Riski azaltıp, karı artırarak, küçülerek büyümenin anahtarı; Dış Kaynak Kullanım Hizmetleri (Outsourcing)

Dijital dönüşüm fırtınası, pandemiyle birlikte şiddetlenirken; işletmeler artık sadece yurtiçinde değil, küreselde de rakipleriyle ciddi bir yarış halinde olduklarının bilincine varıyor. Bu farkındalık; küresel rekabette var olmak, verimliliklerini, karlılıklarını artırmak, hızla büyümek, sürdürülebilir olmak isteyen şirketleri, kendi uzmanlıkları dışındaki veya artık üretmedikleri mal ve hizmetlere ihtiyaç duyduklarında onları Dış Kaynak Kullanım Hizmetleri (Outsourcing) almaya yönlendiriyor.

Küresel rekabette öne çıkmak isteyen şirketler, iş süreçlerini, işletme politikalarını ve stratejilerini yeniden belirlerken; Dış Kaynak Kullanım Hizmetleri (Outsourcing) ile daha hızlı hareket imkanına kavuşuyor, ciddi maliyet avantajı, kendi işlerine, uzmanlıklarına daha fazla odaklanacak zaman tasarrufu sağlıyor. Dış Kaynak Kullanım Hizmetleri, şirketlerin tam uzmanlaşamadıkları konulardaki işlerini bu konuda uzmanlaşmış şirketlere devretmelerine ve onlardan hizmet almalarına olanak tanıyan bir yönetim stratejisi. Bu da işletmeye, sürdürülebilirlik, verimlilik, karlılık, zaman ve maliyet tasarrufu, küçülerek büyüyebilmek, inovasyon ve teknolojik gelişmede hızlanma gibi kritik avantajlar kazandırıyor.

Dış kaynak kullanımı, bir organizasyonun belirli bir sürecinin sorumluluğunu başka bir tedarikçi veya kaynağa aktardığı durumlarda ortaya çıkıyor. Dış kaynak kullanımında önemli nokta sorumluluğun yanında yetkinin de veriliyor olması. Dış kaynak kullanımının avantajlarından biri, işletmenin temel faaliyetlerine odaklanabilmesi ve uzmanlık alanı olmayan konuları da uzmanlaşmış farklı organizasyonlara devredebilmesi.

Dış kaynak kullanımında dikkat edilmesi gerekenler: Dış kaynak kullanımına geçmeden önce iç kaynakların ayrıntılarıyla gözden geçirilmesi, açık alanın tespit edilmesi gereklidir. Mevcut durumun analiz edilmesi ve ihtiyacın net saptanması gerekir. Planlama ve hazırlık çalışmalarında her bir olası gider tek tek hesaplanmalı, dış kaynak kullanılacak işlerin detayları kalem kalem belirtilmelidir.
Dış kaynak kullanımının sınırları net çizilmelidir; ‘outsourcing’in kapsama alanı belli olmalı, maliyet hesabı titizlikle yapılmalıdır. Kontrat oluşturulurken her bir madde üzerinde titizlikle durulmalı, aksama olmaması için birkaç kontrol aşamasından geçilmelidir.

Dış kaynak kullanımının temel amaçları nelerdir?
Dış Kaynak Kullanımı Hizmetleri (Outsourcing) işletmeler tarafından sıkça tercih edilen bir yönetim modeli olarak kabul görüyor. İşletmeler açısından karı artırmak, masrafları düşürmek, daha büyük piyasalara açılabilmek, kaliteyi yükseltmek gibi avantajları beraberinde getiriyor. Dış Kaynak Kullanımı’nın temel amaçları şöyle:
• Daha verimli, daha karlı, daha az maliyetli, daha esnek ve daha uzun ömürlü bir işletme oluşturmak için işletmenin temel yeteneği olan fonksiyonun dışındaki bütün faaliyetlerin, mal ve hizmetlerin dışarıdan, konusunda uzman başka bir işletmeden sağlanması,
• Esnekliği, kaliteyi, rekabet gücünü artırmak,
• Büyümek, daha büyük piyasalara açılabilmek, küresel rekabette öne geçmek,
• Masrafları ve maliyetleri düşürmek, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak,
• Temel yeteneklere odaklanmak, temel yetenekleri geliştirmek, işletmenin temel yeteneği dışındaki faaliyetlerin devredilmesi, uzmanlık gerektiren işlerin dışarıdan alınması,
• İşletmede fiziksel küçülme sağlanarak, küçülerek büyümek, karı ve verimliliği maksimize etmek.

Dış kaynak kullanımının firmalara sağladığı avantajlar nelerdir?
• İşletmeler temel faaliyetlerine daha fazla odaklanabiliyor, temel yeteneklerini daha fazla geliştirmeye zaman ayırabiliyor.
• İşletmeye hız, esneklik, çeviklik kazandırıyor.
• Teknoloji kullanımında rekabet avantajı sunuyor.
• Riski azaltıyor, işlem maliyetini düşürmeyi, maliyetleri azaltmayı, kaliteyi, verimliliği, esnekliği, kontrolü ve denetimi artırmayı, ilgili tedarikçinin uzmanlık, yatırım ve yaratıcılık gücünden yararlanmayı sağlıyor. Sabit maliyetleri değişken maliyetler haline dönüştürüyor.
• Pazara tepki hızını yükseltmeye olanak sunuyor.
• Temel yetenekleri geliştirmeyi, kaynak transferini gerçekleştirmeyi, personel esnekliği sağlıyor.
• Küçülerek iç departmanlar üzerinde etkinliği artırmaya, küçülerek büyümeye yardımcı oluyor.
• İşletme, dış kaynak kullanımıyla daha akıllı, küçük, hızlı, esnek ve atak bir yapıya dönüşebiliyor, bu dönüşüm çalışanlar arasında çok hızlı iletişim, işbirliği ve yaratıcılık kültürünün daha da gelişmesini sağlıyor.
• Sonrasında işletmenin daha hızlı büyümesine, inovasyon faaliyetlerine odaklanmasına yardımcı oluyor.
• İşlere daha iyi odaklanılmayı, performansı artırmayı sağlıyor.
• Mal, hizmet kalitesini ve kapasite kullanımını artıyor.
• İşletme yönetiminin, süreç yerine daha çok sonuç üzerinde yoğunlaşabilmesine olanak tanıyor.

Dış kaynak kullanımı işletmelerin temel faaliyetlerini nasıl etkiler?
• Özel iş problemlerinin çözümüne yardımcı oluyor, teknoloji avantajı sunuyor.
• Finansal kaynak yetersizlikleri, yetersiz iş yönetimi ve çalışan sayısının azaltılmasını, personel esnekliğini sağlıyor.
• İşletmenin temel yeteneğinin daha fazla gelişimine yardımcı oluyor, işletme daha fazla asıl işine odaklanabiliyor.
• İşletme daha fazla hız, esneklik, çeviklik kazanıyor. Maliyetleri azaltmayı, kaliteyi, verimliliği artırmayı, süreç yenilemeyi, riski azaltmayı sağlıyor.
• Yeniden büyük ölçekli bir yapılanmaya, küçülerek büyümeye olanak sunuyor.
• Stratejik ilişkiler kurmaya yardımcı oluyor.
• Daha az sermaye ve yönetim zamanı ile tedarikçi hizmeti sağlanıyor. Alıcılar, tedarikçi iş ortakları arasında iyi ilişkiler kurmayı, çok sayıda satıcılarla çalışmak yerine, uzun vadeli hizmet sağlayıcılar inşa ederek daha küçük şirketlere entegre olmaya olanak tanıyor.
• Riski dağıtarak ve paylaştırarak, riskin azaltılmasını sağlıyor.
• Mal, hizmet kalitesini ve kapasite kullanımını artıyor, temel (öz) yeteneklerle stratejik faaliyet alanlarına odaklanma ve bu yetenekleri geliştirme olanağı sunuyor.
• Yenilik getirmek için dayanışma oluşmasını, yeniden işletmeye odaklanılmasını sağlarken; dış kaynak kullanarak işleri uzmanlarına yaptırmak, inovasyon için işletmeye zaman ve maliyet avantajı, yeni pazarlar oluşturarak yeni ürünler üretmek olanağı sağlıyor.
• Yeni pazarlama kanalları oluşmasına yardımcı oluyor, pazara daha hızlı yeniliklerle girebilmeye olanaklı hale getiriyor, küresel pazarlarda yeni yerler kazanmayı, yerel pazar fırsatlarını kaçırmadan oluşturmaya yardımcı oluyor.
• Şirketin geleceği için yeni yatırım yapmayı ve vasıflı bir yönetim kurmayı sağlıyor.

Kaynakça: https://tr.wikipedia.org
https://blog.logo.com.tr
https://www.manpower.com.tr
https://www.tuhis.org.tr/ İşletmelerde Dış Kaynaklardan Yararlanma Yönteminin Organizasyon Yapısı ile Çalışma İlişkilerine Etkileri, Yrd.Doç.Dr. Gökhan Ofluoğlu, Şeyda Doğan.
https://dergipark.org.tr/ ABMYO Dergisi Sayı 41-2016 / Dış Kaynak Kullanım Nedenleri ve Uygulamaları, Nevin Aydın
//acikerisim.baskent.edu.tr/ Başkent Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı İşletme Yönetimi Yüksek Lisans Programı, Dış Kaynak Kullanımının Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Üzerine Etkisi Yüksek Lisans Tezi, 2017, Gizem Aydoğdu.

Dış Kaynak Kullanım Alanları
Dünyada dış kaynak kullanım alanları şöyle sıralanıyor:
• Kayıt yönetimi ve arşiv depolama
• İnsan kaynakları yönetimi (seçme-yerleştirme, eğitim, ücretlendirme, performans değerlendirme, danışmanlık, kariyer yönetimi, insan kaynakları bilgi sistemi vb.)
• Bilgi teknolojisi (bakım, onarım, eğitim, uygulama, yazılımı geliştirme vb.)
• Müşteri hizmetleri (bilgi sistemleri, saha hizmetleri, telefonla müşteri hizmetleri vb.)
• Muhasebe-finans (bordrolama, vergilendirme, satın alma ve genel muhasebe işlemleri)
• Lojistik-nakliye (ambarlama, postalama-dağıtım, bilgi sistemleri ve operasyonlar)
• İdari işler (yazılı dokümanlar, dosyalar, fotokopi vb.)
• Satış-pazarlama (tele-pazarlama, reklâm)
• Yemek, personel taşımacılığı, güvenlik, temizlik ve otomobil kiralama hizmetleri
• Üretim ve emlak yöntemleri
• Tesis yönetimi (işletme, bakım, onarım).

Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) ve Dış Kaynak Kullanım Stratejisi nedir?
Bir tanıma göre; “Bazı mal ya da hizmetleri, bir sözleşme kapsamında organizasyonun dışındaki bir kaynaktan sağlama” bir başka tanıma göre; “En basit haliyle daha önce şirket içinde üretilen bir mal ya da hizmetin dışarıdan tedarik edilmesidir.” Bir diğer tanıma göre ise; “Şirketin devamlılık arz eden bazı içsel faaliyetlerini ve karar haklarını, bir anlaşmaya bağlı olarak, dışarıdaki tedarikçi firma veya firmalara devretmesi” olarak ifade ediliyor.Bir başka tanım da şöyle: “Dış kaynak kullanımı, şirketlerin temel yetkinlikleriyle ilgili olmayan faaliyetlerini o konularda uzmanlaşmış işletmeler aracılığıyla gerekli kalite standartlarına uygun biçimde gerçekleştirmelerini; kendilerine rekabet avantajı sunan ana faaliyetlerine odaklanmalarını sağlayan bir yönetim stratejisidir.”
Dış kaynak kullanımıyla ilgili pek çok yönetim yöntemi buluyor. Bu yöntemler; “temel (öz) yeteneklere ve stratejik faaliyetlere odaklanma, küçülme (downsizing), yalın örgüt (lean organization), şebeke (ağ) örgütler (network organization), kıyaslama (benchmarking) ve değişim mühendisliği (re-engineering)” olarak sıralanıyor.