Dijital Arşiv (Dijital Sayısallaştırma)

Dijital dönüşüm kaçınılmaz bir süreç. Tüm dünyada dijital dönüşüm birçok kavramı içinde barındırıyor. Pandemi sürecinin dönüşümü hızlandırdığı bir gerçek ancak dijitalleşmeye zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak amacıyla daha önceden geçiş yapan birçok işletme bulunuyor. Dijitalleşme sürecinin bir ayağını da Dijital Arşiv oluşturuyor. Dosyaların ve belgelerin taranarak belli bir program dahilinde veritabanına aktarılmasına Dijital Arşiv diğer adıyla Sayısal Arşiv deniliyor.
Dijital Arşiv çözümünü, ağırlıklı kurumsal olarak nitelendirilen büyük ölçekli işletmeler tercih ediyor gibi gözükse de KOBİ tanımı içinde yer alan orta ölçekli işletmelerin gittikçe daha fazla bu hizmetten yararlandığı bir gerçek. Ve önümüzdeki dönem KOBİ’ler bu alanda ciddi bir tüketici olarak yerini alacak. Çünkü Dijital Arşiv hizmetinin sunduğu avantajlar yadsınamayacak nitelikte.
Arşiv süreci bazı kurumlar için kritik önemi sahip. Yasal yükümlülükler nedeniyle kurumlar belgelerini belirli süre için saklamak zorunda. Bu zorunluluk ise hem yer, hem insan kaynağı açısından ciddi maliyet getiriyor. Dolayısıyla firmaların bu zorunluluk karşısında sıkıntı yaşamaması için Dijital Arşiv modelinin kullanım alanları genişliyor. Kendi işine odaklanmak isteyen işletme, dış  kaynak olarak bu hizmetten yararlanabiliyor. Dijital Arşiv/Sayısal Arşiv hizmeti veren kurumların bir kısmı dijital hizmetin yanısıra son teknolojiyle donattığı mekanlarda fiziki arşiv sağlayacak altyapı imkanını da sunuyor.
Dijital Arşiv hizmeti veren kurumların ilk hizmeti elbette endüstriyel tarayıcılık. İşletmeler; JPEG, TIFF, GIF, PDF, AFP, Postscript gibi formatları destekleyerek arşivleme hizmeti sunuyor. Dijital arşivi tercih eden işletmeler ise istediği zamanda ve hızlı bir şekilde sözkonusu dokümanına ulaşıp, işlemini gerçekleştirebiliyor. Çünkü dijital arşiv hizmeti veren kurumlar; taradıkları dökümanı; isme, numaraya veya anahtar kelimeye dayalı arama sistemiyle konumlandırarak belgelere daha hızlı ulaşılmasını  mümkün hale getiriyor.
Dijital arşiv sistemi sadece şirketler bazında değil kağıt kullanımının olduğu her kurum ve kuruluşta önemli. Örneğin; ülkemizde arşivciliğin en eski kurumu olan yeni ismi Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı olan kurum; İstanbul ve Ankara’da Devlet Arşivleri bünyesinde faaliyet gösteren birimlerindeki 60 milyon belgeyi dijital ortama aktarmış durumda. Bu belgelerin 40 milyona yakını online olarak araştırmacıların hizmetine açıldı. İstenilen yerden internet bağlantısıyla bu belgelerden yararlanmak mümkün.
Burada küçük bir bilgi paylaşımında fayda var: Dijital Arşiv ile E-Arşiv aynı şey değil. Dijital Arşiv bir  depolama ve sıralama sistemi iken, en kısa tanımıyla; kesilen faturaların dijital ortamda gönderilmesine e-Arşiv deniyor.
Dijital arşivin avantajlar
• Dijital arşiv ile belgeler kolayca saklanıyor, kaybolmasının önüne geçilmiş olunuyor.
• Kağıtların fiziki ağırlığı ortadan kalkıyor.
• Yetkisiz erişim engellenebiliyor.
• Hızlı, kolay, istenilen yerden istenilen zamanda ilgili dökümana ulaşılabiliyor.
• Dijital arşiv uygulamasında depo vs. ihtiyacı ortadan kalkar.
• Bulut teknoloji sayesinde geniş depolama alanı kullanılır.
• Doğal afet, çalıntı gibi olumsuzluklar dijital arşiv sisteminde yaşanmaz.
• Depolama maliyetinden tasarruf sağlanır.
• İnsan kaynağı ihtiyacı kalmaz.
• Kağıt israfının önüne geçilmesiyle ağaçların kesilmesi önlenerek doğanın korunmasına katkı sağlanır.
• Şifreli giriş sağlanır.

E-Arşiv’de bir yıl doldu firmaların ilgisi artıyor
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğine göre faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda korunması, ibrazı ve raporlanmasına e-arşiv deniyor. Elektronik fatura türü olan e-arşivden yararlanmak için e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu bulunuyor.
E-Arşiv; kesilen tüm fatura ve irsaliyelerin dijital ortamda gönderilmesi ve korunması anlamına geliyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tebliğiyle 1 Ocak 2020’de kullanılmaya başlayan e-arşivde mükellef sayıları 1 Eylül 2020 itibariyle 281 bini aştı. 2019 ve 2020 yılında cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmaların 1 Temmuz 2021’de e- arşiv fatura sistemine geçmesi zorunlu.
E-arşiv uygulamasında temel söz sahibi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB). Standartların GİB tarafından belirlendiği uygulamada faturaların alıcı ve gönderici arasında güvenli bir şekilde ulaşması kritik önemde.
GİB’in tebliğine göre; e-Arşiv Fatura’dan 3 farklı yöntem ile fayda sağlanıyor: GİB’in sağladığı Portal üzerinden. Direkt entegrasyon ile: Kendi sunucularınız üzerinden GİB’e direkt entegre olarak. Özel entegratör aracılığı ile: GİB’den izin almış özel entegratör firmalar aracılığıyla.
Vergi Usul Kanunu (VUK) 509 hükümlerine göre e-arşiv kullanıcısı olmak için e-fatura kullanıcısı olma zorunluğu bulunuyor. E-Arşiv sistemi ile tüm faturalar e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve son kullanıcıya güvenli şekilde gönderilebiliyor.
GİB’in yayınladığı tebliğe göre brüt satışları 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-arşiv uygulamasını zorunlu olarak uygulamak zorunda. Ayrıca yine tebliğe göre e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarına kayıtlı olmayan mükelleflerce aynı günde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarının 50.000 TL’yi aşması halinde söz konusu faturaların 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren ücretsiz olarak sunulan e-Arşiv İnternet Portali (GİB PORTAL) üzerinden e-arşiv fatura olarak düzenlemek zorunlu. İnternet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler e-Arşiv Fatura Uygulaması’na Ocak 2020 tarihi itibariyle zorunlu. Kesilen faturanın elektronik olarak depolanması ve ibraz edilmesi ile raporlanmasını sağlayan e-arşiv uygulaması ile faturaların 10 yıla yakın korunması sağlanmış oluyor.

E-arşiv’in faydaları
• Şirkette kağıt ve zamandan tasarruf sağlanır.
• Fatura güvenli hale gelir.
• İnternetten kolay erişim sağlanır.
• Arşiv raporları kolay ve hızlı takip edilir.
• Fatura başına maliyet azalır.
• Muhasebe süreçleri hızlanır.
• Operasyonel yük minimal hale gelir.
• Veri güvenliği sağlanır.
• Uluslararası mevzuat uygulanır.