Daha hızlı, veri odaklı, kolay, güvenli, kaliteli, verimli, esnek, çevik; İş Akışı ve RPA Çözümleri ile daha ‘akıllı’ şirketler

Sürdürülebilirliğin anahtarı; dijital ve yeşil dönüşüm. İş dünyası, 2023’te olduğu gibi 2024’te de dijital dönüşüm fırtınasına tutulmaya ve Endüstri 4.0 yolculuğuna devam edecek. Büyük ölçekli şirketlerden KOBİ’lere her ölçekteki şirket, işletme, kurum, kuruluş ve organizasyon; yapay zeka, ChatGPT, üretken yapay zeka, robot teknolojileri gibi yeni nesil teknolojilerle şekillenen dijital dönüşüm ve Endüstri 4.0 yolculuğunda iş süreçlerini; ‘İş Akışı ve RPA Çözümleri’ ile dijitalleştiriyor, otomatikleştiriyor, verimliliklerini, karlılıklarını artırıyor, hataları azaltıyor ve rekabet avantajı kazanıyor. Daha hızlı, veri odaklı, kolay yönetilebilir, güvenli, kaliteli, verimli, esnek, çevik oluyor, özetle; daha ‘akıllı’ ve geleceğe daha hazır hale geliyor.
Şirketlerde, verimliliği ve karlılığı artırmanın en önemli bileşenlerinden bazıları da iş süreçlerini iyileştirmek, daha hızlı, verimli, esnek, çevik hale getirmek, sürekli, hızlı ve yeni nesil teknolojilerle gelişim, insan hatasını en aza indirmek için tüm süreçleri otomatikleştirmek, doküman ve arşiv yönetimi, bilgiye ve raporlara rahat ulaşım, tek noktadan, güvenli, stratejik yönetim. Uzmanlar, bu ihtiyaçlara yanıt verebilen yapay zeka ile zenginleştirilmiş ‘İş Akışı ve RPA Çözümleri’ni, ‘şirketlere ek sanal çalışma arkadaşı sağlayan teknoloji’ olarak da tanımlıyor.
Karanlık, sessiz, hızlı, verimli, çevik, esnek ve kişiselleştirilmiş üretim yapabilen, 7/24 çalışabilen, geleceğin ‘akıllı’ fabrikaları ve işletmelerinin temel bileşenlerinden biri de ‘İş Akışı ve RPA Çözümleri’. ‘Akıllı’ fabrikaların ve işletmelerin sessiz, hızlı, uygun maliyetli 7/24 yeni nesil çalışanları artık; yapay zekalı RPA’lar.
‘Bir işin belirli adımlarını veya süreçlerini tanımlayan ve yöneten bir sistem’ olan ‘İş Akışı’, genellikle belirli bir işin nasıl yapılacağını adım adım gösteren, iş verimliliğini artıran, hataları azaltan, kaynakları, insanları ve sistemleri, süreçleri entegre eden bir yapı sağlıyor. Tekrarlayan görevleri ve işlemleri otomatize etmek için kullanılan bir teknoloji olan RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), yazılım robotları veya botlar aracılığıyla insan kullanıcısının etkileşimini taklit ederek sistemler arasında bilgi alışverişi, veri girişi yapabiliyor ve belirli görevleri gerçekleştirebiliyor.
Metaverse’te de RPA: Tüm endüstriler ve tüm departmanlarda otomosyan, robot, cobot, robot teknolojileri ve RPA’lar kullanılabiliyor. Uzmanlar, ‘Akıllı Robotik Otomasyonu’nun sıçramalarla büyüyeceğine inanıyor. Büyük, karmaşık ve pahalı robotların maliyetlerini karşılamayan küçük üreticiler, imalat endüstrisinde yeni nesil işbirlikçi robotlar, cobotlar ve RPA’lar ile daha etkin rekabet gücü kazanacak. Robotların gelecekte uzay çalışmalarında da yaygın kullanılacağını öngören uzmanlar, bugünse Metaverse’in önemli bir parçası haline geleceğini, özellikle RPA’ların fiziksel ve sanal dünyalar arasında köprü kurmak için kullanılabileceği öngörüyor. Güvenilir, basit, akıllı ve ölçeklenebilir RPA’lar birçok işletmede kullanılıyor.
‘İş Akışı ve RPA Çözümleri’, birlikte iş süreçlerini daha otomatik hale getiriyor. Örneğin; bir iş akışı içinde, belirli adımları otomatize etmek için RPA kullanılabiliyor, böylece insan müdahalesi azaltılarak, daha hızlı ve daha doğru sonuçlar elde edilmesi sağlanıyor, ortaya çıkabilecek insan hataları önlenebiliyor. RPA, özellikle rutin, tekrarlayan ve düşük değerli işlerde kullanılarak insan kaynaklarını daha stratejik görevlere yönlendirmeye de yardımcı oluyor. İş Akışı ve RPA Çözümleri, dijital dönüşümü ve yapay zeka entegrasyonunu, esnek çalışma modellerinin uygulanmasını, kişiselleştirilmiş müşteri deneyimini, e-ticareti, dijital pazarlamayı, sürdürülebilirlik ve toplumsal sorumluluk çalışmalarını, blockchain (blokzincir) ve kripto para gibi yeni nesil teknolojilerin kullanımını daha da kolaylaştırıyor.

İş Akışı ve RPA Çözümleri’nde trendler
• Yapay Zeka Destekli RPA: Daha karmaşık işlevler ve kararlar alınabiliyor, iş akışı ve süreçlerde daha fazla akıl ve esneklik sağlıyor.
• Yapay Zeka (AI) Entegrasyonu: İş Akışı ve RPA sistemleri, yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojileriyle entegre edilerek daha akıllı ve özelleştirilmiş çözümler sunuyor. Sistemler daha karmaşık kararlar alabiliyor, öğrenebiliyor, süreçleri daha iyi optimize edebiliyor.
• Entegrasyon ve Uyum: Sistemler arası entegrasyon ve farklı platformlarla uyum sağlama yeteneği, yeni nesil İş Akışı ve RPA Çözümleri’nde önemli bir trend.
• İnsan-Robot İşbirliği (Hibrit Otomasyon)
• Analitik ve Veri Odaklılık
• Hiperotomasyon (HyperAutomation): İş Akışı ve RPA, diğer otomasyon teknolojileriyle birleşerek hiperotomasyon kavramını oluşturuyor. İşletmelerin süreçlerini daha kapsamlı ve otomatik hale getirme süreci olan hiperotomasyon, geleneksel iş süreçlerini otomasyon, yapay zeka, makine öğrenimi ve diğer dijital teknolojilerle birleştirerek, iş süreçlerini daha akıllı ve etkili hale getiriyor.
• Otonom Otomasyon: İş Akışı ve RPA Çözümleri’nin, belirli kriterler doğrultusunda tamamen otomatik olarak çalışabilme yeteneği, iş süreçlerinde daha az insan müdahalesi gerektiren bir yapı oluşturuyor.
• Uçtan Uca Otomasyon: Geniş kapsamlı ve kompleks iş akışlarını ele almayı sağlıyor.
• Hassas Süreç Otomasyonu: Daha önce insan müdahalesi gerektiren karmaşık süreçlerin otomatikleştirilmesini sağlıyor.
• Geçici Otomasyon ve Duruma Uyarlanabilirlik
• İşbirlikçi Otomasyon
• Proaktif Otomasyon ve Öngörü Analitiği: İleri analitik tekniklerin kullanımıyla, RPA’nın proaktif bir şekilde süreçleri yönlendirmesi ve gelecekteki ihtiyaçları öngörmesi sağlanıyor.
• Sürekli İzleme ve Optimizasyon: Süreçlerin sürekli izlenmesi ve verilerin analiz edilerek sürekli iyileştirme döngüsü oluşturulması, İş Akışı ve RPA Çözümleri’nde önemli bir trend.
• Sürekli İyileştirme ve Ölçeklenebilirlik: İş Akışı ve RPA Çözümleri, sürekli iyileştirme ve ölçeklenebilirlik için tasarlanıyor. Böylece süreçler sürekli optimize edilebiliyor, büyüme veya değişen ihtiyaçlara uyum sağlanabiliyor.
• Sürekli Öğrenen Sistemler: İş Akışı ve RPA Çözümleri, sürekli veri analizi ve öğrenme üzerine odaklanarak, süreçlerini sürekli olarak iyileştirme kapasitesine sahip.
• Hibrit İş Akışları: Farklı sistemler arasında geçiş yapabilen ve birbirleriyle etkileşimde bulunabilen çözümler öne çıkıyor. Bu, birden fazla platform veya uygulama arasında iş akışlarını entegre etme ve yönetmeyi kolaylaştırıyor.
• Doküman ve Metin Analitiği: Belge yönetimi, anlama ve işleme süreçlerinde kullanılıyor. RPA sistemleri, metin verilerini daha etkili işleyebilir hale geliyor.
• Düşük Kodlu ve Kodsuz Platformlar: Kullanıcıların kod yazmaya gerek duymadan, daha kolay ve hızlı  platformlar. Böylece işletmeler, daha hızlı, esnek otomasyon uygulamaları geliştirebiliyor.
• Veri Güvenliği ve Uyum: İş Akışı ve RPA çözümleri, veri güvenliği standartlarına ve yasal gerekliliklere uyum sağlamak için daha fazla odaklanıyor.

İş Akışı ve RPA Çözümleri’nin işletmelere faydaları
• Hız, verimlilik, zaman, esneklik, çeviklik, tasarruf: Tüm süreçlerde zaman, hız, verimlilik, esneklik, çeviklik, kalite ve maliyet tasarrufu, otomatikleştirme sağlıyor. Daha önce aynı süreçleri yöneten bir çalışanın verileri toplaması, değerlendirmesi, kontrolü, raporlaması ve gönderimi saatler alırken RPA robotları tüm bu süreci otomatize ederek ciddi ölçüde hızlandırıyor. Bir çalışandan daha hızlı görevleri yerine getirebiliyor, zaman içinde durmadan, yavaşlamadan veya dikkati dağılmadan tutarlı bir şekilde 7/24 çalışmaya devam edebiliyor. İşçilik maliyetleri, işçi sağlığı ve iş güvenliği açısından iş kazaları risklerini minimize etmeyi sağlıyor.  Mobil cihazlar üzerinden kullanılabilmesi zaman ve mekandan bağımsız yönetim ve ayrıca kağıt tasarrufu sağlıyor.
• Kalite ve verimi arttırıyor, inovasyona vakit kazandırıyor: Hizmet, yönetim, doküman ve arşiv yönetiminin kalitesini artırıyor. Müşteriler için daha yüksek değer sağlamak üzere otomatikleştirilmiş görevler saniyeler ve dakikalar içinde tamamlanabiliyor. Çalışan ve şirketin operasyonel verimliliği artıyor ve çalışanın rutin işler yerine daha inovatif çalışmalara vakit ayırmasına olanak sunuyor.
• Standartlar, stratejik adımlar ve kararlar: İş akışını yeniden yapılandırıyor, süreç izlemeyi otomatikleştiriyor, işletme geneli ve tüm iş süreçlerini standart bir yapıya kavuşturuyor. İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik ve iş akış sırasına uygun atanmasını sağlıyor. İş akışının daha yalın ve sistemli hale gelmesiyle, tüm çalışanların görev ve sorumlulukları netleşiyor, yapılması gereken işler kısa zamanda tamamlanıyor. Bu da karşılaştırma ve ileriye yönelik daha doğru projeksiyonlar yapılmasına, doğru stratejik adımlar atılmasına ve temelleri sağlam kararlar alınmasına yardımcı oluyor. Gelişmiş analitiği, etkinlik izlemeyi ve karar yönetimi yeteneklerini de bünyesine katarak hedeflenen iş sonuçlarına ulaşmak için kişileri, sistemleri, bilgi, belge, doküman, arşiv ve materyalleri koordine edebiliyor ve özellikle dijital dönüşüm stratejilerinin hızlandırılmasına ciddi katkı sunuyor.
• Değer kazanımı: Süreç iyileştirmeyle organizasyonun değerini artırıyor.
• Değer elde etmesi süresini kısaltıyor: Yeni otomasyon planları günler veya aylar yerine saatler içinde oluşturulabiliyor, test edilebiliyor ve devreye alınabiliyor.
• Veri değeri: İşletme sahip olduğu verileri daha etkin kullanmaya başlıyor, böylece verilerinin değeri artıyor.
• İnsan hatasını azaltıyor: Çalışanları yinelenen, vakit alan, karmaşık ve manuel  görevlerden kurtarıyor. Satın alma, sipariş işleme ve ödemeleri otomatikleştirme, stok seviyelerini izleme ve gönderileri izleme gibi düzenli yapılan tüm işlemler için kullanılabiliyor.
• Daha fazla esneklik, uyarlanabilirlik, modülerlik, özerklik, yüksek üretkenlik, yeni iş modellerinin oluşmasını; arızaların öngörülmesi ve anlık operatöre bildirilmesi, maliyet, verimlilik avantajı ve işgücünün efektif kullanılmasını sağlıyor.
• Bilgiye doğrudan ulaşım, daha ölçülebilir süreçler ve şeffaflık: Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesine olanak sunuyor. Gelişmiş çalışan ve müşteri deneyimi, daha ölçülebilir süreçler, daha fazla şeffaflık sunuyor.
• Çevreci: Kullanıcı dostu, düşük karbon ayak izi ile çevreci teknolojiler.
• Siber güvenlik: Üretimde siber güvenlik ve güvenlik açıklarını yerinde çözülebilmesine olanak sunuyor.
• Rekabet avantajı: Üreticilerin ulusal ve küresel rekabet gücünü önemli ölçüde artırarak, düşük işgücü olan ülkelerdeki rakiplerini geride bırakmalarına, üretime ve daha fazla istihdama olanak tanıyor.

İş Akışı ve RPA Çözümleri’nde dikkat çeken teknolojiler
Yapay Zeka, Yapay Zeka Mühendisliği, İş Zekası (BI), Makine Öğrenimi (Machine Learning), Derin Öğrenme (Deep Learning), Doğal Dil İşleme (NLP) ve Konuşma Tanıma, Görüntü İşleme, Görsel Tanıma ve İşleme, İş Akış Yönetimi (WFM-Workflow Management), İş Süreç Yönetimi (BPM-Business Process Management), Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), RPA Araçları, RPA Gelişimi, Akıllı Süreç Otomasyonu, Robotlar, Cobotlar, Yapay Zeka Tabanlı Sohbet Robotu (Chatbot), Chatbotlar ve Diyalogsal YZ, Akıllı Sesli Asistanlar, Otonom Robotik Sistemler, Drone’lar, Arama Motoru ve Arama Asistanı, Büyük Veri (Big Data), İş Analitiği, Büyük Veri ve İş Analitiği, Büyük Veri ve Veri Analitiği, Öngörü ve Veri Analitiği, Veri Merkezleri.
Geçici Süreç Yönetimi, Düşük Kodlu Geliştirme Platformları, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), Müşteri Deneyimi Yönetimi (Customer Experience Management-CEM veya CXM), PLM (Ürün Yaşam Döngüsü Yönetimi), MES (Üretim Yönetim / Yürütme Sistemi).
Nesnelerin İnterneti (IoT), Endüstriyel Nesnelerin İnterneti (IIoT), OT/VT Teknolojileri / Optik Karakter Tanıma (OCR-Optical Character Recognition), Hiperotomasyon, Optimizasyon, 5G Teknolojileri, Bulut Bilişim (Cloud Computing) Teknolojileri, İşbirlikçi Araçlar ve Bulut Bilişim, Entegrasyon ve API’ler, Sanal Gerçeklik Teknolojileri (Sanal Gerçeklik (VR), Artırılmış Gerçeklik (AR), Karma Gerçeklik (MR), Genişletilmiş Gerçeklik (XR) Teknolojileri, VR Yazılımlar, VR Gözlükler, VR Kulaklıklar, 3D Gözlükler, 3D Sanal Gerçeklik Gözlükleri), 3D Teknolojileri (3D Yazıcılar, 3D Tarayıcılar, 3D Baskı), Simülasyon Teknolojileri, Dijital İkizler.
Metaverse (Sanal Evren), Hologram Teknolojisi, HoloLens, 3B Avatarlar, Animasyonlu Avatarlar, Endüstri 4.0, Akıllı Platformlar, Akıllı Araçlar, Akıllı Fabrikalar, Akıllı Ofisler, Akıllı Binalar, Akıllı Şehirler, Blokzincir (Blockchain) Teknolojisi, Siber Güvenlik ve Teknolojileri.

İş Akışı nedir?
“Belirli bir sonucu elde etmek için tamamlanan bağlı aktivitelerin veya görevlerin sırası” olarak tanımlanan İş Akışı’nın (Workflow) bir diğer tanımı şöyle: “Herhangi bir kurum ya da kuruluşun ortaya koyduğu faaliyetlerin belirli bir düzen ve planlama içerisinde devam etmesini içerir. İş akışı, bir çalışmanın tanımlanan kurallarla belirlenen hedefe nasıl ve hangi aşamalardan geçerek gideceğine karar verildiği süreç otomasyonudur. Bu süreç algoritma şeklinde ilerleyerek belirli aşamalarda belirlenen aksiyonlarla şekillenir ve hedefini tamamlamayı amaçlar.”
Bir başka tanıma göre; “Doküman, tanımlanmış kurallar çerçevesinde belirli bir hedefe ulaşmak için bilgi ve işlerin katılımcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonu, bir iş sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu. Adımlar, kurallar ve kararlar bütünüdür.”

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) nedir?
Kısaca; “Şirketlere ek sanal çalışma arkadaşı sağlayan teknoloji” diye de tanımlanan RPA’nın (Robotic Process Automation-Robotik Süreç Otomasyonu) bir diğer tanımı şöyle: “Metaforik yazılım robotlarına (botlar) veya Yapay Zeka’lı (Artificial Intelligence-Al)  dijital işçilere dayalı bir iş süreci otomasyon teknolojisi biçimidir.” Bir başka tanıma göre;
“Yapay Zeka ile yazılımın kullanımı ve daha önce insanlar için gerekli olan yüksek hacimli, tekrarlanabilir görevleri ele alan makine öğrenme yetenekleri. Bu görevler sorguları, hesaplamaları içerebiliyor. Kayıt ve işlemlerin bakımı, yazılım robotu veya botu olarak adlandırılan RPA teknolojisi, çeşitli ortamlarda önceden tanımlanmış pek çok görevi yapabiliyor. Bu robotlar, bir çalışanı taklit ederek, izin verilen uygulamalara girebiliyor, API’lerle bağlantı kurup hesaplamalar yapabiliyor, e-postaları kontrol edebiliyor, veri girebiliyor, fatura tutarı doğrulaması yaparak fatura kesebiliyor, görevleri hesaplıyor, tamamlıyor ve çıkış yapıyor.”
Bir diğer tanımsa şöyle: “Kuralları net olan, iyi tanımlanmış, manuel olan insan faaliyetlerinin bir kısmını veya tamamını otomatize etmek için kullanılan teknolojiye RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) denir.”

2025’te iş arkadaşımız yapay zeka olacak
Softtech 2023 Teknoloji Raporu’nda yer alan, 2080’e kadar öngörülen teknolojik gelişmeleri kapsamına alan Teknoloji Radarı’na göre; yapay zeka pek çok işi üstlenebilecek bir ‘iş arkadaşı’ niteliğiyle 2025’e kadar hayatımızda daha fazla yer kaplayacak.
2025’e kadar Yapay Zeka İş Arkadaşları, Uç Yapay Zeka, 5G, Sürdürülebilirlik ve Çevre ile İzleme Teknolojileri konuları öne çıkıyor. Metaverse, blockchain, artırılmış gerçeklik ve sürdürülebilirlik konuları da 2023’te gündemde kalmaya devam edecek.
Teknoloji Radarı’nda 2025’ten 2040’a kadar olan Geçiş Dönemi’nde ise Çalışansız Organizasyonlar, Yapay Zeka Meslek Uzmanları, Dijital Finans, Dijital Duyu Etkileşimi, Otonom Araçlar, Temel Gelir, Kuantum Yapay Zeka, Dijital İş Hayatı, Sanal Evrenler, Dijital Mülkiyet ve Hizmet Olarak Her Şey önemli gündem maddelerinden. 2040 sonrasını kapsayan Dijital Çağ’ın ana konuları ise; Yapay Şirket, İnsansı Yapay Zeka, Artırılmış İnsan ve İnsan Ömrü, Dijital Gerçeklik ve Giyilebilir Görünmez Teknoloji. Bu dönemde ‘Dijital Finans’ da radara giren başlıklardan.
Softtech Genel Müdürü M. Bülent Özçengel, pek çok alanda yeni teknolojilere uyum sağlayan şirketlerin ayakta kalacağını, kriz dönemlerinde de teknolojiye yatırım yapan, dijital dönüşümde yol kat etmiş firmaların krizlerden daha güçlü çıkacağını söyledi.