Aile Şirketlerinde İnsan Kaynakları Yönetimi ve Kurumsallaşma

Türkiye ekonomisinin bel kemiğini KOBİ’ler oluşturuyor. Birçoğu aile şirketi olarak yönetilmekte ve henüz çok azında İnsan Kaynakları yönetimine, profesyonel yaklaşıma, aile anayasası ve performans yönetimi gibi uygulamalara rastlanabiliyor. İnsan kaynaklarını, personel yönetiminden ayıran unsurlar henüz yaygın şekilde hayata geçirilmiş değil. Aile bireyleri mesleki deneyim ve yeterlilikleri sorgulanmaksızın kritik görevlere atanabiliyor. Performans yönetimi ise neredeyse yok gibi… Bu tablo aile şirketlerinin kurumsallaşması ve sonuç olarak da uzun ömürlü olmalarının önündeki en büyük engellerden biri olarak karşımıza çıkıyor.

Peki bu döngü nasıl kırılabilir? İşe nereden başlamalı? Personel yönetiminden insan kaynakları yönetimine nasıl geçilir? Neler kazandırır?

Aile anayasası
Aile anayasası çok ortaklı aile şirketlerinde büyük önem taşımaktadır. Özellikle aile ile şirketi birbirinden ayırmak gerekir. İkinci ve üçüncü kuşağın şirketlerde yeralması ile birlikte şirketin büyüklüğü ne olursa olsun çok ortaklı aile şirketlerinde sıkıntılar başlamaktadır. Ortakların, kan bağı bulunan kişilerden oluşmasına veya bir kısmının kan bağı olmayan kişilerin olması durumuna göre şirket anayasası hazırlanmalıdır. Özellikle çok ortaklı aile işletmelerinde kan bağı olan kişilerden oluşan aile meclisi oluşturulması ve kararların burada alınması sağlanmalıdır.
Hazırlanacak bu anayasada; şirketin hedefi, vizyonu, faaliyet alanı, organizasyon yapısı, görev ve sorumluluklar, ikinci veya üçüncü kuşağın entegrasyonu, kar dağıtımları politikası gibi konular yeralmalıdır.

Organizasyon
Organizasyon yapılırken şirketin misyon ve vizyonuna uygun yapılmalıdır. Bir şirketin misyonu, varoluş amacının ne olduğunu anlatır. Buradaki amaç devamlılık ve sonuçta ne elde etmek istediğimiz şey olmalıdır.
Vizyon ise misyonu yol haritası olarak alıp 10 yıl sonra şirketimizi ne hale getireceğimiz, resmedeceğimiz halini gösterir. Şirketimizde ne olmasını, neler olmasını, neler yapılmasını istiyoruzun yanıtına karşılık gelmelidir.
Misyon ve vizyonu “Kutup Yıldızı” gibi yönümüzü gösteren araçlar olarak alıp her yıl şirketimizi belirleyeceğimiz kriterlere göre değerlendirerek, oluşacak yeni ihtiyaçlara göre revize etmeliyiz.
Organizasyon yapısı şirketin misyon ve vizyonuna uygun, basit ve anlaşılır olmalıdır. Ast ve üstlerin yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirleneceği görev tanımları hazırlanmalıdır. Aile üyeleri organizasyonda alacağı görevlerin rollerini yerine getirmelidir ve bu konuda istikrarlı olmalıdırlar.

İnsan kaynağı
Aile üyeleri organizasyonda belirlenen görevlerde olması gereken yeterliliklere ve yetkinliklere sahip değil iseler diğer çalışanlarla beraber gelişim planına dahil olmalıdırlar. Şirket ortağı olmak ile profesyonel yönetici olmayı birbirinden ayırmalıdırlar.
Benzer şekilde aile meclisinde, aile üyelerinin performansını ölçecek şeffaf değerlendirme sistemi oluşturulmalıdır. Belirlenecek dönemlerde örneğin yıllık olarak değerlendirmeler yapılmalıdır. Sonuçlara göre aile üyelerinin organizasyondaki yerleri yeniden revize edilerek kurumsal yapıya geçiş sağlanmalıdır.

Finans ve raporlama
Aile meclisinde aile bireyleri için yıllık bütçeler ve kısa vadeli mali planlama yapılmalıdır. Bütçe gerçekleşmeleri ve sapmaları yıl içinde izlenmeli ve oluşabilecek risklere göre gerekli durumlarda önlem alınmalıdır. Bu konular belirlenecek dönemlerde düzenlenecek aile meclisi toplantılarının gündeminde yeralmalıdır.
Şirketin tüm aile üyeleri tarafından anlaşılacak ve basit raporlama sistemi kurulmalıdır. Raporlamayı destekleyecek iyi bir bilgi işlem altyapısının ve teknolojinin olması süreçleri hızlandıracaktır. Süreçlerden bir tanesi olan insan kaynakları yönetimi olarak değerlendirirsek, temel amaç çalışanlarla ilgili kurumsal hafıza oluşturulmalı ve istatistiksel bilgilere hızlıca ulaşılmasının sağlanabilmesi diyebiliriz.