İnsan Kaynaklarında Teknoloji Kullanımı

Teknolojinin iş hayatında daha etkin kullanımı ile beraber, bilgiye her an, her yerden ulaşılacak altyapı oluşmuştur. Teknoloji, aynı zamanda “İnsan Kaynakları Yönetim” süreçlerinde katmadeğer yaratarak, daha etkin kullanımını sağlamaktadır.
Şirket strateji ve hedeflerine uygun insan kaynakları süreçleri geliştirilmeli ve otomasyon ile desteklenmelidir. Otomasyona taşırken kurumsal hafızayı oluşturmalı ve süreçler rakamlar ile ölçülecek hale getirilmelidir.
Bu bağlamda hızlı karar verebilmek için tüm bölümlerde oluşan çıktıların sayısal hale getirilmesi önem kazanmaktadır. Nasıl üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerde ay sonu rakamlar sayısal ise insan kaynaklarını etkin yönetmek için de değerleri sayısal hale getirmeliyiz. Ölçemediğiniz herhangi bir şeyi yönetemezsiniz.
Ayrıca teknolojinin kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmektedir. Örneğin; çalışanlarınıza ait bordro düzenleyecekseniz, personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile online olarak yapabilmektesiniz.
Teknoloji kullanarak dinamik yapıya ulaşmak isteyen organizasyonlarda “İnsan Kaynakları Yönetimi” çeşitli fonksiyonları (Personel idaresi, işe alımlar, performans değerlendirmesi, kariyer planlaması, ücret bordroları, personel bütçeleri) şirketlerin ihtiyaçlarına göre önem dereceleri değişmektedir.

Bu fonksiyonların uygulanmasında başlangıçta bir takım problemlerle karşılaşılmaktadır. Bunları kısaca ana başlıklar altında toplamak istersek;
- Organizasyon tanımının ortak olarak kullanılmaması (Şirketteki departman/bölüm/bölge/görev/ünvan/statü tanımlarının belirlenmesi)
- Aynı işlemin farklı kişiler tarafından birden fazla yapılması
- Yönetime sunulan raporların hızlı ve kolay bir şekilde hazırlanamaması
- Mevcut bilgilerin aynı anda birden fazla kişi tarafından paylaşılamaması
- Ücret bordrolarının kolay ve hızlı bir şekilde hazırlanamaması (hayat, sağlık sigortaları ve yemek ücretlerindeki vergi muafiyetinin uygulanamaması)
- Ücret artışlarının kolay ve hızlı simülasyonunun yapılamaması
- Hazırlanan personel bütçesi ile gerçekleşenlerin karşılaştırılamaması
- Yönetime anlık ve güncel bilgilerin verilememesi
- Dağıtık şirket yapısında bilgilerin konsolidasyonları
- Şirket içinde kullanılan kırtasiye ve evrakların hazırlanması
- Yurtdışından getirilen ve ülkemize adapte edilmeye çalışılan paket programların kullanımında yaşanan çeşitli problemler.

Yeni İş Kanunu’na göre 30 kişiden fazla çalışanı olan şirketlerin iş güvence kapsamında çalışanları ile ilgili eğitim takibi ve performans değerlendirme süreçlerini takip etmeleri gerekmektedir. Bu süreçleri hatasız ve kolay yönetebilmek için teknoloji büyük fayda sağlayacaktır. İnsan kaynakları süreçlerini teknolojiyi kullanarak elektronik ortama taşımaları bu anlamda katmadeğer yaratacaktır. Nasıl bir firma muhasebe kayıtlarının takibi için program kullanıyor ise çalışanlarının takibi ve insan kaynakları süreçleri için de yazılımlar kullanması gerekecektir.
Şirketlerde insan kaynakları bölümleri çalışanların işe girerken ilk gördükleri ve işten ayrılırken son gördükleri kişi olmamalıdır. Teknoloji yardımı ile “İnsan Kaynakları” bölümleri çalışanlarla ilgili bilgileri toplayarak ve üreterek kurumsal veri tabanı oluşturmalıdır. Bununla birlikte süreçleri sayısal olarak raporlayacak altyapıyı kurmalıdır. Etkin ve verimli insan kaynakları yönetimi ile günlük operasyon işlemlerinin azaldığı, stratejik insan kaynakları yönetiminin maksimum olduğu bir süreç hedeflenmelidir.