik ortamda talep edebilmeli, yöneticilerine talepleri gitmeli, yöneticiler tarafından onaylanan izinler insan kaynaklarına departmanına yönlenmeli. Benzer şekilde deneme süresi dolmaya yaklaşan kişi ile ilgili deneme süresi formu ilgili yöneticiye otomatik gitmeli, yönetici çalışan ile ilgili görüşünü elektronik ortamda form olarak doldurduktan sonra sonuçlar insan kaynakları departmanına iletilmeli.

Pandemi şirketlere yeniden yapılanma için fırsat yarattı. Salgın, afet gibi olağanüstü dönemlerde kuruluşların hızlı bir şekilde harekete geçerek kaynaklarını yeniden konumlandırması gerektiğini öğretti. Bizlerde yeni nesil dış kaynak uygulaması olarak İnsan Kaynakları süreçlerini avantaja çevirebiliriz.